Zgubienie faktury i otrzymanie duplikatu – jak zaksięgować koszt?

Przepisy podatkowe nie zabraniają wystawiania duplikatów faktury. Jednocześnie nie wprowadzają również odrębnych regulacji dotyczących ich księgowania. Najczęściej duplikat jest wystawiany wówczas, kiedy dojdzie do zgubienia lub zniszczenia faktury pierwotnej. Rodzi się w takim razie pytanie, kiedy zaksięgować koszt z duplikatu faktury. I to będzie przedmiotem naszych rozważań w dzisiejszej publikacji.

Okoliczności wystawiania duplikatów faktur

Do wystawienia duplikatu faktury może dojść w przypadku następujących sytuacji:

1. Faktura dotarła do kontrahenta, ale uległa zniszczeniu lub zagubieniu.
2. Faktura nie trafiła do nabywcy, ponieważ zaginęła lub została zniszczona.

W jednym, jak i w drugim przypadku będzie można wystawić duplikat faktury. Jednak ujęcie kosztu uzyskania przychodu będzie zależało jeszcze od pewnych okoliczności.

Rozliczenie kosztu z duplikatu, który wcześniej trafił do kontrahenta

Jeżeli faktura pierwotna dotarła do przedsiębiorcy, jednak wskutek różnych zdarzeń uległa zniszczeniu lub zgubieniu, to należy jeszcze ustalić, czy:

• została zaksięgowana w PKPiR,
• nie została ujęta w PKPiR.

W pierwszym przypadku nie będzie potrzeby księgowania duplikatu faktury.

W drugim przypadku, gdzie faktura nie została zaksięgowana, powinno się ją ująć w PKPiR w dacie wystawienia i wpływu faktury pierwotnej.

Rozliczenie kosztu z duplikatu, który wcześniej nie trafił do kontrahenta

Jeżeli się tak zdarzy, że faktura pierwotna nie trafiła do przedsiębiorcy, ponieważ zaginęła lub uległa zniszczeniu, to w takim przypadku powinno się ją zaksięgować w kosztach z datą otrzymania duplikatu faktury.

Podsumowanie

Za dzień poniesienia kosztu w podatku PIT uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, nie mówi się nic o duplikatach takich dokumentów. Stanowisko opisane w artykule zostało oparte na dotychczasowej praktyce w tym zakresie i powinno posłużyć jedynie pomocniczo przy ocenie, w którym okresie rozliczeniowym w PKPiR ująć duplikat faktury.

Istnieje pewien istotny wyjątek od sytuacji opisanych powyżej. Mianowicie, jeżeli zakup jest towarem handlowym, materiałem podstawowym lub pomocniczym, to wówczas po jego otrzymaniu, w przypadku braku faktury lub innego dokumentu zakupu, sporządzamy szczegółowy opis i wpisujemy do PKPiR na podstawie tego opisu i podpinamy pod niego duplikat. Czynny podatnik VAT powinien zapoznać się z podlinkowaną publikacją na temat rozliczania duplikatu faktury w ewidencjach VAT.