Artykuły spożywcze podczas podróży służbowej – czy wydatki na nie stanowią koszt pracowniczy?

Podróże służbowe są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Taka podróż, bez względu na to, czy dotyczy pracownika, czy przedsiębiorcy wiąże się z ponoszeniem określonych wydatków. W dzisiejszej publikacji napiszemy, czy wydatki na artykuły spożywcze podczas podróży służbowej mogą stanowić koszt podatkowy.

Katalog wydatków w podróży służbowej

Jeżeli chodzi o katalog wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, to znajduje się on w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przepisie zostały szczegółowo wymienione kategorie wydatków poniesionych przez pracowników w podróży służbowej, które mogą zostać rozliczone w kosztach uzyskania przychodów przedsiębiorcy. W tej grupie znajdują się m.in. diety, które mają rekompensować koszty wyżywienia w podróży służbowej. Rodzi się pytanie, czy inne wydatki na artykuły spożywcze poniesione w podróży służbowej przez pracownika przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych.

Wydatki na artykuły spożywcze podczas podróży służbowej – czy mogą stanowić koszt podatkowy?

Wątpliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy dotyczą zakupu artykułów spożywczych dla pracowników w czasie podróży służbowej. Może to wynikać z faktu, że pracownik otrzymuje przecież dietę na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jednak na tego typu wydatek należy spojrzeć z nieco innej perspektywy. Mianowicie można podejść do tej kwestii i spojrzeć na taki wydatek, że ma on związek z ponoszonymi szeroko rozumianymi kosztami pracowniczymi. W takim przypadku pozostają jeszcze do ustalenia następujące kwestie:

• ocena wydatku na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym. Kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, muszą mieć związek z prowadzoną działalnością,
• wydatek nie może się znajdować w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
• wydatek musi być w sposób prawidłowy udokumentowany.

Katalog kosztów pracowniczych jest katalogiem otwartym. Znajdą się w nim zarówno wynagrodzenia, nagrody, koszty podróży służbowej, zakwaterowania i szereg innych. Dlatego wydaje się, że zakup artykułów spożywczych dla pracowników podczas podróży służbowej jak najbardziej spełnia kryteria kosztu uzyskania przychodów i może zostać ujęty w PKPiR przez przedsiębiorcę.

Potwierdza to również wydana interpretacja podatkowa z dnia 10 marca 2022 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.561.2021.4.EJ, w której z takim właśnie pytaniem zwrócił się Wnioskodawca. Dyrektor KIS uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe i potwierdził, że wydatki na artykuły spożywcze poniesione na rzecz pracowników podczas podróży służbowej mogą stanowić dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów.