Księgowość w małej firmie – ryczałt czy KPiR?

Wybór formy opodatkowania i rozliczania się z urzędem skarbowym to jedna z najistotniejszych decyzji, którą musi podjąć każdy, kto zakłada własną działalność gospodarczą: kwiaciarnię, sklep odzieżowy, usługi programistyczne i inne. Najczęstszą zagwozdką jest wybór między Ryczałtem ewidencjonowanym a Podatkową Książką Przychodów i Rozchodów (KPiR). Co wybrać?

Forma opodatkowania

Podczas rejestracji firmy przedsiębiorcy wskazują wybraną formę opodatkowania na druku CEIDG-1. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, mają do wyboru:

• opodatkowanie działalności na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym – wówczas rozliczają się z urzędami przy pomocy Książki Przychodów i Rozchodów,
• opodatkowanie ryczałtem – wówczas rozliczają się przy pomocy Ewidencji ryczałtu
• kartę podatkową.

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Karta podatkowa przeznaczona dla niewielkich zakładów usługowych i handlowych (np. usługi zegarmistrzowskie lub krawieckie), więc nie będziemy jej tutaj opisywać.

Książka Przychodów i Rozchodów

KPiR to najpowszechniejsza forma rozliczania się z urzędem skarbowym. Wybierają ją przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać podatek według zasad ogólnych (18% i 32%) lub liniowo (19%).

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów służy przede wszystkim do wyliczania dochodu, jaki osiąga przedsiębiorca. Na podstawie dowodów księgowych, czyli przede wszystkim faktur i rachunków, księguje się w niej sprzedaż (przychody) i firmowe wydatki (koszty). Im większe koszty, tym mniejszy podatek do zapłaty. Dodatkowo kwota ta może być też obniżona o różne odliczenia podatkowe, np. rozliczanie się wspólnie z małżonkiem w przypadku opodatkowania wg zasad ogólnych. W przypadku straty nie płaci się go w ogóle.

Zalety KPiR:

• podatek płaci się od osiągniętego dochodu i tylko w przypadku dodatniego wyniku finansowego,
• uwzględnia koszty uzyskania przychodu,
• możliwość wpływania na wysokość podatku do zapłaty (optymalizacje podatkowe).

Wadami KPiR są natomiast wyższa stawka podatku dochodowego i nieco bardziej skomplikowana ewidencja księgowa niż przy ryczałcie.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

Ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt jest prostszą formą rozliczania się z urzędem skarbowym, która służy do wyliczenia przychodu, jaki osiąga przedsiębiorca. W tym modelu rozliczeń obowiązuje sześć stawek podatkowych: 2%, 3%, 5,5% 8,5%, 17% lub 20%, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności (np. w przypadku handlu stawka podatkowa wynosi 3%, a w przypadku wolnych zawodów 20%). Ryczałt wyklucza możliwość odliczenia kosztów, uniemożliwia też wspólne opodatkowanie zarobków z małżonkiem i rozliczanie się na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Podatek płaci się nawet w przypadku straty.

Zalety ryczałtu:

• niższe stawki podatkowe,
• prostsza ewidencja księgowa.

Wadami są natomiast brak możliwości wpływania na wysokość podatku do zapłaty oraz mniejsza dostępność.

Przedsiębiorca, który chciałby wybrać ryczałt, powinien sprawdzić, czy nie jest z niego wyłączony ze względu na limit przychodów (150 tys. euro w poprzednim roku podatkowym), typ działalności (istnieje lista usług powodujących wyłączenie z ryczałtu) lub świadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy (takich samych, jakie świadczono na umowę o pracę) w pierwszym roku prowadzenia działalności.

Ryczałt czy Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR)?

Rozliczanie się przy pomocy KPiR może być korzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy ponoszą wysokie koszty uzyskania przychodu, zatrudniają pracowników (mają wówczas możliwość uwzględnienia w kosztach wydatków takich jak pensje czy ZUS) lub mają niepewny przychód (podatek płaci się tylko wtedy, gdy jest przychód).

Z kolei ryczałt może być korzystniejszy dla przedsiębiorców, którzy ponoszą niskie koszty uzyskania przychodu, prowadzą prostą działalność usługową w zakresie handlu (podatek 3%) i nie zamierzają korzystać z ulg podatkowych (np. jako samotnie wychowujący rodzic).

Program do faktur – Darmowe konto

Warto jednocześnie pamiętać, że sytuacja każdego podatnika jest inna i wymaga indywidualnego podejścia, analizy i kalkulacji korzyści. Zarówno ryczałt jak i KPiR ma swoje wady i zalety. Wybierając odpowiednią formę rozliczania się z urzędem należy wziąć pod uwagę profil działalności, wysokość planowanych przychodów i kosztów oraz możliwość skorzystania z ulg. Dopiero taka analiza pozwoli przedsiębiorcy wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie.

Warto dokładnie zastanowić się nad wyborem, ponieważ formę opodatkowania można zmienić jedynie raz w roku, 20 stycznia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której przedsiębiorca utraci prawo do rozliczania się ryczałtem i przechodzi na zasady ogólne – wówczas jest zobowiązany do dokonania zmiany w trakcie roku.