Mała firma – jak oszczędzać pieniądze?

ZUS nie pyta przedsiębiorców, jak im idzie biznes. Zamiast tego co miesiąc każe płacić. Ciężko jest zmniejszyć wydatki na składki czy podatki. Więc jak oszczędzać pieniądze? Firma może oszczędzać na wiele różnych – innych – sposobów. Przedstawiamy 10 praktycznych wskazówek, jak zmniejszyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

1. Outsourcing

Outsourcing jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań stosowanych przez przedsiębiorców, którzy chcą oszczędzić na prowadzeniu firmy. To nic innego, jak zlecenie innym firmom wykonywania konkretnych usług za nas. Takimi usługami mogą być prowadzenie księgowości, serwisowanie sprzętu, marketing, sprzątanie biura czy zarządzanie kadrami i rekrutacja nowych pracowników.

Outsourcing pozwala zaoszczędzić głównie na zatrudnieniu pracowników. W 2014 roku koszty pracodawcy przy minimalnym wynagrodzeniu dla pracownika wynoszą 2028 zł 43 gr. Natomiast zlecenie prowadzenia księgowości, rekrutacji czy wezwanie pogotowia informatycznego to wydatek rzędu 50-200 zł.

Tymczasem samodzielne zajmowanie się takimi sprawami może być dla przedsiębiorcy zbyt czasochłonne.

2. Coworking

Coworking to inaczej dzielenie przestrzeni biurowej z innymi firmami. W ramach takiej usługi centrum coworkingowe udostępnia przedsiębiorcom przestrzeń do prowadzenia działalności. Przedsiębiorca może zatem np. zarejestrować swoją działalność pod tym adresem, korzystać z tamtejszej skrzynki pocztowej, wynająć stanowisko komputerowe, pokój do pracy czy profesjonalną salę konferencyjną, a także zlecić obsługę telefoniczną i e-mailową.

Abonament z reguły nie jest wielki. W dużych miastach wynosi od 150 do 500 zł, a zatem pozwala zaoszczędzić nawet do 2 tysięcy miesięcznie. Ponadto przedsiębiorca korzystający z takiego rozwiązania nie musi przejmować się rachunkami za media, za wyposażenie biurowe i kosztami zatrudnienia sekretarki do obsługi takiego biura.

To dobre rozwiązanie dla freelancerów, startupów, przedsiębiorców prowadzących mobilny tryb pracy i małych, początkujących firm.

3. Social media

Kawiarenki mogą publikować na Instagramie zdjęcia serwowanych ciastek i napojów, salony fryzjerskie informować na Facebooku o ciekawych promocjach, a serwisy komputerowe prowadzić bloga z poradami dla czytelników. Takie działania wymagają trochę więcej czasu i zaangażowania, ale kosztują niewiele w porównaniu do kosztów tradycyjnej reklamy. Przykładowo reklama w Gazecie Wyborczej waha się od 500 zł do nawet 200 000 zł, a w Polsacie: od 1 000 zł do 64 000 zł. Na taką promocję może sobie pozwolić niewiele firm. Można też oczywiście, za sprawą Internetu, wysyłać do lokalnych gazet informacje prasowe niebędące bezpośrednią reklamą (np. materiały o wydarzeniach kulturalnych organizowanych przez firmę), licząc na to, że któraś z nich zdecyduje się na publikację.

4. Zakupy bez VAT

Przedsiębiorcom opłaca się robić zakupy na firmę. W ten sposób płacą za zakupy mniej, ponieważ nie muszą płacić VATu. Jeśli zatem przedsiębiorca chce kupić laptopa za 2460 zł, to może kupić go na siebie za całość kwoty, albo kupić go na firmę za cenę netto (bez VATu). Wówczas oszczędzi aż 460 zł, ponieważ cena netto laptopa wynosi 2000 zł. Warto jednak pamiętać, aby na firmę kupować wyłącznie te towary, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością.

5. Zakupy w hurtowniach

Polecamy także przedsiębiorcom zaopatrywać się w hurtowniach, a tym samym kupować towar (np. artykuły biurowe) po cenie hurtowej, a nie detalicznej. W ten sposób firma może zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w skali roku.

6. Niższy ZUS w czasie urlopu

W przypadku przedsiębiorców prowadzących sezonowy biznes (niezatrudniających pracowników na umowę o pracę) oraz jednoosobowych działalności gospodarczych, których właściciele wyjeżdżają na blisko miesięczny urlop korzystnym rozwiązaniem będzie zawieszenie na ten czas działalności gospodarczej. To sposób na to, aby uniknąć płacenia ZUSu, a tym samym zaoszczędzić co najmniej 418,83 – 1 042,46 zł. Jest jednak jeden warunek: w czasie zawieszenia działalności firma nie może zarabiać, czyli np. prowadzić sprzedaży. Może jednak przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Działalność może zostać zawieszona na czas co najmniej 1 miesiąca. Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku. Podawany jest też przewidywany okres wznowienia działalności. Nie trzeba podawać przyczyny zawieszenia. Złożenie wniosku nie wiąże się z żadnymi opłatami.

7. Rachunki za prąd

Zużycie energii elektrycznej to zazwyczaj jeden z głównych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Warto więc przejrzeć faktury z ostatnich 12 miesięcy i zastanowić się nad tym, czy firma nie przepłaca za prąd.

Firmy mają do wyboru dwie taryfy energii elektrycznej: taryfę C11 i taryfę C12. W taryfie C11 obowiązuje jedna dobowa stawka za prąd, w taryfie C12 prąd jest tańszy w godzinach poza szczytem (od 13:00 do 15:00) i w godzinach nocnych. Istnieją także inne rodzaje taryfy C12, np. taryfa oferująca niższe stawki w ciągu weekendu.

Warto też zamontować żarówki energooszczędne, nie zostawiać zapalonego światła w nieużywanych pomieszczeniach, wyłączać niepotrzebne urządzenia pod koniec pracy i w czasie przerw oraz uczulić pracowników na oszczędzanie prądu.

8. Aukcje komornicze

Przedsiębiorcy szukający oszczędności kupują towary z tak zwanej „drugiej ręki”, wyszukując je na internetowych giełdach i w serwisach ogłoszeń. Tymczasem aukcje komornicze to okazja do tego, aby kupić niezbędny firmie sprzęt nawet za połowę jego wartości. Na licytacjach można kupić niemal wszystko, od samochodów po sprzęt biurowy, maszyny przemysłowe czy budowlane, a także nieruchomości. Sama procedura zakupów jest bardzo prosta: wystarczy mieć przy sobie dowód osobisty i odpowiednią sumę pieniędzy. Firma biorąca udział w aukcji nie musi spełniać żadnych wymagań.

9. Druk

Warto przestawić się na e-faktury, dzięki którym firma może ograniczyć wydatki związane z pocztą, zakupem papieru, kopert, a także eksploatacją drukarek i urządzeń kopertujących. Przedsiębiorca wysyłający miesięcznie średnio 20 faktur w skali roku przeznacza na ten cel blisko 600 zł. Wysyłka 50 faktur miesięcznie to roczny wydatek w wysokości 1400 zł! Oczywiście nie wszyscy kontrahenci są skorzy do otrzymywania faktur w formie elektronicznej, lecz mimo to nie zaszkodzi zapytać kontrahentów o możliwość wysłania im e-faktury.

Przy okazji firma może oszczędzać na druku, drukując dokumenty obustronnie, najlepiej na papierze ekologicznym, a także stosować zamienniki do drukarek. W przypadku częstego drukowania dokumentów, które muszą być dobrej jakości najlepszym rozwiązaniem będzie drukarka laserowa. Jest droższa od atramentowej, ale bardziej wytrzymała – poza tym tonery do drukarki laserowej są wydajniejsze.

10. Podatek dochodowy

Osiąganie przychodów z działalności gospodarczej często zobowiązuje przedsiębiorców do tego, aby odprowadzali oni podatek do Urzędu Skarbowego. Na to, jak duży będzie podatek, znaczący wpływ ma wysokość poniesionych kosztów uzyskania przychodu. Im wyższe będą koszty, tym niższy stanie się podatek. Wysokość podatku ustala się procentowo od od osiągniętego dochodu, natomiast dochód ustalany jest poprzez odjęcie od przychodu od kosztów jego uzyskania.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (skalą podatkową lub podatkiem liniowym) mogą obniżyć podatek poprzez wpisywanie do KPiR wielu poniesionych kosztów. Do kosztów prowadzenia firmy można wpisać jedynie te wydatki, które służą prowadzonej działalności. Programista bez przeszkód może więc wpisać do KPiR zakup komputera potrzebnego mu do pracy, a fryzjer – zakup specjalistycznych akcesoriów do włosów.

Oczywiście każda firma jest inna i ma różne potrzeby. Nie we wszystkich przedsiębiorstwach sprawdzą się proponowane przez nas rozwiązania. Przykładowo zmiana taryfy prądu lub wynajęcie przestrzeni biurowej w centrum coworkingowym. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji dobrze jest przekalkulować dokładnie wszystkie za i przeciw, aby nie ściągnąć na siebie niepotrzebnych, dodatkowych wydatków.