Numer rejestracyjny pojazdu na fakturze VAT

Wydatki związane z wykorzystaniem pojazdów samochodowych w działalności gospodarczej należą do typowych kosztów związanych z działalnością gospodarczą. Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego dla czynnego podatnika VAT jest bardzo ważne. W interesie przedsiębiorcy leży aby faktura VAT dokumentująca różnego rodzaju transakcje handlowe była wystawiona w sposób kompletny. Musi zawierać wszystkie niezbędne informacje, żeby organ podatkowy nie mógł zakwestionować prawa do odliczenia VAT.

Jakie niezbędne elementy musi zawierać faktura VAT?

W art. 106e ustawy o podatku VAT wyszczególnione zostały wszystkie niezbędne informacje, jakie powinny się znaleźć na fakturze. Wśród nich nie ma mowy o obowiązku wpisywania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze. W związku z powyższym jeżeli chodzi o wymóg formalny związany z wystawianiem faktury to jest on spełniony nawet jeżeli na dokumencie nie będzie zamieszczony numer rejestracyjny pojazdu.

Kiedy wpisywanie numeru rejestracyjnego na fakturze jest wskazane

W przypadku czynnego podatnika VAT zamieszczenie numeru rejestracyjnego, pomimo braku takiego obowiązku, może stanowić ważny element przy zapisywaniu dokumentu przez służby księgowe, szczególnie jeżeli przedsiębiorca posiada kilka pojazdów samochodowych.

Pamiętajmy, że w przypadku samochodów osobowych przedsiębiorca może skorzystać z możliwości odliczenia 100% lub 50% podatku VAT w zależności od tego czy pojazd jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej, czy również prywatnie. Zamieszczenie numeru rejestracyjnego na fakturach za paliwo i nie tylko, bo mogą to być faktury związane z wydatkami eksploatacyjnymi, nie jest zabronione a może okazać się bardzo pomocne.

Jeżeli faktycznie w firmie jest kilka pojazdów, a tego numeru zabraknie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby takie faktury były opisane na odwrocie ze wskazaniem samochodu i jego numeru rejestracyjnego. Nie jest to zabronione, a niewątpliwie ułatwi pracę osobie, która będzie księgowała takie dokumenty. Ponadto zawarcie takiej informacji jest niezwykle pomocne w sytuacji, gdyby doszło do weryfikacji dokumentów po jakimś czasie przez organy podatkowe.

Co w przypadku gdy numer rejestracyjny na fakturze jest błędny?

Jeżeli przepisy nie nakładają obowiązku zamieszczania na fakturach VAT numeru rejestracyjnego to również błąd w numerze nie będzie pozbawiał przedsiębiorcy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. W takiej sytuacji oczywiście można również wystawić notę korygującą prostującą błędny numer rejestracyjny, tylko pamiętajmy – żeby nota wywoła skutek prawny musi zostać podpisana/potwierdzona przez wystawcę faktury.

Podsumowanie

Podsumowując, należy podkreślić, że od 2014 roku nie ma już obowiązku wpisywania numeru rejestracyjnego na fakturach VAT związanych z zakupem paliwa. Z punktu widzenia podatku dochodowego również nie ma przepisu, który nakazywałby wpisywanie numeru pojazdu na dokumentach kosztowych.

Niemniej jednak zamieszczanie takiego numeru na fakturze będzie bardzo pomocne w przypadku firm, w których wykorzystuje się kilka pojazdów w działalności. W sytuacji gdy sposób wykorzystania będzie różny – tylko w działalności i w sposób mieszany w działalności i prywatnie – to w takich sytuacjach, aby nie doszło do pomyłki w odliczeniu podatku VAT 100% czy 50% decyzja o zamieszczaniu numeru rejestracyjnego nie powinna budzić wątpliwości.