Kasy fiskalne w działalności gospodarczej

Kasa fiskalna w działalności - omówione zagadnienia:

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania każdej sprzedaży. Transakcje przeprowadzane pomiędzy firmami dokumentowane są fakturami, natomiast sprzedaż na rzecz konsumentów objęta jest co do zasady obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej. W określonych przepisami przypadkach przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z ewidencji. W dzisiejszej publikacji napiszemy, co trzeba wiedzieć, na temat kasy fiskalnej w prowadzonej działalności gospodarczej.

Kasa fiskalna w firmie

Na przestrzeni ostatnich latach wiele się zmieniło, także w obszarze ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Na początku dostępne były jedynie kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii i taki stan obowiązywał przez wiele lat. Jednak szybki postęp technologiczny zawitał również na pole kas fiskalnych. Z czasem zaczęły być dostępne kasy z elektronicznym zapisem kopii, a obecnie mowa jest już tylko o kasach online i wirtualnych. Kasa fiskalna kojarzy się nam z konkretnym urządzeniem, na którym jest ewidencjonowana sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak jak widać, użytkowanie kasy wirtualnej ma już tylko postać oprogramowania i nie zobaczymy tradycyjnego urządzenia. Zobaczmy więc, o czym należy pamiętać w związku z ewidencją sprzedaży na kasie fiskalnej.

Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Ustawodawca wydał przepisy wykonawcze do ustawy o podatku w formie Rozporządzenia, z którego wynika m.in., kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Z tych przepisów jasno wynika, kiedy przedsiębiorca musi posiadać kasę fiskalną.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej, bez względu na limit sprzedaży, mają przedsiębiorcy, którzy:

Dokonują dostawy towarów:
- gazu płynnego,
- części do silników,
- silników do napędu pojazdów i motocykli,
- nadwozi do pojazdów silnikowych,
- przyczep i naczep,
- części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych,
- komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
- sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych,
- wyrobów tytoniowych,
- napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%,
- perfum i wód toaletowych.
Świadczą usługi:
- przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji,
- taksówek,
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
- w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- prawnicze,
- doradztwa podatkowego,
- związane z wyżywieniem,
- fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
- kulturalne i rozrywkowe,
- związane z rozrywką i rekreacją,
- mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług.

Uwaga!
W rozporządzeniu podane zostały szczegółowe kody CN i PKWiU odnoszące się do towarów i usług, które objęte są obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży

Limit obrotu 20.000 zł
Przedsiębiorca, który w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym przekroczył wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20.000 zł musi posiadać kasę fiskalną. Jeśli działalność jest rozpoczynana w trakcie roku podatkowego, to kwotę zwolnienia ustala się w proporcji do okresu wykonywania czynności podlegających rejestracji na kasie w danym roku podatkowym

Zwolnienie z ewidencjonowania na kasie fiskalnej

W tym samym Rozporządzeniu opisane zostały okoliczności, w których przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Obowiązują dwa rodzaje zwolnienia:

zwolnienie podmiotowe,
zwolnienie przedmiotowe.

Zwolnienie podmiotowe
Obejmuje przedsiębiorców, u których sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim i bieżącym roku podatkowym kwoty 20.000 zł. Jeśli działalność nie jest prowadzona przez cały rok, to limit zwolnienia ustala się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim i bieżącym roku podatkowym. W jaki sposób ustalić limit zwolnienia podmiotowego zostało wyjaśnione w podlinkowanej publikacji. Zwolnienie traci moc po upływie dwóch pełnych miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży przekroczyła kwotę 20.000 zł.

Zwolnienie przedmiotowe
Pełen katalog zwolnień przedmiotowych został wymieniony w załączniku nr 2 do Rozporządzenia. Wymienione zostały zarówno dostawy towarów, jak i świadczenie usług, które mogą korzystać ze zwolnienia pod pewnymi warunkami. Szczególnym zainteresowaniem cieszy się zwolnienie z kasy fiskalnej sprzedaży internetowej, o czym w szczegółach napisaliśmy w podlinkowanej publikacji.

Rodzaje kas fiskalnych

Już na wstępie naszej publikacji opisaliśmy krótką historię kas fiskalnych, teraz te informacje przedstawimy w nieco odmiennej formie.

Rodzaje kas fiskalnych
Kasy z papierowym zapisem kopii	Tego typu kasy można było zakupić do 31 sierpnia 2019 roku. Obecnie jeśli przedsiębiorca posiada jeszcze taki model kasy fiskalnej, to może z niego korzystać do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej. Zakup nowej kasy będzie dotyczył już tylko kasy online
Kasy z elektronicznym zapisem kopii	Ten model kasy dostępny był w sprzedaży do końca 2022 roku. Jednak w tym przypadku wymiana pamięci kasy fiskalnej jest możliwa i kasa może być dalej użytkowana
Kasy online	Ten model jest w sprzedaży. Jest to kasa, która zapewnia przesył całej sprzedaży w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) w Ministerstwie Finansów
Kasy wirtualne	Kasa wirtualna to również kasa online, tylko w postaci oprogramowania, które można zainstalować na komputerze, laptopie, tablecie czy smartfonie. Nie wszyscy przedsiębiorcy mogą korzystać z tego typu kasy. Minister Finansów wydał Rozporządzenie, w którym opisał grupy przedsiębiorców i rodzaj czynności objętych możliwością stosowania kasy wirtualnej

Fiskalizacja kasy fiskalnej 2024

Każdy przedsiębiorca, który już stanie przed obowiązkiem nabycia kasy fiskalnej ma określone obowiązki, które powinien znać i się z nich wywiązać. Jednym z pierwszych obowiązków po zakupie jest dokonanie fiskalizacji kasy fiskalnej. Fiskalizacja pozwala na poprawne dokonywanie zapisów sprzedaży na kasie fiskalnej i może być przeprowadzona jedynie przez uprawnionego serwisanta, który przekazuje informację do urzędu skarbowego o każdej fiskalizacji. Zobaczmy, jak to wygląda obecnie, tylko w stosunku do tych modeli kas fiskalnych, które można kupić, a więc online i wirtualnych.

Fiskalizacja kasy fiskalnej 2024
Kasa online	Przebieg procesu fiskalizacji kasy online został szczegółowo opisany w podlinkowanej publikacji, zainteresowanych zachęcamy do przeczytania
Kasa wirtualna	Proces fiskalizacji kasy wirtualnej został w szczegółach opisany w tej podlinkowanej publikacji
W przypadku kasy online i wirtualnej przedsiębiorca ani serwisant nie mają obowiązku zgłaszania kasy fiskalnej do urzędu skarbowego, ta informacja zostanie przesłana automatycznie po podłączeniu kasy do Centralnego Repozytorium Kas

Obowiązki przedsiębiorcy posiadającego kasę fiskalną

Posiadacz kasy fiskalnej musi znać podstawowe obowiązki, z których należy się wywiązać. Wśród nich znajdziemy m.in. drukowanie raportów okresowych, przeglądy okresowe czy archiwizację danych. Zobaczmy, jak to wygląda w zależności od rodzaju posiadanej kasy fiskalnej.

Obowiązki	Typ kasy
Obowiązki	Kasa z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii	Kasa online	Kasa wirtualna
Połączenie z internetem	NIE	TAK	TAK
Przegląd techniczny kasy	Co najmniej raz na 2 lata	Co najmniej raz na 2 lata	NIE
Raport dobowy	TAK	NIE	NIE
Raport miesięczny	TAK	TAK	TAK
Archiwizacja danych	W formie papierowej lub na karcie pamięci	Nie ma obowiązku archiwizacji	Nie ma obowiązku archiwizacji
Wystawianie i wydawanie paragonów	Obowiązek wystawiania i drukowania każdego paragonu	Obowiązek wystawiania i drukowania paragonu. Za zgodą nabywcy paragon może być przesłany w postaci elektronicznej	Obowiązek wystawiania i drukowania paragonu, za zgodą nabywcy paragon może być przesłany w formie elektronicznej. *)

^{*) Jeśli kasa wirtualna nie posiada drukarki, to zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie kas wirtualnych paragon nie musi być drukowany pod warunkiem wyświetlenia dla nabywcy stosownych informacji o sprzedaży.}

Czym jest e-paragon a wersja elektroniczna paragonu można się dowiedzieć z podlinkowanej publikacji.

Awaria kasy fiskalnej

Z różnych powodów może dojść do awarii kasy fiskalnej i w takim przypadku przedsiębiorca nie może w tym czasie prowadzić sprzedaży na rzecz konsumentów. Jeśli posiada rezerwową kasę fiskalną spełniającą wszystkie wymagania, to oczywiście w takiej sytuacji może sprzedaż ewidencjonować na tej kasie. Nie ma obowiązku posiadania kasy rezerwowej.

Ważne!

W przypadku awarii kasy fiskalnej nie może być kontynuowana sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych

Jeśli ten obowiązek zostanie naruszony, to przedsiębiorcy grożą sankcje w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku VAT. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji przedstawiliśmy najważniejsze informacje na temat kasy fiskalnej, które powinni znać przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Widoczna jest tendencja do odchodzenia od kas offline na rzecz online. Ministerstwo Finansów dąży do tego, żeby wszystkie informacje na temat sprzedaży były przekazywane w czasie rzeczywistym do CRK, podobnie jak to będzie miało miejsce po wprowadzeniu KSEF.

Obecnie przedsiębiorca może już tylko zakupić kasę online lub w postaci oprogramowania, ta ostatnia dostępna jest tylko dla ograniczonego grona firm. Przedsiębiorca ma określone obowiązki związane z kasą fiskalną, których nie może lekceważyć, żeby nie narazić się na sankcje.

O ile pozwalają na to przepisy Rozporządzenie przedsiębiorcy chętnie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie. Szczególną popularnością cieszy się możliwość zwolnienia przy sprzedaży internetowej. W przypadku awarii kasy fiskalnej należy pamiętać, że nie można kontynuować sprzedaży dla konsumentów, ponieważ zabraniają tego przepisy, chyba że przedsiębiorca posiada dodatkową kasę, na której może pracować.

Przedsiębiorca powinien jeszcze pamiętać, że jest zobowiązany wydrukować i przekazać paragon nabywcy, chyba że z nim uzgodni przekazanie paragonu w formie elektronicznej.

Jak widać jest wiele przepisów, które regulują zagadnienia związane z kasą fiskalną i należy o tym pamiętać, żeby nie narażać się na sankcje ze strony organu podatkowego.