Samochód w firmie – odliczanie podatku VAT

Samochód jest niezbędnym środkiem komunikacji prawie w każdej działalności. Przedsiębiorcy często stoją przed dylematem wyboru czy zakupić do firmy pojazd ciężarowy czy osobowy. Wątpliwości zwykle dotykają płatników VAT, którym zależy na odliczeniu podatku z faktury zakupu samochodu, jak również od innych wydatków związanych z jego eksploatacją. Nowelizacja Ustawy o podatku od towarów i usług w drugim kwartale 2014 roku wprowadziła nowe zasady odliczeń. Ustawodawca przewidział pełne prawo do odliczenia VAT nie tylko dla samochodów ciężarowych, ale także dla innych pojazdów samochodowych używanych wyłącznie do celów firmowych.

Kiedy samochód jest uznawany za wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Ewidencja

W pierwszym punkcie mamy do czynienia z ewidencją przebiegu pojazdu dla celów VAT. W praktyce obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy samochodów osobowych używanych tylko i wyłącznie do celów firmowych, natomiast nie obejmuje pojazdów konstrukcyjnie przystosowanych do działalności. Pełne odliczenie VAT od zakupu samochodu osobowego oraz jego wydatków eksploatacyjnych jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy sposób użytkowania pojazdu wyklucza użycie go do celów prywatnych. Dla takiego samochodu podatnik musi prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu określoną w art. 86a ust 7 ustawy o VAT. Ponadto, ma obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o wykorzystywaniu samochodu wyłącznie do celów firmowych, w terminie do 7 dni od dnia, w którym poniesie pierwszy wydatek związany z tym pojazdem. Takiego zgłoszenia dokonuje się na formularzu VAT-26.

Konstrukcja

W drugiej części wyróżnia się pojazdy konstrukcyjnie przystosowane do działalności – będą to m.in samochody ciężarowe, w przypadku których nie ma znaczenia ich użycie do celów prywatnych. Do tej grupy należą wymienione w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT:

pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
1. klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
2. z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
1. agregat elektryczny/spawalniczy,
2. do prac wiertniczych,
3. koparka, koparko-spycharka,
4. ładowarka,
5. podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
6. żuraw samochodowy

– jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym. Do grupy pojazdów specjalnych należą również samochód pogrzebowy i pomoc drogowa przeznaczona do przewozu uszkodzonych pojazdów. Dla pojazdów konstrukcyjnie przystosowanych do działalności nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu dla celów VAT oraz zgłaszać ich do urzędu skarbowego na VAT-26. Odliczenie 100% VAT od zakupu tych pojazdu i ich wydatków eksploatacyjnych jest możliwe, jeśli wymienione pojazdy posiadają odpowiednią dokumentację. A mianowicie, spełnienie wymagań dla samochodów określonych w punkcie 1 i 2 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację. Dla pojazdów specjalnych ustalenia tego dokonuje się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym (art. 86a ust.10 ustawy o VAT). Badanie techniczne potwierdzające spełnienie warunków konstrukcyjnych, dla pojazdów zakupionych przed 1 kwietnia 2014 musiało zostać przeprowadzone w terminie najbliższego obowiązkowego badania technicznego, jednak nie później niż do końca czerwca 2014 roku. Pojazdy typu van, które mają wystawiony VAT-1, nie muszą przechodzić nowego badania technicznego.

Samochody osobowe wykorzystywane do celów mieszanych

Na tle wprowadzonych zmian przyjęto założenie, że samochody osobowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony z reguły są wykorzystywane do celów mieszanych, czyli zarówno w firmie, jak i prywatnie. Przykładem może tu być samochód osobowy używany w jednoosobowej działalności i parkowany w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy. Taki pojazd nie będzie już spełniał warunku podanego w punkcie pierwszym, ponieważ istnieje możliwość użycia go w innym celu niż działalność. Co za tym idzie, od zakupu takiego samochodu oraz wydatków związanych z jego eksploatacją podatnikowi będzie przysługiwało odliczenie 50% VAT. Inaczej może być w przypadku wykorzystywania samochodu w firmie przez pracownika i jego dojazdów z miejsca zamieszkania do firmy. Zgodnie z wyrokiem WSA z 25 stycznia 2015 roku, samochód firmowy parkowany pod domem pracownika nie zamyka prawa do pełnego odliczenia VAT. Sąd uznał, że sam fakt parkowania samochodu pod domem pracownika nie musi oznaczać utraty pełnego odliczenie VAT od wydatków związanych z tym samochodem. W niektórych przypadkach przejazd pracownika samochodem służbowym do miejsca zamieszkania może być związany z wykonywaniem zadań służbowych. Oczywiście pełne odliczenie VAT jest możliwe po spełnieniu wcześniej opisanych ustawowych warunków, takich jak: zgłoszenie pojazdu do US, prowadzenie ewidencji przebiegu i wykluczenie możliwości użytku prywatnego.

Odliczenie VAT od zakupu paliwa

Do 30 czerwca 2015 roku ustawodawca zawiesił prawo do odliczenia VAT od nabywanych przez podatnika paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu:

samochodów osobowych,
innych niż samochody osobowe pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:
1. 1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
2. 2 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
3. 3 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Powyższe nie dotyczy pojazdów samochodowych, które są wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej, ponieważ w tym przypadku przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT, także przy zakupie paliwa. Od dnia 1 lipca 2015 r. przedsiębiorcy mogą już odliczyć 50% VAT od zakupu paliwa do samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych wykorzystywanych do celów mieszanych. Odliczenie VAT przysługuje z faktur zakupu paliwa wystawionych począwszy od 1 lipca 2015, przy czym miesiąc ten musi być równocześnie miesiącem dostawy, nie tylko wystawienia faktury. Jeżeli faktura została wystawiona w lipcu, a dotyczy paliwa zakupionego w czerwcu (data dostawy czerwiec) podatnik nie będzie mógł skorzystać z odliczenia VAT. Podsumowując, podatnik który wykorzystuje samochód osobowy do celów mieszanych, ma prawo odliczyć 50% VAT od jego zakupu i pozostałych wydatków eksploatacyjnych, w tym od zakupu paliwa po 1 lipca 2015 roku. Ograniczenie w odliczaniu VAT nie dotyczy pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w firmie (przy spełnieniu ustawowych warunków). Takiego ograniczenia nie będą miały również pojazdy konstrukcyjnie przystosowane do działalności (posiadające odpowiednią dokumentację), w tym samochody przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie). Pełną kwotę VAT podatnik może także odliczyć od zakupu towarów montowanych w pojazdach i usług związanych z tym montażem. Ma to zastosowanie do towarów, których przeznaczenie wskazuje, że mogą być wykorzystywane wyłącznie w firmie, jak na przykład taksometry montowane w taksówkach. Autor: Iwona Derbisz – ifirma.pl

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.