Obowiązek stosowania podpisu kwalifikowanego w rozliczeniach z ZUS

Lipiec 2009 przynosi zmiany jeśli chodzi o zabezpieczenia i sposoby weryfikacji osób upoważnionych do rozliczeń. Nowe zasady obowiązujące od 21 lipca dotyczyć będą rozliczeń z ZUS. Pojawia się nowy obowiązek – podpis kwalifikowany i jego stosowanie. Czym jest i jak go uzyskać? Dowiedz się niezbędnych informacji w tym temacie.

Weryfikacja dokumentów ZUS przed 21 lipca 2009

21 lipca 2009 to kluczowa data dla każdego przedsiębiorcy, rozliczającego dobrowolne lub obowiązkowe ubezpieczenia w ZUS dla więcej niż pięciu pracowników. Tego dnia bowiem wygasły stare certyfikaty zaufania, wydawane na nośnikach w oddziałach ZUSu. System CERTUM Powszechne Centrum Certyfikacji wyłączył infrastrukturę umożliwiającą przesyłanie opatrzonych nimi przesyłek. Poprzedni podpis nadawany był przez oddziały ZUS zgodne z miejscem działalności przedsiębiorstwa. Certyfikaty przekazywane były przedsiębiorcom lub upoważnionym pracownikom. Obowiązywały w zasadzie na całą firmę i mogły korzystać z nich różne osoby. Było to udogodnieniem np. w przypadku urlopu czy przypadkach losowych (np. nagła choroba, wypadek). Nie weryfikowano personalnie osoby, która przesłała dokumenty drogą elektroniczną.

Zasady obowiązujące po 21 lipca

20 lipca tego roku był ostatnim dniem, w którym można było korzystać ze starych certyfikatów. Od 21 lipca należy korzystać z bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przedsiębiorcy rozliczający składki więcej niż 5 osób zostali więc zmuszeni do wykupienia bezpiecznego podpisu elektronicznego i stosowania go w kontaktach z tym urzędem. Wymóg ten wprowadza art. 47a. ust 2. ustawy o ubezpieczeniach społecznych. Wystarczy więc, że rozliczamy składki za dany miesiąc za kilku zatrudnionych na umowę zlecenia czy umowę o pracę pracowników. Nawet jeżeli jest to wydarzenie jednorazowe, musimy wykupić podpis i opatrzyć nim dokumenty rozliczeniowe, sporządzone w programie Płatnik oraz wszelkie inne dokumenty wysyłane do ZUSu za dany okres. W słowie “rozliczamy” kryje się pewna rozbieżność. Mowa tutaj o osobach zgłoszonych w danym okresie do ubezpieczeń, które wykazujemy w dokumentach rozliczeniowych. Niekoniecznie więc są to osoby, za które w danym okresie musimy zapłacić składki. W momencie, kiedy liczba osób, których ubezpieczenia rozliczamy spadnie poniżej sześciu, podpis przestaje być koniecznością. Płatnik składek ma wówczas wybór – przesyłać nadal drogą elektroniczną dokumenty lub składać je w formie papierowej.

Co to jest podpis kwalifikowany

Podpis elektroniczny został wprowadzony w Polsce w 2001 roku. Jest “elektroniczną” wersją własnoręcznego podpisu, złożonego na dokumencie papierowym, opatrzoną ze względu na rozwiązania technologiczne pewnymi cechami, których zwykły podpis nie posiada. To seria elektronicznych danych, logicznie powiązanych z przesyłaną dokumentacją. Podpis służy nie tylko weryfikacji tożsamości składającego, ale także daty złożenia i autentyczności przesyłanych danych. Zarówno odbiorca, jak i podpisujący może mieć pewność, iż do przesłanych dokumentów nie dodano żadnej treści od momentu złożenia podpisu w sposób niezauważalny. Jest on bowiem ściśle powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Z czego się składa?

Zestaw do składania podpisu elektronicznego zawiera:

certyfikat kwalifikowany
kartę kryptograficzną
aplikację do składania i weryfikacji bezpiecznych podpisów elektronicznych
czytnik kart

Oczywiście zestaw jest opatrzony instrukcją instalacji i użytkowania. Procedura złożenia podpisu dodaje podpis do oryginalnego dokumentu, w efekcie czego powstaje nowy plik: połączenie pierwotnego dokumentu i generowanego przez aplikację ciągu znaków, który jest dołączany do samego pliku lub ciąg znaków jest zapisywany w oddzielnym dokumencie, ale nadal ten nowy plik jest nierozerwalnie związany z pierwotnym.

Wady i zalety

Cechy bezpiecznego podpisu elektronicznego mogą być zarówno jego zaletami, jak i wadami. Jest on przypisany tylko i wyłącznie do osoby go składającej. Następuje identyfikacja osoby składającej podpis, a więc tylko jedna osoba może podpisywać dokumenty. W przypadku małych przedsiębiorstw więc praktycznym rozwiązaniem jest zakupienie podpisu dla osoby prowadzącej działalność, a nie np. księgowej sporządzającej dokumenty księgowe i rozliczenia podatkowe. Przepis wymaga tylko, aby podpis był złożony przez osobę upoważnioną do przesyłania dokumentów do ZUSu. Może być to osoba prowadząca działalność lub wspólnik spółki, pracownik przedsiębiorstwa, pracownik biura rachunkowego lub inna upoważniona osoba (np. na czas długotrwałej choroby). Wprawdzie art. 47a ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje, iż w uzasadnionych przypadkach, dokumenty mogą zostać przekazane w formie pisemnej według ustalonego wzoru (pobranego od ZUSu) lub w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych, z oprogramowania, o którym mowa w ust. 1 tegoż artykułu (bezpłatny program Płatnik, do pobrania na stronie www.zus.gov.pl). W praktyce jednak określanie “uzasadnionych przypadków” przez ZUS i przez płatnika składek może znacznie od siebie odbiegać.

Jak nabyć podpis?

Kwalifikowany certyfikat bezpiecznego podpisu elektronicznego można nabyć w jednym z trzech krajowych centrów certyfikacji, tj. Krajowej Izbie Rozliczeniowej, Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych lub Unizeto Technologis. Certyfikat jest wydawany odpłatnie, a cena zależy od daty ważności certyfikatu. Zazwyczaj za zestaw do składania bezpiecznego kwalifikowanego podpisu trzeba zapłacić od 200 do 400zł. Po wygaśnięciu certyfikatu, np. wydanego na rok, należy go odnowić. Jest to wydatek w kwocie około 60 zł.

Podpis kwalifikowany inne zastosowania

Obecnie, bezpieczny podpis elektroniczny można wykorzystywać nie tylko do przesyłania informacji drogą elektroniczną do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, tj.

składania raportów miesięcznych
rejestracji i wyrejestrowania nowych ubezpieczonych
występowania z wnioskiem o zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek lub o zwrot nadpłaconych składek

Znajduje on zastosowanie m.in. do:

składania deklaracji podatkowych
zgłaszania zmian w KRS
wymiany informacji z administracją publiczną
składania wniosków (Elektroniczny Urząd Podawczy)
wysyłaniu faktur elektronicznych (co może znacznie obniżyć koszty obsługi klientów, rozwiązanie to powszechnie stosują firmy telekomunikacyjne)
innych dokumentów formalnych (np. przez banki)

Można więc spodziewać się, iż obowiązek korzystania z bezpiecznego podpisu elektrycznego do przekazywania deklaracji ZUS, wpłynie również na zwiększenie jego zastosowania w innych obszarach działalności przedsiębiorstw i realizacji nakładanych przez przepisy obowiązków.

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

Art. 47a. 1. Z zastrzeżeniem ust. 1a-3, płatnicy składek są obowiązani przekazywać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, o których mowa w art. 36 ust. 10, imienne raporty miesięczne, o których mowa w art. 41 ust. 3, deklaracje rozliczeniowe, o których mowa w art. 46 ust. 4, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. 1a. Przepis ust. 1 stosuje się również do korekt zgłoszenia płatnika składek, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 44 ust. 2. 2. Płatnicy składek rozliczający składki nie więcej niż za 5 osób mogą przekazywać dokumenty, o których mowa w ust. 1, w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, o którym mowa w ust. 1. 2a. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w ust. 1 oraz w art. 41 ust. 8, opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z poźn. zm.), osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów. 3. W uzasadnionych przypadkach Zakład może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów, o których mowa w ust. 1, w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych, z oprogramowania, o którym mowa w ust. 1.

Joanna Pindelska