Refakturowanie usług – na czym polega?

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia refaktura w ustawach, chociaż bardzo często pojawia się w gospodarczej rzeczywistości. Popularne jest refakturowanie mediów w przypadku świadczenia usług najmu, podnajmu, dzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby refaktury były wystawiane również z innego powodu. Z uwagi na brak regulacji prawnych zalecane jest, aby kwestie refakturowania były zapisywane w zawieranych umowach pomiędzy stronami.

Jak wygląda refaktura?

Najczęściej refakturowanie wygląda w ten sposób, że przedsiębiorca nabywa usługi we własnym imieniu, ale faktycznym odbiorcą jest inny przedsiębiorca. Dochodzi więc do odsprzedaży usług i na taką okoliczność wystawia się fakturę, która nazywana jest refakturą. Taki dokument nie różni się niczym od tradycyjnej faktury. 

W jaki sposób odbywa się refakturowanie?

Informacje zawarte na refakturze powinny być odzwierciedleniem zapisów, które znajdują się na fakturze od dostawcy danej usługi. Pewnym wyjątkiem jest refakturowanie usług realizowanych przez Pocztę Polską, o czym napiszemy poniżej. Może się tak zdarzyć, że strony ustalą, że media rozliczane będą ryczałtem kompleksowo z usługą najmu. W takim przypadku faktura będzie wystawiona z taką stawką podatku VAT, jaką opodatkowany jest najem, bez względu na stawki podatku VAT na fakturach dostawców mediów. W przypadku lokali użytkowych będzie to stawka 23%. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na tego typu rozwiązanie i powstaną wątpliwości, w jaki sposób prawidłowo wystawiać takie faktury,   zalecane jest wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej.

Przykład 1

Pan Piotr wynajmuje powierzchnie biurowe na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. W umowie zawartej z właścicielem lokalu, firmą X, został zapisana kwota czynszu za najem. Dodatkowo znalazła się informacja, że opłaty za media typu: energia elektryczna, ogrzewanie gazowe, prąd będą rozliczane na podstawie wskazań zamontowanych podliczników. Firma X będzie wystawiała odrębnie fakturę za najem lokalu i refaktury za media. Odsprzedaż usług dla pana Piotra będzie opodatkowana stawką podatku VAT taką samą jak na fakturach wystawianych dla firmy X przez dostawców mediów. 

Przykład 2

Pani Magda wynajmuje lokal i jednocześnie korzysta z oferty wysyłki korespondencji przez właściciela powierzchni biurowej firmy Y. Na koniec miesiąca firma Y otrzymuje fakturę wystawioną przez Pocztę Polską ze stawką zwolnioną w VAT. Na tej podstawie firma Y wystawia refakturę, ale ze stawką 23%. Zastosowanie stawki VAT “zw” możliwe jest tylko przez podmiot bezpośrednio uprawniony, w tym przypadku Pocztę Polską.

Obowiązek podatkowy w VAT w przypadku refakturowania

W przypadku dokonywania refakturowania,, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi na rzecz przedsiębiorcy, który dokonuje odsprzedaży tej usługi. Ustawa o podatku VAT przewiduje powstanie obowiązku podatkowego na zasadach ogólnych i szczególnych dla różnego rodzaju usług. Jeżeli obowiązek podatkowy, zgodnie z przepisami, powstaje w momencie wystawienia faktury, to w takim przypadku będzie to data wystawienia refaktury.

Przychód w podatku dochodowym

Kwota netto z refaktury będzie ujmowana po stronie przychodów w podatku dochodowym. W orzecznictwie sądów i organów podatkowych utrwalił się pogląd, że przychód powstaje w:

• w dacie wystawienia refaktury lub
• na ostatni dzień okresu rozliczeniowego, jeżeli taki był ustalony w umowie lub
• otrzymania zapłaty, jeżeli to nie jest przedpłata ani zaliczka.

Z uwagi na brak przepisów, które odnoszą się wprost do refakturowania usług, a konkretny przypadek nie jest tak oczywisty, jak zostało to opisane w publikacji, zaleca się skorzystanie z opinii doradcy podatkowego lub wystąpienie o wydanie interpretacji podatkowej.