Rejestracja faktur w dacie wpływu/otrzymania

Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie metody ewidencjonowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – memoriałową oraz uproszczoną (kasową). Określają one dokładnie moment, w którym należy wykazać daną fakturę jako koszt podatkowy w KPiR. Czy jest możliwa zatem rejestracja faktur w dacie ich wpływu/otrzymania?

Moment poniesienia kosztu

Na początku warto przypomnieć, iż zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, za moment poniesienia kosztu uznaje się co do zasady dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania danego kosztu.

Moment rejestracji faktur zakupowych

Podatnicy, którzy prowadzą KPiR zgodnie z założeniami metody kasowej mają obowiązek zaksięgować fakturę zakupową pod datą wystawienia dokumentu. W tym miejscu warto jednak wspomnieć, że inaczej powinni postąpić przedsiębiorcy, którzy wybrali metodę memoriałową. Mają oni bowiem obowiązek dzielenia kosztów na pośrednie (związane z ogółem działalności) i bezpośrednie (te, które można powiązać z konkretnym przychodem). Te drugie muszą oni ująć w roku podatkowym, w którym uzyskali związany z nimi przychód (czyli nie zawsze w dacie wystawienia dokumentu).

Rejestracja faktury w KPiR w dniu otrzymania

W związku z powyższym przedsiębiorca prowadzący KPiR metodą kasową nie ma możliwości ujęcia kosztu w dacie otrzymania faktury. Powinien on zaksięgować faktury zakupowe każdorazowo w dacie wystawienia dokumentu. Nieco inaczej jest w przypadku faktur dokumentujących poniesienie kosztu bezpośredniego przy metodzie memoriałowej – jeżeli dotyczy on przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym, fakturę należy zarejestrować np. na 31 grudnia (do momentu złożenia zeznania podatkowego za dany rok).

Rejestracja faktur w dacie wpływu/otrzymania a VAT

Czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia VAT naliczonego do zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Co ważne, mogą oni tego dokonać, jeśli zostały spełnione dwa warunki:

• u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy oraz
• posiadają fakturę dokumentującą zakup.

Odliczenia można dokonać w jednym z trzech okresów – w miesiącu (kwartale) otrzymania faktury lub w dwóch następnych okresach. W związku z powyższym data wpływu/otrzymania faktury ma bardzo duże znaczenie dla właściwego wyliczenia podatku od towarów i usług.