Księgowanie dostawy towarów i materiałów przed fakturą

Każdy przedsiębiorca może znaleźć się w sytuacji, kiedy to zakupione przez niego towary handlowe lub materiały podstawowe zostaną dostarczone zanim otrzyma on fakturę potwierdzającą ich zakup. Mówi się wówczas o fakturze w drodze. Jak należy dokonać rozliczenia takiego zdarzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zakup materiałów i towarów według rozporządzenia o KPiR

Zgodnie z par. 16 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, otrzymanie materiałów podstawowych, a także towarów handlowych powinno zostać potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Co więcej, jeżeli materiał podstawowy lub towar handlowy został dostarczony przed otrzymaniem faktury, wówczas przedsiębiorca powinien sporządzić szczegółowy opis otrzymanej dostawy.

Opis dostawy materiałów podstawowych lub towarów

Wspomniany wyżej opis otrzymanej dostawy towarów handlowych lub materiałów podstawowych powinien zawierać przede wszystkim:

• imię, nazwisko (firmę) oraz adres dostawcy,
• ilość, rodzaj, cenę jednostkową oraz wartość materiału (lub towaru handlowego).

Faktura w drodze – zapis w KPiR

Na podstawie tak stworzonego opisu (potwierdzonego datą i podpisem osoby przyjmującej dostawy) przedsiębiorca powinien dokonać zapisu w kol. 10 KPiR, w dacie dostawy materiałów podstawowych lub towarów handlowych. Dokument ten stanowi bowiem dowód zakupu, który powinien zostać połączony z otrzymaną później fakturą (jeżeli dostawa faktury).

Rozbieżności między opisem dostawy a faktura zakupu

Przy księgowaniu na podstawie opisu dostawy materiałów podstawowych lub towarów handlowych może zdarzyć się, że informacje posiadane przez przedsiębiorcę w momencie dostawy nie były kompletne i wartość faktury różni się od wartości wykazanej wcześniej w KPiR. W takiej sytuacji podatnik powinien zaksięgować wspomnianą różnicę do księgi przychodów i rozchodów w dacie otrzymania faktury.