Zespół IFIRMA 
Osoby, które decydują się na wynajęcie mieszkania stanowiącego ich własność, powinny przykładać dużą wagę do właściwego udokumentowania uzyskiwanych z tego tytułu przychodów. Jest to niezwykle istotne w przypadku ewentualnej kontroli urzędu skarbowego, jak również z punktu widzenia np. obowiązku posiadania kasy rejestrującej. Wynajmujesz mieszkanie i nie wiesz jak udokumentować najem prywatny? Zobacz, jakie dokumenty powinieneś mieć i co przyda się na wypadek kontroli fiskusa!
Najem prywatny a umowa – czy jest konieczna wersja pisemna?
Głównym dokumentem stanowiącym podstawę powstania przychodu z tytułu najmu prywatnego jest umowa. Najlepszym rozwiązaniem jest sporządzenie jej na piśmie (chociaż nie jest to niezbędna forma), ponieważ w ten sposób zyskujemy ważny dowód oraz zabezpieczenie osiągniętych przychodów na wypadek kontroli fiskusa. Co więcej, jeżeli wybraną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt ewidencjonowany, wówczas umowa w formie pisemnej wyłącza podatnika z obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów.
Co powinna zawierać umowa najmu prywatnego?
- wskazanie stron umowy
- określenie przedmiotu umowy – warto podkreślić, że wynajmowana nieruchomość stanowi własność osoby prywatnej (ważne szczególnie dla podatników uzyskujących przychody także z działalności gospodarczej)
- wskazanie wysokości czynszu, terminu płatności oraz formy zapłaty (przelew – na jakie konto – lub gotówka)
- czas trwania umowy
- fakt pobrania kaucji i jej wysokość
- okres wypowiedzenia w przypadku wcześniejszego zerwania umowy
Faktura za najem prywatny
Podatnik uzyskujący przychody z tytułu najmu prywatnego (nawet jeśli równocześnie prowadzi niezwiązaną z najmem działalność gospodarczą) nie ma obowiązku wystawiania z tego tytułu faktur sprzedażowych. Może jednak dobrowolnie podjąć decyzję o sporządzaniu takich dokumentów co miesiąc. Takie rozwiązanie może okazać się korzystne, szczególnie jeśli lokatorem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności, a zapłata czynszu następuje w formie gotówkowej – w ten sposób bowiem można uniknąć obowiązku ewidencjonowania przychodów z najmu prywatnego na kasie fiskalnej.
Wystawiając fakturę na najem prywatny w większości przypadków należy wybrać stawkę „zw”. Wyjątek może stanowić najem nieruchomości na cele użytkowe – więcej na temat opodatkowania najmu podatkiem od towarów i usług przeczytasz tutaj.
Najem prywatny a dowody zapłaty
Warto także gromadzić dowody zapłaty, szczególnie jeśli czynsz trafia każdorazowo na rachunek bankowy wynajmującego. Odpowiednio opisany przelew może również stanowić podstawę do zwolnienia podatnika z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, bez konieczności wystawiania faktur.
Małgorzata Jagusiak
Dorota Łesak
