Kompensata – definicja i dokumentacja

Kompensata – na czym polega?

Poszukując definicji kompensaty należy odnieść się do przepisów Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 498, aby możliwe było skompensowanie wzajemnych rozrachunków, powinny być spełnione warunki:

• Dwie strony są wobec siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami
• Przedmiotem wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości, oznaczone tylko co do gatunku
• Obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym
• Kompensaty dokonuje się do wysokości niższej wierzytelności.

Przykład:

Firma PHU Jan Nowak wystawiła fakturę na 1230 zł za naprawę komputera w przedsiębiorstwie Adam Kowalski. Adam Kowalski wykonał usługę transportową dla PHU Jan Nowak, za którą wystawił fakturę w kwocie 3600 zł.

Przedsiębiorcy zdecydowali się skompensować wzajemne wierzytelności do kwoty 1230 zł. Nierozliczoną część faktury za transport w kwocie 2370 zł PHU Jan Kowalski ureguluje przelewem.

Kompensata – jak ją udokumentować?

Kompensatę ustawową regulują ściśle przepisy Kodeksu cywilnego, nakreślając szereg dodatkowych ograniczeń, które trzeba spełnić bądź które nie pozwalają na zawarcie wzajemnego potrącenia wierzytelności.

W stosunkach między przedsiębiorcami znacznie częściej spotykamy się z kompensatą umowną – tj. zawartą na dowolnych warunkach, w ramach indywidualnych ustaleń między stronami. W kompensacie umownej nie jest konieczne dostosowywanie się do obostrzeń wymienionych w KC; warto jednak wspomóc się tymi przepisami.

Najważniejszym – i najbardziej przydatnym dla przedsiębiorców – jest zapis, że potrącenia wierzytelności dokonuje się poprzez złożenie oświadczenia woli wobec drugiej strony. Zasadniczo forma takiego oświadczenia nie jest określona wprost, oczywistym jest jednak, że warto sporządzić pisemne oświadczenie o kompensacie, najlepiej z podpisami obu stron. Dzięki temu mamy nie tylko dowód wobec ewentualnych roszczeń nieuczciwych kontrahentów, ale też dowód opłacenia naszego zadłużenia, co jest ważne np. w świetle obowiązkowego skorygowania VAT od niezapłaconych faktur po upływie ustawowego terminu.

Kompensata – formalności

W oświadczeniu o kompensacie najlepiej zawrzeć:

• Datę zawarcia umowy
• Oznaczenia stron – nazwy, adresy, numery NIP
• Informację o wysokości wierzytelności oraz dokumentach, będących ich podstawą
• Informację o wysokości dokonanej kompensaty
• Informację o wysokości zobowiązania pozostałego do spłaty
• Podpisy stron.

Przykład:

Firma PHU Kwiatek była winna firmie PHU Hotel 2000 zł, była także wierzycielem firmy PHU Transport na kwotę 3500 zł. Firma PHU Hotel była natomiast winna firmie PHU Transport 1000 zł.

Przedsiębiorcy zdecydowali się dokonać kompensaty w wysokości najniższej wierzytelności 1000 zł:

• PHU Hotel oraz PHU Transport – rozrachunki zostają rozliczone w całej kwocie 1000 zł
• PHU Kwiatek kompensuje 1000 zł z 2000 zł zobowiązania wobec PHU Hotel – do zapłaty pozostaje 1000 zł
• PHU Transport kompensuje 1000 zł z 3500 zł zobowiązania wobec PHU Kwiatek – do zapłaty pozostaje 2500 zł.