Regulamin korzystania z usług Biura Rachunkowego ifirma.pl (od 01.07.2018 r.)

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe ifirma.pl, zawartej pomiędzy Operatorem a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.

1.2. Biuro świadczy usługi finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe na rzecz Klientów, na warunkach określonych w zawartej Umowie, niniejszym Regulaminie, Regulaminie Serwisu ifirma.pl i Cenniku, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.3. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz do przestrzegania jego postanowień.

2. Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

2.1. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, udostępniony pod adresem https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-kategoria/regulaminy,

2.2. Regulaminie serwisu ifirma.pl – rozumie się przez to Regulamin udostępniony pod adresem https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-kategoria/regulaminy, stanowiący integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl,

2.3. Serwisie – rozumie się przez to serwis internetowy ifirma.pl dostępny pod adresem www.ifirma.pl, za pośrednictwem którego świadczone będą usługi przez Biuro księgowe,

2.4. Biurze – rozumie się przez to Biuro Rachunkowe ifirma.pl świadczące usługi księgowe w oparciu o serwis ifirma.pl, w zakresie, o których mowa w punkcie 4,

2.5. Operatorze – rozumie się przez to spółkę IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu (53-234), przy ul. Grabiszyńskiej 241G, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej Wydział VI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000281947, NIP: 8981647572, REGON: 9310823940,

2.6. Kliencie – rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura Rachunkowego osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub spółkę osobową,

2.7. Umowie – rozumie się przez to umowę o świadczenie, poprzez Biuro, usług księgowych wymienionych w pkt. 4 Regulaminu, zawartą między Biurem a Klientem,

2.8. Cenniku – rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu ifirma.pl informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura, która stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu,

2.9. Okresie rozliczeniowym – rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS,

2.10. Dokumencie – rozumie się przez to dokument lub zbiór dokumentów przesłanych do Biura w sposób określony w pkt. 7 Regulaminu, w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów rachunkowych, podatkowych, kadrowo-płacowych lub ZUS.

3. Prawa autorskie

Wyłączne prawa autorskie do treści zawartych w Serwisie ifirma.pl oraz będących składnikiem Usług należą do IFIRMA SA z siedzibą: Wrocław, ul. Grabiszyńska 241 G. Prawa autorskie związane z Serwisem ifirma.pl, podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 2017, poz. 880 t.j.).

4. Zakres usług Biura

4.1. Usługi Biura są świadczone w oparciu o Serwis ifirma.pl.

4.2. W ramach podstawowego abonamentu, Biuro Rachunkowe ifirma.pl świadczy usługi polegające na:

• ujmowaniu przekazanych przez Klienta Dokumentów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów,
• prowadzeniu Ewidencji zakupów VAT,
• wyliczaniu zobowiązań podatkowych z tytułu PIT i VAT, na podstawie dostarczonych przez klienta dokumentów zakupowych i prowadzonej ewidencji dokumentów sprzedażowych,
• składaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną,
• sporządzaniu rocznych zeznań podatkowych dla podatnika rozliczającego się indywidualnie (PIT-36 + PIT-O lub PIT-36L),
• rejestrowaniu i wyrejestrowywaniu pracowników Klienta w ZUS,
• sporządzaniu listy płac,
• wyliczaniu zobowiązań wobec ZUS,
• przekazywaniu do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

4.3. Usługi, o których mowa w pkt. 4.2. Regulaminu, wykonywane będą przez Biuro na podstawie Dokumentów księgowych oraz kadrowo-płacowych, przekazanych do Biura przez Klienta, w sposób określony w pkt. 11 Regulaminu.

4.4. Biuro nie odpowiada za pobieranie podatków i wpłacanie ich na rachunek organów podatkowych, odpowiedzialność za powyższe leży po stronie Klienta.

4.5. Biuro nie odpowiada za pobieranie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz ich wpłacanie na właściwe rachunki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiedzialność za powyższe leży po stronie Klienta.

4.6. Poza zakresem usług świadczonych przez Biuro pozostają usługi doradztwa podatkowego wykonywanego na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym.

4.7. Zakres spraw zleconych Biuru może być ustalony z Klientem na drodze indywidualnych negocjacji.

4.8. Dodatkowo, Klient Biura otrzymuje dostęp do narzędzi do prowadzenia działalności, dostępnych w Serwisie ifirma.pl, w zakresie koniecznym do:

• generowania dokumentów sprzedaży – FV lub rachunki w formacie PDF i e-faktury,
• rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej,
• prowadzenia listy kontrahentów,
• prowadzenia listy towarów i usług,
• monitorowania płatności,
• prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
• obsługi umów zleceń i umów o dzieło,
• prowadzenia ewidencji czasu pracy.

5. Obowiązki Klienta

5.1. Klient, w zakresie prac z Serwisem, zobowiązuje się do:

• wprowadzania do Serwisu ifirma.pl wszystkich dokumentów sprzedaży tj. faktur lub rachunków,
• rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej,
• prowadzenia listy towarów i usług,
• prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
• obsługi umów zleceń i umów o dzieło,
• prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz dostarczania do Biura danych niezbędnych do sporządzenia list płac,
• sporządzenie na koniec roku remanentu w formie spisu z natury ilości oraz wyceny tych ilości,
• terminowego przekazywania do Biura kompletnych dokumentów,
• zgodnego z rzeczywistością opisania wydatku na dostarczonych dokumentach, a w przypadku zakupów do istniejących w ewidencji środków trwałych, starannego opisu pozwalającego stwierdzić, którego środka trwałego dotyczy zakup oraz charakter wydatku czyli: czy jest to ulepszenie (przebudowa, nadbudowa, odbudowa, modernizacja), czy remont tj. wymiana zepsutego elementu,
• składania wszystkich innych deklaracji niż VAT, PIT, ZUS,
• założenia konta ZUS PUE i przekazywania Biuru wymaganych danych dotyczących rozliczenia składek,
• klient (pracodawca): złożenia w ZUS pełnomocnictwa ZUS-PEL na rzecz pracowników Biura,
regulowania swoich zobowiązań,
• wprowadzanie informacji o dokonaniu zapłaty swoich wydatków.

Klient – po zalogowaniu się do Serwisu – ma wgląd on-line we wszystkie dokumenty, ewidencje i deklaracje wytworzone przez Biuro.

5.2. Klient zobowiązany jest do bezzwłocznego powiadomienia Biura o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej bądź statutowej, mających wpływ na świadczenie Usług.

5.3. Klient zobowiązany jest dostarczyć do Biura, w terminie wskazanym przez Biuro, wszelkie dokumenty niezbędne do sporządzenie rocznych zeznań podatkowych, w tym dokumenty dotyczące małżonka, jeśli Klient będzie rozliczał się wspólnie z małżonkiem, oraz inne dokumenty i informacje wymagane do skorzystania przez Klienta z ewentualnych ulg.

5.4. Klient zobowiązany jest do przekazywania do Biura wyłącznie Dokumentów, których oryginały są w jego posiadaniu, a ich treść oraz forma jest zgodna z oryginałem. Przekazując Dokumenty do Biura za pomocą Serwisu ifirma.pl Klient oświadcza, że są one zgodne z oryginałami będącymi w jego posiadaniu.

5.5. Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać Biuru wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą.

5.6. Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m. in.: datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro.

6. Rejestracja Klienta Biura Rachunkowego i dostęp do Serwisu

6.1. Operator świadczy usługi Biura Rachunkowego za pomocą sieci Internet.

6.1.1. Klient po zarejestrowaniu się w Serwisie, zgodnie z poleceniami Serwisu, wybiera usługi Biura Rachunkowego.

6.1.2. Rejestracja w Serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych przez Biuro Rachunkowe.

6.2. Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym.

6.2.1. Aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, ten pierwszy obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, adres siedziby firmy (ulicę, numer, kod, miejscowość), NIP, adres poczty elektronicznej (e-mail).

6.2.2. W przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych, o których mowa w pkt. 6.2.1, Klient obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim profilu administracyjnym.

7. Okres świadczenia usługi i zawarcie Umowy

7.1. Po rejestracji w Serwisie i wprowadzeniu przez Klienta danych, zgodnie z pkt. 6.2.1, oraz ustaleniu przez Klienta, od którego okresu rozliczeniowego umowa obowiązuje, oraz dokonaniu wyboru sposobu przekazywania dokumentów do Biura, jest generowany szkic „Umowy o świadczeniu usług księgowych” – do akceptacji.

7.1.2. Biuro wysyła Klientowi umowę w uzgodnionej treści w dwóch egzemplarzach, wraz z Regulaminem korzystania z usług Biura Rachunkowego ifirma.pl, na jego adres korespondencyjny, w celu ich podpisania. Do umowy są załączone upoważnienia do reprezentacji Klienta przez Biuro przed urzędem skarbowym, ZUS i innymi urzędami w zakresie, jaki obejmuje umowa.

7.1.3. Umowa wchodzi w życie w momencie jej otrzymania przez Biuro, czyli po jej podpisaniu i odesłaniu na adres Biura.

7.2. Zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej przez Klienta na okres krótszy niż 2 pełne miesiące kalendarzowe nie zmienia warunków umowy i płatności. Opłata za trzeci i kolejne miesiące zawieszenia – zgodnie z Cennikiem.

8. Przekazywanie dokumentów do Biura

8.1. Terminy przekazywania dokumentów.

8.2. Klient może przekazać Biuru dokumenty poprzez:

8.2.1. wysłanie dokumentów przesyłką listową przez Pocztę Polską na koszt Biura,

8.2.2. wysłanie dokumentów kurierem – na koszt Klienta,

8.2.3. przekazanie Biuru dokumentów elektronicznie (skan, fotografia) na konto w serwisie ifirma.pl (zakładka „Dokumenty elektroniczne”).

8.3. Dokumenty przekazywane w oryginałach (ścieżka 8.2.1. i 8.2.2.) będą przez Biuro skanowane. Skany zostaną dołączone do zaksięgowanego wydatku.

8.4. Za datę przekazania dokumentów ścieżką 8.2.1. i 8.2.2. przyjmuje się datę nadania przesyłki.

8.5. Za datę przekazania dokumentów ścieżką 8.2.3 przyjmuje się datę zapisaną w historii dokumentu.

8.6. W przypadku informacji przekazywanych e-mailem, za datę wpływu przyjmuje się datę otrzymania e-maila przez Biuro.

8.7. Przekazanie dokumentów po terminie wymienionym w pkt. 8.1 wiąże się z naliczeniem przez Biuro dodatkowych opłat – zgodnie z Cennikiem.

8.8. Po wpłynięciu do Biura dokumentów przesłanych ścieżką 8.2.1 i 8.2.2. Biuro niezwłocznie przesyła do Klienta informację o dacie wpłynięcia i ilości otrzymanych kartek dokumentów.

8.9. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest:

8.9.1. siedziba Biura – jeżeli Klient przekazuje do Biura oryginały dokumentów,

8.9.2. siedziba Klienta – Jeżeli Klient przekazuje do Biura kopie, skany, zdjęcia dokumentów.

8.10. Po zamknięciu roku podatkowego dokumenty przechowywane zgodnie z pkt 8.9.1. są wysyłane na adres wskazany przez Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji, Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą.

9. Odpowiedzialność Biura

9.1. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US.

9.2. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować Klienta co najmniej 2 dni przed terminem płatności, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów ustalonych w pkt. 8.

9.3. Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów ustalonych w pkt. 8.

9.4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.

9.5. Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nierealizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura w myśl pkt.10, Biuro nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody.

9.6. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej, z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywał przez cały czas trwania umowy.

9.7. Biuro ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z zawieszeniem przez Biuro realizacji zawartej umowy zgodnie z pkt. 10, w związku z nierealizowaniem przez Klienta jego zobowiązań płatniczych wobec Biura.

9.8. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia umowy, wymaga to dodatkowego uzgodnienia między stronami.

9.9. Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową.

10. Zawieszenie wykonywania usług

10.1. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie, o którym mowa w pkt. 11.6., Biuro mailowo wezwie Klienta do wykonania płatności niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia.

10.2. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie określonym w wezwaniu przekazanym mu w myśl pkt. 10.1., Biuro uprawnione jest do zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta do momentu zaksięgowania na rachunku bankowym Biura należnego wynagrodzenia.

10.3. W okresie zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta, Biuro nie wykonuje na rzecz Klienta Usług określonych w pkt. 4.2., ani żadnych innych usług ustalonych w indywidualnej umowie z Klientem. Biuro zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zawieszenia wykonywania Usług na warunkach określonych w niniejszym pkt. 10.

10.4. Skorzystanie przez Biuro z prawa do zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta nie oznacza utraty prawa do skorzystania z uprawnień przewidzianych w pkt. 11.6. niniejszego Regulaminu.

10.5. Jeśli Klient nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Biuro zawiesiło wykonywanie usług na rzecz Klienta, Operator uprawniony jest do natychmiastowego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

11. Wynagrodzenie za usługę

11.1. Wynagrodzenie za Usługi świadczone przez Biuro pobierane jest zgodnie z Cennikiem zamieszczonym w Serwisie.

11.2. Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianych faktur VAT. Faktury wystawiane są ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca.

11.3. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem e-mail lub SMS.

11.4. Oryginał faktury pozostaje w Biurze do zaksięgowania, chyba że Klient przyjął formę przechowywania dokumentacji księgowej u siebie, wtedy faktura zostaje mu wysłana.

11.5. Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro jest zawarta umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność nawet w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze.

11.6. Wynagrodzenie z tytułu umowy jest płatne do 7 dnia kolejnego miesiąca na rachunek Biura wskazany w fakturze, chyba że strony ustaliły inaczej w Umowie. Niezapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych.

11.7. Klient ponosi w całości koszty opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych. W następstwie indywidualnych ustaleń Biuro może dokonać zapłaty tych opłat za Klienta, a następnie obciążyć go z tego tytułu.

12. Komunikacja

12.1. Komunikacja z księgowym odbywa się e-mailem lub telefoniczne. Dane kontaktowe księgowego są podane na koncie w „Konfiguracja” > „Pomoc”.

12.2. Aktualny e-mail Klienta musi być wpisany przez niego w „Danych Firmy” w serwisie ifirma.pl.

12.3. Odpowiedzi na maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania e-maila.

13. Rozwiązanie umowy

13.1. Umowę współpracy każda ze stron może rozwiązać z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

13.2. Biuro jest uprawnione do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku określonym w pkt. 10.5. Regulaminu.

13.3. Rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej. Brak pisemnego wypowiedzenia upoważnia Biuro do wystawienia faktury zgodnie z umową za dany okres rozliczeniowy.

13.4. Po rozwiązaniu umowy Biuro odsyła dokumenty Klienta w ciągu 1 miesiąca przesyłką kurierska na koszt Klienta, na adres korespondencyjny wskazany przez Klienta. W razie nieodebrania przesyłki Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty Klienta.

14. Postanowienia końcowe

14.1. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, o których informuje Klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony Regulamin umieszczany jest na stronie internetowej Serwisu ifirma.pl z adnotacją, od kiedy obowiązuje.

14.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa oraz Regulaminu serwisu ifirma.pl.