Zgubiony paragon – czy można wystawić fakturę?

Czy przedsiębiorca, który rejestruje na kasie fiskalnej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych, może dla takiego klienta wystawić fakturę, jeśli ten zgubił oryginał paragonu? Sprawdźmy.

Faktura do paragonu – kiedy sprzedawca ma obowiązek ją wystawić?

Przedsiębiorca, który ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych na kasie fiskalnej, standardowo jako dowód sprzedaży wydaje swojemu klientowi paragon. Nabywca może jednak zgłosić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do takiej transakcji. Kiedy przedsiębiorca ma obowiązek spełnić taką prośbę?

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę, jeśli kupujący będący osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej zgłosi takie zapotrzebowanie w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi lub też otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym okresie wystawienie faktury do paragonu jest możliwe, ale nie jest już obowiązkowe. Inaczej jest w przypadku klientów prowadzących firmę – w tym wypadku nie ma żadnych ograniczeń czasowych w tym zakresie.

Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa

Paragon jako podstawa wystawienia faktury

Zgodnie z ustawą o VAT, jeżeli wystawiona faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej, przedsiębiorca ma obowiązek dołączyć do swojej kopii faktury oryginał paragonu dokumentującego sprzedaż. Jest to dowód potwierdzający fakt wystąpienia takiej transakcji oraz wskazujący, iż została ona właściwie ujęta do celów VAT.

Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo

Brak obowiązku posiadania paragonu tylko w ściśle określonych przypadkach

Przedsiębiorca nie musi posiadać paragonu pod fakturą wystawioną na prośbę swojego klienta tylko wówczas, gdy spełnione są dwa warunki (zgodnie z art. 106h pkt 2 ustawy o VAT):

• sprzedaż jest dokumentowana fakturą emitowaną z kasy fiskalnej,
• wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym.

Inne dokumenty potwierdzające transakcję a faktura

Jak wynika z powyższych rozważań, paragon fiskalny jest konieczny do wystawienia faktury dla sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej.

Program do faktur – Darmowe konto

Co zatem w sytuacji, gdy nabywca poprosi o sporządzenie takiego dokumentu, ale zgubił paragon? Organy podatkowe zezwalają w takiej sytuacji na wystawienie faktury w oparciu o inne dowody potwierdzające transakcję udokumentowaną zgubionym paragonem i pozwalające na jej jednoznaczną identyfikację (np. kopia paragonu z papierowej rolki z kasy fiskalnej oraz potwierdzenie przelewu lub płatności kartą). Stanowisko takie zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 12 stycznia 2016 r. (nr: ILPP2/4512-1-781/15-4/MN).