Od 1 stycznia 2019, wraz z nowelizacją Kodeksu pracy, w życie weszły nowe przepisy określające sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co się zmieniło w tym zakresie? O jakich nowych obowiązkach muszą pamiętać pracodawcy i kadry?
Jakie dokumenty musi przechowywać pracodawca?
Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika (obowiązek ten obejmuje także dokumentację płacową). Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
WAŻNE! – Poniższy artykuł odnosi się do przepisów obowiązujących w 2019 roku.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – krótszy okres
Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019, pracodawca ma możliwość złożenia raportu informacyjnego (ZUS OSW), który umożliwi mu skrócenie przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10.
W sytuacji kiedy przedsiębiorca chce skorzystać z możliwości skrócenia przechowywania dokumentów, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Jest to oświadczenie deklarujące, że pracodawca przekazuje raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przed 31.12.2018 r. Pracodawca może złożyć te dokumenty w dowolnie wybranym przez siebie terminie.
Akta pracownicze teraz także w wersji elektronicznej
Rewolucyjną zmianą jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników również w wersji elektronicznej (do 31 grudnia 2018 roku akta osobowe musiały być prowadzone w wersji papierowej). Co więcej, nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.
Jeżeli natomiast zmiana nastąpi w odwrotnym kierunku, tzn. z formy elektronicznej na papierową, wówczas pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk akt osobowych i opatrzeć go:
- podpisem pracodawcy lub
- podpisem osoby upoważnionej przez pracodawcę.
Uwaga! – Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o każdorazowej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.
Zespół IFIRMA 
Autozapis PPK – kiedy jest dokonywany?
Małgorzata Jagusiak
Czy catering pudełkowy można ująć w kosztach jednoosobowej działalności?
Jak rozpocząć przygodę z e-commerce – wywiad z ekspertami
Krzysztof Janoś
Czy można dziedziczyć firmę?
Adrianna Glapiak
