Nowe dokumenty ZUS – raport informacyjny ZUS RIA

Od 2019 roku zmieniły się zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej – jedną ze zmian jest skrócenie okresu, w którym po zakończeniu stosunku pracy pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem danego pracownika. Wynosi on obecnie 10 lat dla umów zawartych po 31 grudnia 2018 roku oraz warunkowo dla umów z okresu od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku. Jednym z warunków umożliwiających skorzystanie z krótszego okresu w drugim przypadku jest złożenie raportów informacyjnych ZUS RIA.

ZUS RIA – co to jest?

Przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać ze skróconego terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla umów zawartych od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku, w pierwszej kolejności powinni złożyć oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW). W dokumencie tym pracodawca oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w ww. okresie.

ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawców w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznawania świadczeń. Wszystkie dane z raportu informacyjnego ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego (pracownika).

Jakie dane zawiera ZUS RIA?

W raporcie informacyjnym ZUS RIA przedsiębiorca przekazuje do ZUS następujące informacje za okres od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku:

• wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć,
• okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych i starych wykazach),
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

Ważne terminy

Przedsiębiorca, który złoży oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych, jest zobowiązany przekazać ZUS RIA za każdego pracownika:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeżeli pracownik lub zleceniobiorca zakończy pracę u przedsiębiorcy przed złożeniem przez niego oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem pracownika z ubezpieczeń społecznych za pomocą ZUS ZWUA, jeżeli pracownik lub zleceniobiorca zakończy pracę u przedsiębiorcy już po złożeniu wspomnianego oświadczenia.

Za kogo ZUS RIA?

Przedsiębiorcy, którzy chcą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat od ustania stosunku pracy lub zakończenia ostatniej umowy zlecenia, dla umów zawartych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku, powinni złożyć ZUS RIA za każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę oraz za każdego zleceniobiorcę. Kogo należy rozumieć pod pojęciem zleceniobiorca? Będą to osoby świadczące pracę na podstawie: umowy zlecenia, umowy agencyjnej, innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem pracy stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.