2019 rok przyniósł sporo zmian na gruncie rozliczania kosztów użytkowania pojazdów w firmach. Część z nich jest bardzo korzystna z punktu widzenia podatników, część diametralnie zmienia sposób patrzenia na wydatki związane z samochodami. Nowelizacja przepisów wprowadziła m.in. nowe zasady rozliczania kosztów pojazdów użytkowanych na podstawie umowy najmu. W jaki sposób rozliczać najem samochodu na gruncie PIT i VAT w 2019 roku?
Najem samochodu osobowego a PIT
Podstawową zmianą w zasadach rozliczania wydatków związanych z samochodem osobowym użytkowanym na podstawie umowy najmu jest wprowadzenie limitu opłat mogących stanowić koszt podatkowy w prowadzonej działalności.
WAŻNE – Poniższy artykuł odnosi się do przepisów obowiązujących w 2019 roku.
Zgodnie z nowymi przepisami, opłaty wynikające z umowy mogą być zaliczane do kosztów podatkowych jedynie w proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł (225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych) pozostaje do wartości samochodu będącego przedmiotem tej umowy.
WAŻNE – Nowe przepisy stosuje się wyłącznie do umów zawartych lub zmienionych (aneksowanych) po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku użytkowania samochodu osobowego na podstawie umowy najmu podpisanej w 2018 roku zastosowanie znajdują stare zasady rozliczania kosztów.
W związku z powyższym, przedsiębiorcy, którzy na podstawie umowy najmu użytkują samochód osobowy o wartości nieprzekraczającej 150 000 zł (lub 225 000 zł) mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu cały czynsz najmu (lub dzierżawy). Jeżeli w ten sposób użytkowany będzie samochód o wartości przekraczającej ww. kwotę, wówczas konieczne będzie wyliczenie proporcji.
Przykładowo, przy samochodzie wartym 300 000 zł, do kosztów podatkowych można zaliczyć jedynie 50% czynszu najmu.
WAŻNE – W przypadku umów najmu zawartych na okres krótszy niż 6 miesięcy, wartość samochodu braną pod uwagę przy omówionych kalkulacjach stanowi wartość przyjęta dla celów ubezpieczenia. W związku z powyższym każdorazowo warto sprawdzić, czy taka informacja pojawia się w umowie z firmą wynajmującą samochody.
Wydatki eksploatacyjne a PIT
Odrębną kwestię stanowią wydatki związane z eksploatacją wynajętego samochodu, jak np. zakup paliwa, płynu do spryskiwaczy etc. Obecnie, na zasadach zbliżonych do regulacji obowiązujących od kilku lat w podatku VAT. Ustawa wprowadziła w podatkach dochodowych rozróżnienie na samochody osobowe używane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej oraz na takie, które są wykorzystywane także do celów niezwiązanych z tą działalnością. W przypadku, gdy samochód osobowy nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, odliczeniu będzie podlegać 75% poniesionych kosztów jego używania (wskazany limit stosuje się również do 50% VAT, których nie można odliczyć).
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego (również na podstawie umowy najmu) wymaga, aby pojazd ten był wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (tak jak w przypadku podatku od towarów i usług). W tym celu konieczne jest zgłoszenie samochodu w urzędzie skarbowym za pomocą druku VAT-26 oraz prowadzenie przez podatnika szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, wymaganej przepisami VAT dla pełnego odliczenia podatku VAT związanego z danym pojazdem samochodowym.
Najem samochodu a VAT
Jeśli chodzi o rozliczanie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego w firmie nic się nie zmieniło. W dalszym ciągu przedsiębiorca ma prawo odliczyć 50% VAT od wszystkich kosztów związanych z takim pojazdem, w tym także od czynszu najmu. By możliwe było odliczenie 100% podatku od towarów i usług, podatnik musi spełnić określone w ustawie warunki – więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Zespół IFIRMA 
Co to jest USZ i dokument celny H7?
Małgorzata Jagusiak
Zmiana w ustalaniu podstawy wymiaru składki zdrowotnej przy sprzedaży środków trwałych
Pozasądowe rozwiązywanie sporów z konsumentem
Adrianna Glapiak
Refaktura kosztów noclegu – kluczowe informacje 2024
