Organizacja konferencji naukowej w kosztach uzyskania przychodów

Konferencje naukowe to jeden z popularniejszych sposobów na nawiązanie dobrych stosunków z kontrahentami i potencjalnymi odbiorcami. Przedstawienie swoich nowoczesnych technologii czy rozwiązań ekologicznych skutkuje najczęściej pozytywnym wizerunkiem firmy w branży. Czy zatem organizacja konferencji naukowej może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?

Konferencja naukowa a przepisy podatkowe

Mówiąc o organizacji konferencji naukowej mamy najczęściej na myśli wynajem odpowiedniego lokalu, zorganizowanie wykładów i materiałów dla kontrahentów, najczęściej również zorganizowanie poczęstunku czy noclegu, jeśli konferencja jest wielodniowa.

Szukając w przepisach Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych informacji o konferencjach naukowych, nie znajdziemy ich podanych wprost. Należy zatem wyjść od ogólnej definicji, mówiącej iż do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu lub utrzymania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Dodatkowo wydatki takie nie mogą być obligatoryjnie wykluczone z zaliczenia ich do kosztów. Takim wydatkiem niemogącym stanowić kosztu jest m.in. reprezentacja.

Konferencja naukowa – reklama czy reprezentacja?

Kwestia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację konferencji naukowej sprowadza się zasadniczo do faktu, czy można ją potraktować jako reklamę, czy będzie to już jednak reprezentacja. Z drugim przypadkiem mielibyśmy do czynienia, jeśli konferencja taka nosiłaby znamiona wystawności, przedstawienia wysokiej pozycji i zamożności firmy na danym rynku. Jeśli jednak zakres konferencji mieściłby się w zakresie kreowania pozytywnego wizerunku oraz próby zacieśnienia lub stworzenia nowych więzi handlowych, możliwe byłoby uznanie tego za zwykłe zachowanie marketingowe, mieszące się w zakresie reklamy.

Jak widać, przepisy nie określają jednoznacznie, czy organizacja konferencji naukowej może stanowić koszt uzyskania przychodów. Dlatego też każdorazowo należałoby takie zdarzenie ocenić indywidualnie i ustalić, czy rzeczywiście nie wykazuje ono cech wystawności. Przedsiębiorca, chcąc uniknąć wątpliwości ze strony organów skarbowych, powinien unikać również ekstrawaganckich wydatków, np. na wyszukane potrawy lub atrakcje, oraz w szczególności zakup alkoholu.