Handel zagraniczny – gdzie i jak sprawdzić kontrahenta?

Wymiana handlowa pomiędzy krajami Unii Europejskiej, ale również poza nią daje wiele nowych możliwości. Często przedsiębiorcy boją się podjąć wyzwanie i rozpocząć wymianę handlową poza granicami naszego kraju. Warto poznać sposoby i źródła weryfikacji zagranicznego kooperanta, aby uniknąć niepotrzebnych rozczarowań i stresów.

Metody weryfikacji kontrahenta zagranicznego

Przed podpisaniem kontraktu warto dołożyć wszelkich starań, aby sprawdzić naszego przyszłego partnera biznesowego. Oto praktyczne metody weryfikacji:

1. Sprawdzanie firmy najlepiej rozpocząć od rejestru firm europejskich, który znajdziemy na stronie europejskiego portalu e-sprawiedliwość.
2. Kolejnym krokiem będzie sprawdzenie w bazie podatników VAT w UE. vSprawdzanie licencji na prowadzenie działalności gospodarczej w niektórych krajach, gdzie funkcjonuje taki system. System rejestracji i identyfikacji podmiotów gospodarczych na potrzeby celne EORI.
3. Sprawdzenie czy firma nie prowadzi rejestru przedstawicielstw w Polsce. Jeżeli firmę znajdziemy w rejestrze można założyć, że firma istnieje i funkcjonuje. Możliwość sprawdzenia w biuletynie informacji publicznej.
4. Nawiązanie kontaktu z placówką dyplomatyczną w kraju kontrahenta. Takim kanałem informacyjnym można wejść w posiadanie bezpłatnych informacji z organów rejestrowych, z izb czy wywiadowni gospodarczych. Można też w ten sposób zdobyć wiedzę o firmach, z którymi mają problemy polscy przedsiębiorcy. Często placówki dyplomatyczne prowadzą ewidencje firm, które nie są uczciwe wobec polskich firm. Wykaz placówek znajduje się tutaj.
5. Dwustronne izby handlowe działające na terenie Polski mogą być cennym źródłem informacji o zagranicznych firmach. Są one członkami m.in. Krajowej Izby Gospodarczej.
6. Sprawdzanie ogólnie dostępnych informacji w Internecie – strona internetowa, fora dyskusyjne, opinie o firmie, sprawdzamy na giełdach wierzytelności.
7. Skorzystanie z odpłatnej usługi międzynarodowej wywiadowni gospodarczej. opłaty uzależnione są od zakresu danych jakie chcemy uzyskać i stopnia trudności z ich zdobyciem.
8. Referencje od dotychczasowych kontrahentów, o które możemy poprosić naszego przyszłego kooperanta. Może to być również lista klientów, z którymi prowadzi współpracę. Kontakt z nimi pomoże potwierdzić jego wiarygodność.

Elementy umowy z zagranicznym kontrahentem

Bardzo ważne w przypadku problemów z zagranicznym kontrahentem jest właściwe przygotowanie kontraktu. Oto najważniejsze zapisy jakie powinny znaleźć się w umowie:

1. Nazwy, adresy, numery identyfikacji podatkowej, szczegółowe określenie odpowiedzialności każdej ze stron.
2. Przedmiot kontraktu: nazwa towaru, dane techniczne, szczegółowy opis,
3. Cena jednostkowa, ilość i wartość transakcji,
4. Warunki płatności i terminy dostawy.
5. Reklamacje.
6. Kary umowne.
7. Umowa może być zawarta w wielu językach, istotne jest określenie wersji językowej na potrzeby ewentualnego sporu w sądzie.

Zabezpieczenie transakcji zagranicznej

W przypadku transakcji zagranicznych jest większa niepewność czy otrzymamy zamówiony towar, ale również dłuższy transport zwiększa ryzyko jego uszkodzenia. Dlatego też przedsiębiorcy decydują się na zawieranie umów ubezpieczeniowych w postaci:

1. Polisy ubezpieczeniowej:
• pojedynczej zawartej na określoną transakcję,
• generalnej zawartej na określony z góry czas.
2. Certyfikat asekuracyjny – ubezpieczyciel potwierdza zawarcie certyfikatu generalnego na całą dostawę.
3. Noty pokrycia lub maklerskie noty kryjące – wystawiane zamiast certyfikatu ubezpieczeniowego. Zawierają informację, że dostarczona partia towaru została ubezpieczona w jednej lub kilku firmach ubezpieczeniowych według podziału opisanego w nocie.