Małgorzata Jagusiak 
Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników często zastanawiają się w jaki sposób wzmocnić ich motywację do pracy? Jednym z takich motywatorów mogą być prezenty wręczane przy różnego rodzaju okazjach ważnych dla pracownika jak ślub czy urodzenie dziecka, ale mogą to być również jubileusze związane z firmą. Taka forma nagradzania pracowników jest traktowana jak darowizna w ocenie fiskusa. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku wypłaty ekwiwalentów.
- 1. Czy otrzymana darowizna jest przychodem pracownika?
- 2. Czy otrzymany ekwiwalent jest przychodem pracownika?
Ekwiwalent lub darowizna czy jest przychodem?
Czy otrzymana darowizna jest przychodem pracownika?
Darowizna jest rodzajem przysporzenia majątkowego dla pracownika. Prezenty/upominki przekazywane pracownikowi traktowane są przez organy podatkowe jako darowizna, która podlega pod ustawę od spadków i darowizn, a więc nie będzie na pracodawcy ciążył obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy. W wydawanych interpretacjach podatkowych fiskus powołuje się na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, który w ten sposób odniósł się do tej problematyki. Takie stanowisko zajął między innymi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z dnia 22.03.2019 r. nr 0112-KDIL3-1.4011.51.2019.2.AG. Wnioskodawca zadał pytanie w jaki sposób od strony podatków powinien traktować przekazywane pracownikowi prezenty z okazji ślubu, narodzin dziecka, jubileuszu pracy zawodowej, jubileuszu pracodawcy, odejścia pracownika na emeryturę. W swoim uzasadnieniu Wnioskodawca stoi na stanowisku, że tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym i podlega pod ustawę o podatku od spadków i darowizn. Dyrektor KIS uznał takie stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.
Dla przypomnienia darowizny w III grupie podatkowej do kwoty 4.902 zł są wolne od podatku od spadków i darowizn.
Czy otrzymany ekwiwalent jest przychodem pracownika?
Ekwiwalent jest to forma rekompensaty finansowej dla pracownika za świadczenia określone w Kodeksie pracy, który rozróżnia ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, za używanie własnej odzieży i obuwia, za pranie odzieży roboczej, za używanie prywatnych sprzętów w działalności przedsiębiorcy.
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy stanowi przychód ze stosunku pracy, a więc podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych tak samo jak wynagrodzenie pracownika.
Ekwiwalent za odzież i obuwie robocze i pranie tej odzieży co do zasady jest wolne od podatku dochodowego (art. 21 ust.1 pkt 11 i 13):
“świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw” – pkt 11.
“ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność” – pkt 13.
Przepisy Kodeksu pracy wskazują, że pracodawca powinien wypłacać ekwiwalent w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Wątpliwości powstają wówczas, gdy ekwiwalent jest wypłacany w stałej wysokości, ma formę zryczałtowaną.
W wydawanych interpretacjach podatkowych organy skarbowe podkreślają, że aby skorzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego musi być spełnione kilka warunków.
Dla przykładu w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14.07.2016 r. nr IPPB2/4511-401/16-3/MK1 wskazano, że:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Jeżeli ekwiwalent będzie wypłacany w formie zryczałtowanej to stanowisko fiskusa w tej sprawie jest niejednoznaczne. Zwolnieniu z podatku dochodowego może skorzystać ekwiwalent, który zostanie odpowiednio udokumentowany. Dla przykładu rozliczenie abonamentu za telefon komórkowy, które mogłoby korzystać ze zwolnienia od podatku PIT powinno być dokonane na podstawie rozliczenia bilingu z zaznaczeniem rozmów, które były służbowe. Podobnie rozliczeniu będzie podlegał ekwiwalent za odzież roboczą lub pranie tej odzieży.
Jeżeli zostaną przedłożone faktury/rachunki potwierdzające poniesienie wydatku wówczas taka wypłata nie będzie budziła wątpliwości, że nie jest przychodem pracownika. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę ekwiwalentu w formie stałej/zryczałtowanej wówczas będzie to przychód pracownika podlegający opodatkowaniu w PIT.
Jeszcze innym rozwiązaniem może okazać się zrobienie kalkulacji, określenie kosztu prania odzieży roboczej na podstawie ilości zużytej wody, energii, środków piorących, co pozwoli na oszacowanie faktycznie poniesionych wydatków i zwolnienie z podatku PIT. Takie stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 17.01.2017 r. nr 1462-IPPB4.4511.1259.2016.2.AK.
Jeżeli pracodawca może i zezwoli pracownikowi na korzystanie z własnej odzieży roboczej i obuwia wówczas wypłacając ekwiwalent może zrobić rozeznanie cenowe w punktach handlowych, które sprzedają taką odzież. Przyjęcie jako ekwiwalentu wartości odzieży ustalonej na takiej podstawie również powinno korzystać ze zwolnienia z PIT dla pracownika.
Adrianna Glapiak
