Małgorzata Jagusiak 
Czynni podatnicy VAT mają obowiązek wystawiania faktur sprzedaży. Popełnianie błędów i pomyłek nie należy do rzadkości i zdarza się każdemu. W takich sytuacjach warto wiedzieć w jaki sposób wystawić prawidłową fakturę i jak dokumenty powinny być ujęte w ewidencjach VAT, aby w sposób prawidłowy wykazały się w plikach JPK_VAT.
- 1. Jakie mogą być sytuacje, w których błędnie wystawimy fakturę?
- 2. W jakich okolicznościach dopuszczalne jest anulowanie faktury?
- 3. W jaki sposób prawidłowo anulować fakturę VAT?
- 4. Anulowanie faktury a JPK_VAT
Anulowanie faktury a JPK_VAT – omówione zagadnienia:
Jakie mogą być sytuacje, w których błędnie wystawimy fakturę?
Najprościej jest naprawić błąd na fakturze, gdy zauważymy go zaraz po wydrukowaniu dokumentu. Można w takiej sytuacji zniszczyć fakturę i z takim samym numerem wystawić poprawny dokument.
Sprawa się nieco komplikuje, gdy po wystawieniu błędnej faktury wystawiamy w systemie kolejne, którym system z automatu nadaje numery. Jeżeli system do fakturowania na to pozwoli można wykorzystać numer takiej faktury dla innego kontrahenta zachowując ciągłość i chronologię numeracji.
Takie rozwiązanie jest możliwe pod warunkiem, że dokument nie trafił do kontrahenta i nie musimy anulować faktury.
Jeżeli nie będzie to możliwe z uwagi na funkcjonalność systemu do fakturowania, w takiej sytuacji należy przekreślić błędną fakturę, umieścić na niej adnotację o przyczynie i dacie anulowania i zachować na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Wystawić fakturę z kolejnym numerem na prawidłowe dane odbiorcy.
W jakich okolicznościach dopuszczalne jest anulowanie faktury?
Przepisy podatkowe nie regulują problematyki anulowania faktur VAT. Sporne kwestie są najczęściej rozstrzygane albo w indywidualnych interpretacjach podatkowych, albo w wydawanych wyrokach sądowych. Na tej podstawie można przedstawić najczęściej występujące sytuacje, w których dochodzi do anulowania faktur:
- Transakcja handlowa nie doszła do skutku, rezygnacja z zakupu.
- Po wystawieniu faktury wystawca zorientował się, że zawiera błędne dane.
- Faktura VAT nie trafiła do obrotu prawnego. Faktura nie została wysłana do klienta lub odebrana przez niego. W posiadaniu wystawcy faktury znajdują się dwa egzemplarze dokumentu zarówno oryginał jak i kopia.
- Zamówiony towar został wysłany do klienta wraz z dołączoną fakturą, klient jednak przesyłki nie odebrał i ostatecznie wróciła ona do firmy wraz z fakturą.
- Zamówiony towar został wysłany do klienta wraz z dołączoną fakturą, jednak klient odesłał towar wraz z fakturą – skoro klient nie akceptuje transakcji i dokumentującej ją faktury to tym bardziej nie będzie chciał zaakceptować korekty takiej faktury.
- Zamówiony towar wraz z fakturą został wysłany do kontrahenta. Przesyłka uległa zniszczeniu lub została zgubiona i nie dotarła do adresata, ani nie wróciła do nadawcy.
W jaki sposób prawidłowo anulować fakturę VAT?
W przypadku anulowania faktury VAT ważne jest zachowanie chronologii wystawiania faktur.
- Przekreślić obydwa egzemplarze anulowanej faktury. W przypadku zaginięcia oryginału faktury należy dołączyć dowody potwierdzające zaistniałą sytuację.
- Sporządzić opis do anulowanej faktury z datą, przyczyną anulowania, podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktur.
- Faktury anulowane należy przechowywać do upływu terminu przedawnienia z uwagi na ewentualną kontrolę podatkową.
Anulowanie faktury a JPK_VAT
Mogą wystąpić 2 sytuacje jeżeli chodzi o faktury anulowane:
- Jeżeli wystawiona faktura została wykazana w pliku JPK_VAT i wysłana do Ministerstwa Finansów, a następnie została anulowana. W takiej sytuacji należy złożyć korektę pliku JPK za tamten okres.
- Jeżeli wystawiona faktura została anulowana przed wysłaniem pliku JPK_VAT wówczas nie będzie uwzględniona w składanym pliku.
Justyna Czerwińska
