Faktura nie wystawiona w terminie – co robić?

Wystawianie faktur należy do jednych z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Dlatego tak ważne jest terminowe wystawianie takich dokumentów. Jednak jak to w życiu bywa nie trudno o przeoczenie czy pomyłkę. Dlatego w dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem wystawienia faktury po terminie i spróbujemy odpowiedzieć na pytanie jak postąpić w takiej sytuacji.

Jakie mamy terminy wystawiania faktur?

W ustawie o podatku VAT wskazane zostały terminy wystawiania faktur. Mówi się, że mamy zasady ogólne i szczególne, które reguluje tę kwestię. Poniżej opiszemy syntetycznie, jakie terminy obowiązują polskiego przedsiębiorcę.

Kiedy faktura może być wystawiona wcześniej?

Ustawa o podatku VAT wskazuje również, w jakim terminie przedsiębiorca może wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy towarów, wykonaniem usługi czy otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Wystawienie faktury po terminie – kiedy może do niego dojść?

Jeśli nie jest to celowe działanie ze strony osoby prowadzącej działalność gospodarczą, a w dzisiejszej publikacji zakładamy, że tak jest, to najczęstszą przyczyną wystawienia faktury po terminie będzie tzw. czynnik ludzki. Może to być przeoczenie, nieuwaga, zwykłe zapomnienie. Duża ilość zamówień, brak automatyzacji w procesie wystawiania faktur, zbyt duże obciążenie pracą, to są najczęstsze przyczyny różnego rodzaju błędów czy pomyłek. Może też zdarzyć się taka sytuacja, że przedsiębiorca błędnie określił moment powstania obowiązku podatkowego. Kluczowe w całej sprawie jest to, że nie ma tutaj celowego działania, które polega na uchylaniu się od opodatkowania poprzez niewykazywanie przychodów ze sprzedaży, bo to już podlega pod oszustwo podatkowe i jest surowo karane. Jeśli dojdzie już do przeoczenia, to ważny jest okres wychwycenia pomyłki i odpowiednio szybka reakcja. Zobaczmy, jak najlepiej postąpić w takich przypadkach.

Jak postąpić jeśli faktura nie została wystawiona w terminie?

Pamiętajmy, że z punktu widzenia rozliczeń podatkowych dla sprzedawcy kluczowe jest ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego. Jest to moment, w którym przedsiębiorca wykazuje podatek VAT należny od sprzedaży.

Przykład 1

Pan Piotr świadczy usługi budowlane. Dnia 1 lipca została wykonana jedna z takich usług, a to oznacza, że czas na wystawienie faktury upływa 30 lipca (30 dni od wykonania usługi). Jednak pan Piotr zapomniał o tym fakcie i wystawił fakturę dopiero 10 września. Obowiązek podatkowy w VAT powstał w lipcu, a to oznacza, że transakcja powinna być wykazana w JPK_V7 za lipiec. Bez względu na to, że faktura zostanie wystawiona we wrześniu, to i tak data księgowania do VAT musi być lipcowa. W tej sytuacji pan Piotr musi złożyć korektę JKP_V7 za lipiec.

Przykład 2

Pan Leszek otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej dostawy w maju. Dostawa została zrealizowania w sierpniu i dopiero wtedy wystawiono fakturę. W tym przypadku faktura sprzedaży powinna być wystawiona odrębnie za zaliczkę i odrębnie na pozostałą kwotę transakcji. Faktura zaliczkowa będzie wykazana w JPK_V7 za maj poprzez złożenie korekty pliku. Natomiast w części wpłaty sierpniowej pan Leszek wystawi i wykaże fakturę w JPK_V7 za sierpień. W przepisach podatkowych nie ma żadnych wskazówek jak powinien postąpić przedsiębiorca, który zauważy, że nie wystawił terminowo faktury. W takich przypadkach należy jak najszybciej dopełnić tego obowiązku.

Konsekwencje wystawienia faktury po terminie w podatkach

Pamiętajmy, że zarówno w ustawie o podatku VAT, jak i ustawie Kodeks karny skarbowy (KKS) mowa jest o sankcjach i karach za nierzetelne rozliczanie zobowiązań podatkowych. Przede wszystkim chodzi o zaniżanie kwoty zobowiązania lub zawyżenie kwoty zwrotu podatku VAT. Przedsiębiorcy grożą za to sankcje w VAT do 30% kwoty zaniżenia zobowiązania lub zawyżenia zwrotu. Natomiast z ustawy KKS w grę wchodzi grzywna, której wysokość zależy od skali przewinienia. Jednak jeśli do wystawienia faktury dojdzie w sporadycznych sytuacjach i przedsiębiorca niezwłocznie dopełni wszystkich formalności i we właściwym okresie rozliczeniowym wykaże fakturę, to nie powinien ponosić z tego tytułu konsekwencji, o których jest mowa w przepisach. Jeśli nie ma uszczerbku we wpłatach do budżetu państwa, to organy podatkowe nie powinny wyciągać konsekwencji. Jednak jeśli takie sytuacje byłyby nagminne, to już w takim przypadku podejście organu podatkowego mogłoby nie być już tak łaskawe. Warto jednak zapamiętać, że w sytuacji niewystawienia faktury w terminie należy jak najszybciej to zrobić i zaksięgować dokument w okresie powstania obowiązku podatkowego.

A co ze składką zdrowotną?

Pozostaje jeszcze jedna kwestia, a mianowicie zmiana wysokości przychodu/dochodu do obliczania składki zdrowotnej. W podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje zasada, że przychody, koszty uzyskania przychodów i dochód oblicza się w trakcie roku podatkowego narastająco. Oznacza to, że jak dojdzie do zmiany wysokości czy to przychodów czy dochodu, to składka zdrowotna zostanie rozliczona w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Wystawienie faktury po terminie – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszyliśmy temat wystawienia faktury po terminie. Do takiej sytuacji może dojść z różnych przyczyn. Dzisiaj założono, że jest to sytuacja, do której doszło przez nieuwagę osoby, która powinna taką fakturę wystawić, a nie celowe działanie. W takiej sytuacji należy jak najszybciej wystawić i zaksięgować fakturę sprzedaży w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy. Data wystawienia faktury zawsze będzie bieżąca, co do tego nikt nie powinien mieć wątpliwości, ale data księgowania musi być zgodna z przepisami. W przypadku podatku VAT najczęściej trzeba będzie skorygować JKP_V7, a zapłaty podatku dokonać z odsetkami za zwłokę jeśli takie powstaną. Brak przepisów czy konkretnych wytycznych nie pozwala na jednoznaczna ocenę sytuacji, jak przedsiębiorca zostanie potraktowany przez urząd skarbowy. Wydaje się jednak, że jak się wykaże należytą starannością i dopełni wszystkich formalności jak najszybciej, to organ podatkowy nie powinien stosować wobec przedsiębiorcy żadnych środków sankcyjnych, czy to z ustawy, czy z KKS, nie będzie przesłanek do ich nałożenia. Jednak jak zawsze w takich przypadkach nie można mieć tzw. 100% pewności.

Stan prawny na dzień: 10.06.2024 r.