Jak rozliczyć delegację przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca, który udaje się poza stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej powinien wiedzieć, że zgodnie z przepisami może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wiele wydatków, które są z tym związane. Rozpoczęliśmy serię artykułów na temat rozliczania delegacji właściciela firmy. W dzisiejszej publikacji zaprezentujemy, jak rozliczyć w kosztach taką delegację.

W jaki sposób rozliczamy koszty przejazdu?

Koszty rozliczane w podróży krajowej związane z dojazdami będą zależały od środka transportu:

1. Często w delegacji przedsiębiorcy przemieszczają się samochodem osobowym. W takim przypadku mogą rozliczyć wszystkie poniesione wydatki na zasadach ogólnych:
   • Jeżeli samochód jest wpisany do ewidencji środków trwałych, bądź jest użytkowany na podstawie umowy najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, to wówczas w kosztach znajdzie się 100% lub 75% poniesionych wydatków. Zależy to od sposobu użytkowania samochodu, czy jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej, czy w sposób mieszany, w działalności i prywatnie.
   • Samochód prywatny, nie wpisany do ewidencji środków trwałych, wówczas można odliczyć 20% poniesionych wydatków.
2. Jeżeli to będzie pociąg, autobus, samolot – podstawą do uznania kosztu będzie faktura, bilet.
3. Najem samochodu – koszty będą rozliczane na podstawie faktury za najem.
4. Przejazd taksówką – rozliczenie kosztu na podstawie faktury, rachunku.

Przejazdy w delegacji a VAT

Rozliczanie podatku VAT w krajowej podróży służbowej odbywa się na zasadach ogólnych. VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi zależy od sposobu użytkowania:

• tylko w działalności – 100% VAT,
• w działalności i prywatnie – 50% VAT.

Przy dokumentowaniu przejazdów biletami muszą one posiadać niezbędne dane, takie jak: datę i numer, dane przedsiębiorcy świadczącego usługę transportową, nazwę usługi, kwotę do zapłat, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur. Wówczas taki bilet będzie można uznać za fakturę i odliczyć podatek VAT naliczony.

Przy najmie samochodów osobowych w podróżach krajowych na podstawie otrzymanej faktury można odliczyć 50% podatku VAT.

Przy przejazdach taksówkami odliczenia podatku VAT można dokonać jedynie na podstawie otrzymanej faktury. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma paragon, nie będzie miała prawa do odliczenia podatku VAT.

Przy rozliczaniu delegacji zagranicznej nie ma możliwości odliczenia podatku VAT, tak jak przy delegacji krajowej. Przejazd taksówką czy najem samochodu nie będzie stanowił dla przedsiębiorcy importu usług.

Jak rozliczyć delegację przedsiębiorcy?

Jeśli już wiemy, jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia delegacji, możemy przystąpić do ich ujmowania w PKPiR:

1. Faktury, faktury VAT RR, rachunki, inne dowody zawierające niezbędne dane, bilety jednorazowe stanowiące fakturę – na podstawie otrzymanego dokumentu bezpośrednio do kol. 13 w PKPiR.
2. Diety, bilety z parkometru, kupony, bilety jednorazowe, paragony na zakup paliwa, olejów za granicą – powinny być opisane na odwrocie i zaksięgowane na podstawie dowodu wewnętrznego w kol. 13 w PKPiR.

W przypadku delegacji są wyjątki w jej dokumentowaniu, m.in. przy ujmowaniu biletów za przejazdy komunikacją miejscową. Więcej na ten temat można się dowiedzieć z artykułu na temat jak udokumentować delegację przedsiębiorcy.

Dokumenty wyrażone w walucie obcej

W przypadku transakcji w walucie obcej występują również różnice kursowe, które muszą być wyliczone. W jaki sposób należy rozliczyć różnice kursowe w zagranicznej delegacji można przeczytać w podlinkowanej publikacji.