Prowadzenie firmy w mieszkaniu a media

Decyzja o prowadzeniu firmy we własnym mieszkaniu podejmowana jest bardzo często. Powodów jest kilka, ale ten najczęściej brany pod uwagę, jest to na pewno aspekt ekonomiczny. Dodatkowo pewne koszty związane z utrzymaniem mieszkania można w części zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dzisiaj opiszemy, jak rozliczać koszty za media przy prowadzeniu firmy w mieszkaniu.

Jaki klucz podziałowy zastosować?

W celu rozpoczęcia naliczania kosztów prowadzenia firmy w mieszkaniu należy w pierwszej kolejności ustalić, jakim procentem będziemy dokonywali rozliczenia. Oczywiście nie ma żadnych przepisów ani wytycznych, w jaki sposób należy to zrobić. Można bazować jedynie na wypracowanych rozwiązaniach na podstawie interpretacji podatkowych.

Przedsiębiorca powinien określić, jaka część nieruchomości faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i wówczas może w odpowiedniej proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych.

Przykład:

Pan Andrzej pracuje w branży IT, postanowił firmę prowadzić w mieszkaniu. Na potrzeby prowadzonej firmy wydzielił część pokoju o powierzchni 10 m2. Mieszkanie, w którym jest prowadzona działalność gospodarcza ma powierzchnię użytkową 80m2. W tym przypadku pan Andrzej będzie mógł rozliczyć w kosztach wydatki na media w 12,5% (10/80×100).

Czy opłaty za media w części dotyczącej firmy mogą być w kosztach?

Kosztem uzyskania przychodów są co do zasady wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, bezpośredni lub pośredni i zostaną w sposób prawidłowy udokumentowane. Wydatki związane z utrzymaniem mieszkania w części przypadającej na działalność gospodarczą, obejmujące media takie jak:

• energia elektryczna,
• ogrzewanie,
• czynsz, jeśli media są wkalkulowane,
• woda,
• wywóz nieczystości,
• ścieki,
• gaz,

mogą się znaleźć w kosztach podatkowych, o ile zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione. Kwestią dyskusyjną i czasami sporną będzie proporcja przyjęta do rozliczenia.

W jaki sposób rozliczać faktury za media w kosztach?

Podstawą rozliczenia kosztów za media będą faktury, rachunki lub inne dokumenty, takie jak informacja ze spółdzielni, czy wspólnoty o wysokości czynszu.

Stosowanie tego samego klucza podziałowego, według zajmowanej powierzchni, do wszystkich mediów, może być nieco ryzykowne. O ile rozliczanie ogrzewania procentem powierzchniowym jest jak najbardziej uzasadnione, o tyle wydatki na inne media rozliczane w ten sam sposób nie zawsze będą uzasadnione.

Wszystko zależy od rozmiaru i profilu prowadzonej firmy, ale również rodzaju sprzętów wykorzystywanych w prowadzonej działalności, np. pod kątem zużycia energii elektrycznej. Te same dylematy mogą się pojawić przy ocenie zużycia wody, gazu, wywozu nieczystości czy ściekach.

Nie ma możliwości wskazania jednej słusznej metody rozliczania faktur za media w kosztach. Każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie, z uwzględnieniem powyższych wskazówek. Ustalony sposób rozliczania kosztów za media można spisać w formie oświadczenia, na którym będą szczegółowe informacje, jakim procentem rozliczane są wydatki za poszczególne media wraz z uzasadnieniem przyjętej metodologii.

Faktury za media a VAT

Jeżeli firma prowadzona jest w mieszkaniu faktury za media wystawiane są na osobę fizyczną/konsumenta. Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje przedsiębiorcy, a więc w takim przypadku będzie to utrudnione, ponieważ przepisy nie regulują tej kwestii. W tym temacie zwrócono się z pytaniem do Krajowej Informacji Skarbowej. W odpowiedzi KIS napisał:

“Fakt wystawienia faktury na dane osoby fizycznej/konsumenta, a nie na jego firmę, nie przesądza o braku prawa do odliczenia VAT”.

Jest to odpowiedź bardzo ogólna i niewiążąca, więc jeżeli przedsiębiorca czynny podatnik VAT chciałby mieć jasne stanowisko fiskusa powinien wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.