Rozliczanie delegacji służbowych przy zmianie stawek diet – nowe zapisy w rozporządzeniu

Zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy od czasu do czasu przebywają w podróży służbowej, czyli poza stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. W takich przypadkach ustawodawca przewidział możliwość wypłaty m.in. diet z tytułu pobytu w delegacji. Wysokość diet krajowych przez długi okres czasu była na stałym poziomie 30 zł. W 2022 roku aż dwukrotnie doszło do zmiany rozporządzenia w tej sprawie. W dzisiejszej publikacji pokażemy, w jaki sposób powinno wyglądać rozliczanie delegacji służbowych wg nowych stawek, po zmianie przepisów.

Zmiana wysokości diet w 2022 i 2023 roku

Zmiana wysokości diety ma wpływ na wzrost kwot z tytułu rozliczenia podróży służbowej, ale nie tylko z tytułu diet, zmieniają się również ryczałty za: dojazd, nocleg i limit udokumentowanych kosztów noclegu. Począwszy od 28 lipca 2022 r. powyższe kwoty kształtują się następująco:

Kolejna zmiana rozporządzenia w sprawie wysokości diet objęła również diety zagraniczne, chociaż nie wszystkie stawki zostały zmienione. Rozporządzenie w tym zakresie zaczęło obowiązywać od 29 listopada 2022 roku.

W tym samym rozporządzeniu została podana nowa wysokość diety krajowej, która od 1 stycznia 2023 roku będzie wynosiła 45 zł. Co ciekawe już w tym rozporządzeniu ustawodawca wyraźnie napisał, że w przypadku rozpoczęcia podróży służbowej przed dniem wejścia w życie nowych stawek i kontynuowanie jej po tym dniu, należności z tytułu podróży służbowej będą obliczane z uwzględnieniem dotychczasowych, jak i nowych stawek diety. W stosunku do zmian wprowadzonych rozporządzeniem zmieniającym z 25 października 2022 r. pracodawcy nie będą już mieli takich dylematów, jak przy rozporządzeniu czerwcowym.

Rozliczanie diet w okresie przejściowym

Nas będzie jednak interesowało, jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji w okresie przejściowym. W rozporządzeniu zmieniającym z lipca niestety nie podano, w jaki sposób powinny być one rozliczane. Dlatego też można się spotkać z różnym podejściem do tego rozliczania, preferowane są następujące:

Pomimo, że w rozporządzeniu październikowym zostały doprecyzowane zasady rozliczania diet w okresie przejściowym, to i tak w dalszym ciągu nie wiadomo, czy robić to według metody II czy III. Dla lepszego zobrazowania omówimy te zasady na przykładach.

Rozliczanie delegacji służbowych wg nowych stawek diet – przykłady

Biorąc pod uwagę fakt, że brakuje przepisu przejściowego, to pracodawca będzie musiał podjąć decyzję, w jaki sposób dokona takiego rozliczenia. My jedynie spróbujemy pokazać na przykładach, jak takie rozliczenie będzie wyglądało na konkretnych liczbach. W pierwszych przykładzie będzie to zmiana, która zaczęła obowiązywać w lipcu. W drugim przykładzie opiszemy zmianę wysokości diety zagranicznej od 29 listopada. Trzeci przykład będzie dotyczył rozliczania diety krajowej w okresie przejściowym w związku ze zmianą jej wysokości od 1 stycznia 2023 r.

Przykład 1

Pracownik odbył podróż służbową w dniach 26-29 lipca 2022 r., od godz. 6.00 dnia 26.07.2022 r. do godz. 22.00 29.07.2022 r. Pobyt w podróży służbowej wyniósł łącznie 88 godzin, co daje 3 doby i 16 godzin a to oznacza, że do wyliczenia delegacji brane są pod uwagę 4 doby, za które pracownik powinien otrzymać wypłatę diety. W zależności od przyjętej metody rozliczenia wysokość diety będzie wyglądała następująco:

Niewątpliwie wyliczenie według I metody jest najprostsze i opiewa na najwyższą kwotę, którą powinien otrzymać pracownik. Skoro brakuje przepisu przejściowego wydaje się, że rozliczenie delegacji w każdym z tych modeli jest jak najbardziej możliwe. Do obliczeń w przykładzie 2 i 3 nie podajemy już metody I, ponieważ w Rozporządzeniu październikowym doprecyzowano już zasady rozliczania w okresie przejściowym.

Przykład 2

Pracownik przebywał w podróży służbowej zagranicznej do Norwegii od godziny 8.00 dnia 28.11.2022 r. do 22.00 dnia 30.11.2022 roku, daje to łącznie 62 godzin, a więc 2 doby i 14 godzin, rozliczane będą 3 doby podróży służbowej.

Przykład 3

Pracownik przebywał w podróży służbowej krajowej od godz. 6.00 dnia 30.12.2022 r. do godz. 16.00 dnia 02.01.2023 r., co daje 82 godziny podróży służbowej. W przeliczeniu na pełne doby będą to 3 doby i 10 godzin, przy podróży która trwa dłużej niż dobę, jeżeli podróż trwa powyżej 8 godzin liczymy dietę w 100%, a więc będą to 4 doby podróży służbowej. Pracownik nie miał zapewnionego wyżywienia, dodatkowo nie przedłożył żadnych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów noclegu, a więc będzie mu się należał jeszcze ryczałt za nocleg. Ponieważ pracownik poruszał się komunikacją miejscową otrzyma także ryczałt za dojazdy w wysokości 20%, zobaczmy jak będzie wyglądało rozliczenie tej podróży służbowej.

Rozliczenie delegacji służbowych według nowych stawek – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszony został temat rozliczania delegacji służbowych po zmianie wysokości diet i limitów z tym związanych. Jak się okazuje przy pierwszej zmianie zabrakło przepisów przejściowych, w jaki sposób powinny być rozliczane podróże służbowe rozpoczęte przed a zakończone po zmianie rozporządzenia. To niedopatrzenie zostało naprawione w rozporządzeniu zmieniającym z października. Jednak w dalszym ciągu nie znamy odpowiedzi na pytanie, w którym momencie zaczynają obowiązywać zmienione przepisy, akurat w związku z rozliczaniem delegacji. Czy to będzie godzina 0.00 dnia 29 listopada 2022 r. dla diet zagranicznych, czy godzina 0.00 dnia 1 stycznia 2023 roku dla diet krajowych? Czy jednak rozliczenie podróży służbowej powinno być dokonane w oparciu o umownie przyjętą metodę nr 2, według której wyliczane były pełne doby pobytu w delegacji służbowej? Czy może jednak powinniśmy rozliczać według modelu 3, proporcjonalnie do godzin pobytu w podróży służbowej? Jedno jest pewne, że wyliczenie według metody nr 3 jest nieco bardziej czasochłonne. Nie odpowiemy wiążąco na te pytania z uwagi na brak wyjaśnień w tym zakresie. Być może, że doczekamy się jeszcze jakiś dodatkowych wytycznych ze strony Ministerstwa Finansów. Jednak jest bardzo prawdopodobne, że tak się nie stanie, a więc wybór sposobu rozliczenia podróży służbowej w tych newralgicznych okresach będzie należał do przedsiębiorcy. Dlatego w dzisiejszym artykule opracowane praktyczny materiał w postaci wyliczeń, który powinien być pomocny. Różnice kwotowe pomiędzy poszczególnymi metodami rozliczenia nie są zbyt drastyczne, jednak niektóre są mniej lub bardziej czasochłonne.