Monitoring w zakładzie pracy a przepisy prawa

Więcej na ten temat przeczytasz w poniższym artykule.

Monitoring a przepisy prawa pracy

W pierwszej kolejności wskazać należy, że przepisy o stosowaniu monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy weszły w życie w dniu 25 maja 2018 r. w ramach procesu dostosowywania przepisów krajowych do RODO.

W orzecznictwie przyjmowano, iż system monitoringu wizyjnego, pozwalający na identyfikację osób, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych [por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 lipca 2014 r., sygn. akt II SA/Wa 2393/13]. Regulacja dopuszczalności stosowania monitoringu wizyjnego łączy zatem potrzeby pracodawcy zachowania szeroko pojętego bezpieczeństwa w pracy i zabezpieczenia mienia, z poszanowaniem prawa pracowników do prywatności oraz ochroną ich danych osobowych.

Generalne prawo pracodawcy do kontrolowania pracownika wynika wprost z przepisu art. 22 Kodeksu pracy, który nakłada na pracownika obowiązek wykonywania pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy. Jednakże monitorowanie pracy pracowników stanowi ingerencję w ich prawo do prywatności.

Dlatego też zgodnie z przepisem art. 22(2) §1 Kodeksu pracy Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Z powyższej regulacji wynikają zasady dotyczące zakresu dopuszczalnego monitoringu pracownika, tj.:

• niezbędność;
• ochrona godności i dóbr osobistych pracownika;
• wolność i niezależność związków zawodowych.

Oprócz regulacji zawartych w Kodeksie pracy dotyczących warunków legalności stosowania monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy pracodawca musi również spełnić wymogi prawne nałożone na niego przez RODO, z uwagi na pełnienie roli administratora danych osobowych pracowników. Przykładowo pracodawca obowiązany jest w szczególności:

• przestrzegać zasad przetwarzania danych osobowych określonych w art. 5 RODO (istotne znaczenie ma tu zwłaszcza zasada rozliczalności, która wymaga od administratora by był w stanie wykazać przestrzeganie innych zasad przetwarzania);
• realizować wobec osób objętych wideonadzorem obowiązek informacyjny określony w art. 13–14 RODO (realizacja obowiązków informacyjnych wynikających z § 7–9 nie konsumuje obowiązków informacyjnych ustanowionych w RODO);
• umożliwiać osobom objętym monitoringiem realizację praw przyznanych im w art. 15–22 RODO, tj. prawa dostępu, prawa do sprostowania lub usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych;
• zapewnić bezpieczeństwo danych poprzez wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO (art. 32 RODO), zapewnić zgłaszanie naruszeń ochrony danych organowi nadzorczemu oraz zawiadamianie podmiotów danych o takich naruszeniach (art. 33–34 RODO).

Przesłanki dopuszczalności

Monitoring wizyjny w zakładzie pracy (na jego terenie lub wokół zakładu pracy) jest dopuszczalny, gdy jest to niezbędne do zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników;
• ochrony mienia;
• kontroli produkcji;
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę [por. art. 22(2) § 1 Kodeksu pracy].

Inne formy monitoringu są dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, przy czym podkreślenia wymaga, że oba te warunki muszą być spełnione łącznie [por. art. 22(3) § 1 i 4 Kodeksu pracy].

Zastanawiasz się jak wygląda kwestia odpowiedzialności pracownika na mieniu powierzonym przez pracodawcę? Zajrzyj do tego artykułu, gdzie szczegółowo omawiamy tę kwestię.

Zakaz stosowania monitoringu

Monitoring wizyjny nie może być stosowany w następujących przypadkach, tj.:

• gdyby naruszał godność oraz inne dobra osobiste pracownika;
• gdyby naruszał zasadę wolności i niezależności związków zawodowych.

Co do zasady monitoring wizyjny nie może więc obejmować takich pomieszczeń jak pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie [por. art. 22(2) § 2 Kodeksu pracy], pomieszczenia udostępniane zakładowym organizacjom związkowym [por. art. 22(2) § 11 Kodeksu pracy].

Sankcje

Poszkodowani pracownicy mogą złożyć skargę do UODO lub wszcząć postępowanie sądowe w związku z naruszeniem dóbr osobistych. Nadto w przypadku wykazania przez pracownika naruszenia jego dóbr osobistych lub poniesienia z tego tytułu szkody może on żądać przed sądem ochrony na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego.

Jeśli chcesz wiedzieć co należy rozumieć poprzez dobra osobiste, naruszenie dóbr osobistych pracownika przez pracodawcę oraz mechaniczny ich ochrony przejdź do tego artykułu.

Okres przechowywania danych

Cel przetwarzania nagrań z monitoringu wizyjnego nie może wykraczać poza zamierzenia, dla których dane te zostały zebrane [por. art. 22(2) § 3 Kodeksu pracy]. Ustalony przez pracodawcę okres przechowywania nagrań z monitoringu powinien być jak najkrótszy.

Zgodnie z art. 22(2) Kodeksu pracy:

• Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania [por. § 3];
• W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania [por. § 4];
• Po upływie okresów, o których mowa w § 3 lub 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej [por. § 5].

Omawiane regulacje korespondują z zasadą ograniczenia czasowego [por. art. 5 ust. 1 lit. e RODO], zgodnie z którą dane muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację podmiotu danych, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Z powyższych regulacji wynika, że nagrania z obrazu pracodawca przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. A w przypadku gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin powyższy ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Regulamin monitoringu pracowników

Pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring w zakładzie pracy lub na terenie wokół zakładu powinien w pierwszej kolejności określić jego cele, zakres i sposób zastosowania, które następnie zostaną udokumentowane w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest obowiązany do opracowania i wdrożenia wymienionych aktów.

Obowiązek informacyjny

Przepisy art. 22(2) § 7- § 9 regulują kwestię związaną z obowiązkiem informacyjnym pracowników. Tym samym:

• Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
• Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.
• W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Podsumowanie

Przepisy Kodeksu pracy w jasny sposób określają zasady dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego przez pracodawcę w zakładzie pracy lub na jego terenie. Co ważniejsze pracodawca jest zobowiązany do stosowania zasad wynikających z przepisów prawa pracy, albowiem brak zaistnienia przesłanek opowiadających się za możliwością wykorzystywania monitoringu grozi sankcją za naruszenie przykładowo dóbr osobistych pracownika.

Źródła:

1. W. Muszalski, K. Walczak (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 13, Warszawa 2021