Zwrot kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską

Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę nabywają prawo do pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, które są uwzględniane przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Jednak dość często słyszy się również o tym, że pracodawcy dokonują zwrotu kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie, w jaki sposób powinno wyglądać rozliczenie podatkowe i składkowe w takim przypadku.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów

Wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów została określona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z założenia koszty pracownicze mają rekompensować pracownikowi wydatki związane z dojazdem do pracy. Ich wysokość zależy m.in. od tego, czy dojazd do pracy jest z tej samej miejscowości czy z innej. Przypomnijmy sobie ile wynoszą pracownicze koszty uzyskania przychodów.

Czy mogą być wyższe koszty pracownicze?

Pracodawca ma obowiązek pomniejszyć przychód miesięczny o 1/12 kwoty rocznych kosztów pracowniczych. Ustawa o podatku PIT pozwala na rozliczenie faktycznie poniesionych kosztów dojazdu, jeżeli zryczałtowane roczne koszty uzyskania przychodów (w tabeli) są niższe od tych wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej. W takim przypadku w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Nas będzie interesowała nieco odmienna sytuacja, a mianowicie kiedy to pracodawca zdecyduje o zwrocie kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską. Nie ma oczywiście możliwości odliczenia w kosztach wydatków poniesionych na zakup paliwa do samochodu, czy na dojazd taksówką, jeśli z takich środków transportu korzystamy dojeżdżając do pracy.

Czy pracodawca ma obowiązek partycypować w kosztach dojazdu pracownika do pracy?

Oczywiście nie ma takiego przepisu, który nakazywałby pracodawcy, żeby dokonywał zwrotu wydatków ponoszonych przez pracowników na dojazdy do pracy. Jednak jeżeli charakter pracy wymaga obecności pracownika w zakładzie pracy w interesie przedsiębiorcy jest znalezienie i zachęcenie do zatrudnienia w jego firmie. Bonus w postaci zwrotu w całości lub w części kosztów dojazdu do pracy może być mile widziana. Jeśli już ustaliliśmy, że taki zwrot kosztów dojazdu jest możliwy, to teraz napiszemy, o czym powinien pamiętać przedsiębiorca, jeśli się zdecyduje na taki ruch.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską – o czym warto pamiętać

Przede wszystkim pracodawca musi ustalić kryteria przyznawania zwrotu kosztów dojazdu komunikacją miejską. W zależności od rozmiarów prowadzonej działalności gospodarczej w firmach obowiązują:

• regulaminy wynagradzania,
• wewnątrzzakładowe przepisy,
• układy zbiorowe,
• umowy o pracę.

Wspominamy o tym, ponieważ informacja o zasadach zwrotu kosztów dojazdu do pracy powinna się znaleźć, w przepisach wewnętrznych firmy a jeśli takowe nie istnieją, to w umowie o pracę. Jak już dopełnimy tej formalności, to pozostaje jeszcze rozstrzygnięcie, w jaki sposób dokonuje się rozliczenia takich środków na gruncie przepisów podatkowych.

Otrzymany zwrot kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską – rozliczenie podatkowe

Teraz pora na analizę otrzymanego zwrotu kosztów dojazdu do pracy na gruncie przepisów podatkowych. Z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym należy przyjrzeć się co przepisy mówią na temat przychodów ze stosunku pracy, znajdziemy tam m.in. zapis, że przychodem jest wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W tej kategorii znajduje się zwrot kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską. Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych. W jednej z nich nr 0115-EDIT2.4011.707.2020.1.ŁS z dnia 07.01.2021 r. zostało zadane pytanie zakresie opodatkowania zwrotu kosztów dojazdu do pracy z miejsca zamieszkania i z powrotem. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej napisał w uzasadnieniu, że taki zwrot kosztów należy traktować jako przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń i stanowi to przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Oznacza to, że kwota zwrotu kosztów znajdzie się w podstawie do opodatkowania podatkiem dochodowym. Takie samo stanowisko zajął Dyrektor KIS w innej interpretacji nr 0115-KDIT2-2.4011.171.2019.2.MU z dnia 9 lipca 2019 r. Jedynym wyjątkiem będzie sytuacja, w której pracodawca organizuje dowóz pracowników autobusem. W takim przypadku wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika będzie korzystała ze zwolnienia przedmiotowego od podatku PIT (art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy PIT).

Otrzymany zwrot kosztów dojazdu komunikacją miejską – rozliczenie ZUS

Co do zasady wszystkie przychody ze stosunku pracy podlegają pod składki na ubezpieczenia społeczne. Jest jednak rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w którym pojawia się przepis, który mówi kiedy składek na ubezpieczenia społeczne nie trzeba będzie płacić.

Jednak jak się okazuje ZUS w wydawanych rozstrzygnięciach stoi na stanowisku, że zwolnione ze składek ZUS są tylko te korzyści, które zostały udostępnione pracownikom w formie biletów na bezpłatne przejazdy środkami transportu publicznego – numer sprawy DI/100000/43/342/2019 z dnia 23.04.2019 r.

Oznacza to, że zamieszczenie w wewnętrznych przepisach u danego pracodawcy zapisu o zwrocie kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską, może okazać się niewystarczające dla ZUS. W takich przypadkach należałoby się zwracać o indywidualne rozstrzygnięcia.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy komunikacją miejską – koszty pracodawcy

Zgodnie z definicją kosztem uzyskania jest każdy wydatek, który ma związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co do zasady wszystkie koszty, które dotyczą pracowników spełniają te przesłanki. Nie ma tutaj większego znaczenia, z jakich przepisów to wynika, czy to będą przepisy Kodeksu pracy, czy też przepisy wewnątrzzakładowe. O ile nie istnieją żadne przepisy ograniczające lub wyłączające z kosztów uzyskania przychodów, to zwrot kosztów dojazdu pracowników do pracy środkami komunikacji miejskiej znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów przedsiębiorcy. Możliwość zaksięgowania do kosztów podatkowych mają jedynie te osoby, które jako formę opodatkowania w działalności gospodarczej wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych, według skali podatkowej lub podatkiem liniowym. W takim przypadku prowadzona jest PKPiR i poniesione wydatki zostaną ujęte w kol. 12 “Wynagrodzenia w gotówce i naturze”. Sposób dokumentowania poniesienia kosztu będzie w dużej mierze zależał od regulacji wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.

Podsumowanie

Pracownicze koszty uzyskania przychodów zostały ustalone przez ustawodawcę w zryczałtowanej formie. Mają one pokrywać przede wszystkim koszty dojazdu do i z pracy. W dzisiejszej publikacji odnosiliśmy się do przypadków, w których pracodawcy chcą dokonywać zwrotu kosztów dojazdu komunikacją miejską. Nie ma przepisów, które zabraniałyby tego typu praktyk, jednak takie kwoty znajdą się w przychodach do opodatkowania PIT. Co do składek ZUS od tego typu korzyści materialnej, to sprawa nie jest do końca oczywista. Mogłoby się wydawać, że jeżeli w przepisach wewnętrznych pracodawcy pojawią się takie regulacje, to tego typu zwrot nie powinien się znaleźć w podstawie składek ZUS. Jednak przytoczona decyzja ZUS w tego typu sprawie znacznie ogranicza tę możliwość. Pisaliśmy już niejednokrotnie, że pracodawcy chcą uatrakcyjniać oferty pracy i oferują dla swoich pracowników coraz więcej różnego rodzaju benefitów. Dobrze by było, żeby ZUS zajął jednolite stanowisko w tym temacie. Na chwilę obecną trudno jednak jednoznacznie wskazać okoliczności, kiedy zwrot kosztów dojazdów do pracy komunikacją miejską znajdzie w podstawie składek ZUS, a kiedy nie.