Kiedy i w jaki sposób zagraniczna firma powinna zarejestrować się do VAT w Polsce?

Temat rejestracji do podatku VAT firmy zagranicznej można analizować co najmniej z dwóch perspektyw. Może wystąpić sytuacja, kiedy to firma prowadzi działalność na terytorium Polski lub kiedy nie posiada żadnego oddziału, zakładu, stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium naszego kraju. W dzisiejszej publikacji przeanalizujemy kiedy i w jaki sposób firma zagraniczna powinna się zarejestrować do VAT w Polsce.

Przedsiębiorca zagraniczny jako uczestnik obrotu gospodarczego w Polsce

Najczęściej piszemy o tym, w jaki sposób przedsiębiorca z Polski może dokonywać transakcji z podmiotami zagranicznymi. Temat transakcji zagranicznych jest niezwykle ważny, ponieważ pozwala na poszerzenie rynków zbytu i rozwój firmy. Działa to w dwie strony, tak jak polski przedsiębiorca dąży do wejścia na rynki zagraniczne, tak samo firmy zagraniczne chcą zaistnieć na polskim rynku. Na temat zasad uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Polski została nawet wydana ustawa, w której uregulowano zasady podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w Polsce.

Firmy zagraniczne z państw członkowskich należących do Unii Europejskiej mogą rozpoczynać prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce na takich samych zasadach, jak polscy obywatele. Natomiast firmy z państw spoza UE muszą jeszcze dodatkowo spełnić szereg warunków, które zostały wymienione w ustawie. Nas jednak najbardziej będzie interesowała możliwość rejestracji do podatku VAT, nie tylko w sytuacji kiedy firma zagraniczna posiada oddział w Polsce.

Kiedy firma zagraniczna powinna się zarejestrować do VAT w Polsce?

W praktyce może wystąpić sporo różnego rodzaju zdarzeń gospodarczych, które wymuszają obowiązek rejestracji. Nas będą interesowały te przypadki, w których firma zagraniczna nie posiada siedziby czy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Pamiętajmy, że w 2021 roku został wprowadzony pakiet VAT e-commerce, który wprowadził nowe rozwiązania w zakresie rozliczania dostawy towarów w ramach WSTO czy świadczenia m.in. usług telekomunikacyjnych, nadawczych i internetowych. Jeżeli przedsiębiorca, także zagraniczny, nie skorzysta z uproszczonej procedury OSS, to będzie miał obowiązek rejestracji do podatku VAT w kraju konsumenta. Nawet w sytuacji, gdy będzie zarejestrowany do OSS, a towary będą wysyłane z innego kraju niż kraj rejestracji, to również powstanie obowiązek zgłoszenia do VAT w kraju, gdzie zlokalizowane są magazyny. Tak się np. dzieje w przypadku korzystania z modułu FBA przy sprzedaży przez platformę Amazon.

W jaki sposób firma zagraniczna powinna dokonać rejestracji do VAT w Polsce?

Rejestracji do podatku VAT w Polsce dokonuje się na formularzu VAT-R, bez względu na to czy dokonuje tego podmiot krajowy czy zagraniczny.

Najczęściej podmiot zagraniczny, który rejestruje się do podatku VAT w Polsce musi również być zarejestrowanym podatnikiem VAT-UE. Rejestracji należy dokonać przed pierwszą sprzedażą towaru lub usługi opodatkowanej w VAT. Firma zagraniczna musi do rejestracji przygotować nieco więcej dokumentów.

Po złożeniu dokumentów przeprowadzona zostanie weryfikacja danych. Proces rejestracji do podatku VAT w Polsce może potrwać około 4 tygodni. Jeżeli podmiot zagraniczny po zarejestrowaniu ubiegałby się o zwrot podatku VAT, to musi pamiętać, że w takim przypadku taki zwrot jest możliwy jedynie na rachunek bankowy w banku, którego siedziba jest w Polsce.

Podsumowanie

Rejestracja do podatku VAT podmiotów zagranicznych jest jak najbardziej możliwa, tylko firma zagraniczna musi dopełnić określonych formalności składając wymagane dokumenty. Na każdym etapie rejestracji urząd może poprosić o wyjaśnienia czy dodatkowe dokumenty, dlatego żeby nie wydłużać całego procesu należy podać poprawne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu czy adres e-mail. Jak już firma zagraniczna otrzyma potwierdzenie rejestracji do VAT i VAT-UE musi pamiętać o składaniu miesięcznych rozliczeń JPK_VAT i informacji podsumowującej VAT-UE, wszystko w terminie do 25 dnia następnego miesiąca. Po zarejestrowaniu do podatku VAT w Polsce podmiot zagraniczny ma takie same prawa i obowiązki jak podmiot krajowy.