Kontrola zwolnień lekarskich – kto może ją przeprowadzić?

Kontroli pracownika przebywającego na L4 pod kątem prawidłowości wykorzystania zwolnienia może dokonać inspektor z ZUS, pracodawca lub wynajęta przez niego firma zewnętrzna. Jednak kontrola zwolnień lekarskich to nie samowolka – nie wolno przyjść do mieszkania pracownika bez posiadania odpowiednich dokumentów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak zgodnie z prawem sprawdzić pracownika i co przepisy mówią na temat ochrony danych osobowych na podstawie RODO.

Kto może kontrolować pracownika na zwolnieniu lekarskim?

Zasady kontroli pracowników przebywających na L4 regulują dwa przepisy:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (zwane dalej rozporządzeniem),
• art. 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Zgodnie z tymi aktami do kontrolowania pracowników upoważnione są ZUS i płatnicy składek (czyli pracodawcy), którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Przykład 1

Piotr zatrudnia w firmie 3 osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego. To zbyt mała liczba osób, aby miał prawo przeprowadzić kontrolę, ale może złożyć wniosek do ZUS, aby ta instytucja sprawdziła, jak dany pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie. Wniosek o przeprowadzenie kontroli zwolnienia lekarskiego pracodawca składa na druku OL-2.

Przykład 2

Maria zatrudnia 25 osób i wszystkie są zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego, dlatego ma prawo przeprowadzić kontrolę.

Pracodawca może skontrolować pracownika osobiście, wyznaczyć innego pracownika z firmy lub zlecić kontrolę firmie zewnętrznej. Osobie udającej się na kontrolę pracodawca wystawia imienne upoważnienie według wzoru, który stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Kontrola zwolnień lekarskich – zasady

Nie ma przepisu, który szczegółowo precyzuje, w jakich okolicznościach, dniach i godzinach można dokonywać kontroli. W ustawie jest tylko jeden zapis, zgodnie z którym kontrola powinna być przeprowadzana w miarę potrzeby, bez uzgadniania terminu, a nasilana w okresie zwiększonej absencji pracownika.

Wynika z tego zatem, że pracodawca ma prawo kontrolować pracownika wtedy, kiedy z jego punktu widzenia, zajdzie taka potrzeba.

W poradniku dla pracodawców na temat przeprowadzania kontroli zwolnień znajduje się rozwinięcie, że pracownikami wytypowanymi do kontroli w szczególności są m.in. osoby, które często korzystają z krótkotrwałych L4, a zwolnienia wystawiają im różni lekarze.

Jaki jest cel kontroli zwolnienia lekarskiego?

Kontrola zwolnienia lekarskiego ma na celu na celu ustalenie, czy pracownik:

• nie wykonuje pracy zarobkowej w okresie przebywania na L4,
• nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego celem.

Ponadto, jeśli zwolnienie wystawiono z uwagi na opiekę nad dzieckiem (lub innym członkiem rodziny) podczas kontroli sprawdza się, czy w miejscu zamieszkania oprócz pracownika jest inny domownik, który może zaopiekować się dzieckiem.

Przykład 3

Podczas kontroli zwolnienia lekarskiego wystawionego pracownicy z uwagi na konieczność opieki nad dzieckiem okazało się, że pracownica mieszka wraz ze swoimi rodzicami, czyli dziadkami dziecka. Dziadkowie nie są zobowiązani do sprawowania opieki nad wnukami na podstawie przepisów Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, a więc nie można uznać ich za członków rodziny mogących zapewnić opiekę.

Protokół z kontroli zwolnienia lekarskiego

W przypadku, kiedy pracodawca stwierdzi, że podczas kontroli pracownik wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał L4 niezgodnie z jego celem, sporządza protokół (wzór protokołu jest załącznikiem nr 2 do rozporządzenia). Odnotowuje w nim przebieg kontroli i opisuje na czym, wg jego opinii, polegało złamanie zasady wykorzystania zwolnienia. Pracownik ma prawo wnieść swoje uwagi do protokołu.

Uwaga – protokołu nie sporządza się, gdy pracodawca nie dopatrzył się uchybień.

Jeśli pracodawca ma wątpliwości, czy zachowanie pracownika podczas kontroli jest wykorzystywaniem zwolnienia niezgodnie z przeznaczeniem, powinien wystąpić z wnioskiem do ZUS o wydanie decyzji. Takie samo prawo ma pracownik, który nie zgadza się z ustaleniami pracodawcy. W takich sprawach decyzję o pozbawieniu prawa do zasiłku wydaje ZUS.

Nieobecność pracownika w domu w czasie kontroli zwolnienia lekarskiego

Jeśli podczas kontroli pracownika nie będzie w domu, pracodawca powinien w miarę możliwości ponowić kontrolę. Ponadto powinien zwrócić się do pracownika z prośbą, aby wyjaśnił powód nieobecności, ponieważ nie każda nieobecność oznacza złamanie warunków L4.

Przykład 4

Pracodawca nie zastał pracownika podczas kontroli. Zgodnie z zasadami kontrolę ponowił i wtedy pracownik był obecny. Wyjaśnił, że przyczyną jego nieobecności podczas pierwszej kontroli była rehabilitacja. Jest to uzasadniony powód, aby usprawiedliwić nieobecność pracownika.

Kontrola przeprowadzana przez firmę zewnętrzną a RODO

Pracodawca ma prawo zlecić kontrolę firmie zewnętrznej. W takim przypadku powinien zawrzeć z tą firmę umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Firma ta będzie wówczas przetwarzała dane w imieniu pracodawcy, czyli administratora danych osobowych, a w rezultacie będzie traktowana na gruncie przepisów RODO jako podmiot przetwarzający.

Wynajęcie detektywa do skontrolowania pracownika na L4

Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku powierzenia przeprowadzenia kontroli agencji detektywistycznej. Na mocy art. 8 ust. 1 ustawy o usługach detektywistycznych, detektyw ma prawo do przetwarzania danych osobowych bez zgody osób, których dane dotyczą. Nie ma zatem potrzeby zawierania umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, ponieważ detektyw przetwarza dane osobowe na własne cele.

Jak przebiega kontrola zwolnień lekarskich – podsumowanie

Kontrole pracowników przebywających na L4 mogą przeprowadzać urzędnicy z ZUS, pracodawca lub wydelegowany przez niego pracownik lub firma zewnętrzna. Pracownik powinien posiadać upoważnienie imienne do przeprowadzenia kontroli. Z firmą zewnętrzna należy z kolei zawrzeć umowę określającą zakres i cel przetwarzania danych osobowych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Taka umowa nie jest konieczna w przypadku skorzystania z usług agencji detektywistycznej.

W razie nie zastania pracownika w miejscu kontroli należy ją powtórzyć i wyjaśnić powód nieobecności. W wątpliwych sytuacjach, gdy nie ma pewności, czy pracownik swoim zachowaniem wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem, spór rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy lub pracownika (jeśli pracownik nie zgadza się z ustaleniami poczynionymi przez pracodawcę).