Moment ujmowania kosztów pośrednich w KPIR – interpretacja ogólna MF

Przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych mają obowiązek prowadzenia PKPiR. Księgowania dokonywane w PKPiR muszą być dokonywane na zasadach opisanych w ustawie o PIT i w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR. Nie zawsze jednak wszystkie kwestie są wyjaśnione w sposób niebudzący wątpliwości, dotyczy to m.in. momentu ujmowania kosztów pośrednich w PKPiR. W dzisiejszej publikacji napiszemy co wyjaśnił Minister Finansów w interpretacji ogólnej.

Rodzaje kosztów podatkowych

Przedsiębiorcy ponoszą wiele kosztów, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nadrzędną zasadą jaką powinien się kierować przedsiębiorca jest ustalenie związku przyczynowo-skutkowego z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatek musi być celowy i nie może budzić wątpliwości, że ma związek z działalnością. Ponoszone koszty mogą być przedmiotem analizy ze strony organów podatkowych. Ogólnie koszty można podzielić na koszty bezpośrednie i pośrednie.

Podstawą do ujęcia kosztów w PKPiR jest ich właściwe udokumentowanie. Rodzaje dokumentów zostały wymienione w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR.

Sposób ujmowania kosztów w PKPiR

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych opisane zostały metody ujmowania kosztów uzyskania przychodów przez osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą. Mamy dwie metody ujmowania kosztów:

1. Kasową.
2. Memoriałową.

Najbardziej powszechna jest metoda kasowa, jednak to nie oznacza, że nikt nie wybiera metody memoriałowej. Zobaczmy co różni te metody.

Moment ujmowania kosztów pośrednich w KPIR – interpretacja ogólna MF

Interpretacja ogólna Ministra Finansów nr N r DD 2.8202.3.2022 została wydana dnia 2 marca 2023 roku. Omówiona została w niej problematyka ujmowania kosztów uzyskania przychodów w PKPiR. Często, jeszcze przed wydaniem tej interpretacji, podnoszony był termin ujmowania kosztów w PKPiR, jeśli dokument wpłynął z opóźnieniem do firmy. W rozporządzeniu jest mowa m.in. o tym, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do PKPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Natomiast pozostałe wydatki księguje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W przypadku, gdy PKPiR jest prowadzona przez biuro rachunkowe, to księgowania mogą być dokonywane nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jednak w praktyce może się tak na przykład zdarzyć, że biuro lub przedsiębiorca otrzyma dokumenty po upływie terminu do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Do tej pory bardzo często wskazywane było stanowisko, że w takich przypadkach powinna być dokonywana korekta kosztów uzyskania przychodów. Minister Finansów w interpretacji ogólnej zmienił jednak to podejście.

Ujmowanie kosztów w KPIR – podsumowanie

Ustawa o PIT wskazuje ogólnie, że koszty podatkowe powinny być potrącalne w roku podatkowym. Moment ujmowanie kosztów w PKPiR jest uregulowany w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR. Jednak problematyczne było księgowanie kosztów pośrednich w sytuacji, w której przedsiębiorca otrzymał dokument w terminie późniejszym, już po obliczeniu zaliczki na PIT za dany okres rozliczeniowy. Dyskusyjny był moment księgowania w tych przypadkach – na bieżąco czy poprzez korektę okresów poprzednich. Podejście organów podatkowych do tej pory było niejednolite, dlatego Minister Finansów wydał interpretację ogólną, która jest wiążąca dla przedsiębiorcy i organu podatkowego. Wiemy już, że otrzymanie dowodu poniesienia kosztu pozwala na ujęcie go w PKPiR w dacie otrzymania. Przy czym data zdarzenia gospodarczego powinna być zgodna z informacją na fakturze (rachunku). Dodatkowo w uwagach można podać przyczynę późniejszego zaksięgowania kosztu.