Kluczowe funkcje controllingu

W rezultacie, często zawiła, droga do sukcesu opiera się na korzystaniu z wielowymiarowej analizy, planowaniu oraz ścisłej kontroli postępów w poszczególnych obszarach własnej działalności. Jak jednak zmaksymalizować prawdopodobieństwo powodzenia realizacji tych aktywności? Niezbędnym elementem staje się wprowadzenie controllingu, czyli zorganizowanego systemu wspierającego zarządzanie biznesem.

Controlling – co to jest?

Dążąc do zrozumienia istoty controllingu , instrument ten można definiować jako przyjęcie przez współpracujące ze sobą komórki przedsiębiorstwa ujednoliconej metody myślenia i działania, co znacznie ułatwia efektywne kierowanie całą organizacją, dodatkowo usprawniając racjonalne podejmowanie kluczowych decyzji przez kadrę kierowniczą. Controlling stanowi więc podstawowy system, który odpowiada za wspieranie zarządzania firmą w ujęciu całościowym.

Wielowymiarowa kontrola staje się możliwa za sprawą integracji wewnętrznych mechanizmów organizacji z najnowszymi technologiami ułatwiającymi zbieranie, gromadzenie oraz przetwarzanie kluczowych danych. Dodatkowo controlling buduje korzystne warunki do przyjęcia nieco szerszej perspektywy, skupiając się na przyszłościowej analizie działań, które docelowo, przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów firmy, przybliżą ją do realizacji upragnionych celów.

Controlling obejmuje cztery funkcje – planowanie, kontrolę, sterowanie oraz koordynację. Ze względu na ich zróżnicowanie, dążenie do rozwoju każdego z tych obszarów daje szansę na wprowadzenie kompleksowych działań biznesowych zwiększających świadomość potencjalnych szans i zagrożeń wynikających z podejmowania poszczególnych aktywności.

Funkcje controllingu

• Planowanie – jednym z podstawowych zadań controllingu jest wyznaczanie konkretnych celów przedsiębiorstwa, co ściśle łączy się z samą funkcją planowania, zarówno w ujęciu krótkoterminowym, jak i długoterminowym. Ustalane cele często przybierają formę KPI, ułatwiając weryfikację stopnia ich realizacji w dalszych etapach. W rezultacie możliwe staje się stworzenie jasnej dla wszystkich pracowników wizji rozwoju przedsiębiorstwa. Jednocześnie, oprócz przejrzystego określenia pożądanych efektów, funkcja planowania odpowiada także za zdefiniowanie sposobów i ram czasowych niezbędnych do ich osiągnięcia.
• Kontrolowanie – stanowi najbardziej oczywistą ze wszystkich funkcji controllingu. Na tym etapie najważniejszym elementem jest dokonanie rzetelnego zestawienia autentycznych wyników firmy z już wcześniej opracowanym planem. Taka kontrola realizacji założonych celów stwarza podstawę do przeprowadzenia wielowymiarowej analizy odchyleń, która ma za zadanie odkryć genezę ich wystąpienia. Następnym krokiem jest wprowadzenie koniecznych korekt, by w przyszłości firma mogła zmaksymalizować efektywność własnych działań.
• Sterowanie – podstawowe działania w tym obszarze obracają się wokół podejmowania istotnych decyzji związanych z korygowaniem ustalonych wcześniej założeń czy celów, jak na przykład rekalkulacja pierwotnych kosztów czy aktualizacja przyjętych budżetów. Aktywności te mają za zadanie pomóc przedsiębiorstwu jak najszybciej znaleźć się na upragnionej pozycji w świecie biznesu. Jednocześnie istota sterowania wciąż łączy się z dalszym monitorowaniem stanu faktycznego, skupiając się na realizacji najważniejszych zadań nawet pomimo zarejestrowanych odchyleń.
• Koordynacja – funkcja ta odpowiada za zwiększenie efektywności ogólnego systemu zarządzania, doprowadzając do stanu, w którym korzyści wynikające z koordynacji przewyższają koszty jej wdrożenia. Zapewnienie koordynacji działań zwiększa komfort i skuteczność pracy, zapewniając poszczególne jednostki o właściwym stopniu dopasowania i realizacji własnych celów w zgodzie z ogólnymi interesami firmy.

Controlling – przykłady

Grupa INCO

Spółkę charakteryzuje zróżnicowana działalność zahaczająca o produkcję chemii gospodarczej, produktów leczniczych, kosmetyków, opakowań z tworzyw sztucznych czy nawet działalność wydawniczą oraz obrót nieruchomościami. Każdego roku zauważalny jest wzrost eksportu towarów do krajów Unii Europejskiej oraz krajów Europy Wschodniej. Jednak wraz ze zwiększeniem własnych zasięgów, firma zderzyła się z problemem sprawnego rozliczania tak rozbudowanego budżetu. Koniecznością okazało się wprowadzenie specjalistycznego systemu informatycznego, który umożliwiłby optymalne radzenie sobie z tak dużym pakietem danych.

Grupa INCO podjęła więc decyzję o zainwestowaniu w specjalistyczne narzędzie controllingowe – system Eureca, co, bazując na technologii hurtowni danych, umożliwiło stworzenie wielowymiarowego budżetu. Wprowadzając controllingowe udoskonalenia, przedsiębiorstwu udało się zapanować nad początkowo zbyt skomplikowanym budżetem, zwracając uwagę na etapowe budżetowanie kosztów wydziałowych oraz bezpośrednich związanych z samą produkcją. Dodatkową korzyścią stała się też możliwość wprowadzania planów, miesięcznych prognoz sprzedaży czy optymalizowania kosztów stałych i zmiennych.

Wdrożenie controllingowych rozwiązań usprawniło niezbędny proces planowania, który wcześniej, przy tak zróżnicowanych obszarach działalności, był niezwykle skomplikowany. Jednocześnie opracowana baza danych została zintegrowana z systemem dziedzinowym, dzięki czemu pracownicy wykonujący obowiązki na wszystkich szczeblach organizacji mają natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji.

Infinite

Infinite to jedna z najprężniej rozwijających się firm dostarczających rozwiązania IT do rozmaitych przedsiębiorstw zarówno w Europie, jak i poza obszarem MENA. Specyfika branży oraz gwałtowne zwiększenie zasięgu doprowadziły markę do silnego przekonania o konieczności włączenia do swoich aktywności kompleksowego rozwiązania ułatwiającego dokonywanie konsolidacji i raportowania wyników, które jednocześnie zaspokoiłoby wciąż wzrastające zapotrzebowanie na informacje w obszarze controllingu.

Chociaż marka już wcześniej posiadała controlling opierający się na Excelu, dynamika realizowanych zadań wymagała wprowadzenia narzędzia umożliwiającego szybszą pracę na większej liczbie parametrów. Dlatego też Infinite zdecydowało się na wdrożenie silniej zaawansowanego systemu Eureca, zapewniając sobie szansę na elastyczny rozwój całego systemu raportowania oraz sprawną analizę nawet szczególnie zróżnicowanych danych.

LS Airport Services

LS Airport Services określane jest jako jedna z największych polskich firm zajmująca się tzw. “handlingiem”, obecnie obsługująca ponad 50 przewoźników lotniczych z całego świata. Z biegiem czasu, kierownictwo tak prężnie działającej marki, zdecydowało się na wdrożenie narzędzia wspierającego istotny controlling zarządczy. Głównym czynnikiem motywującym stała się perspektywa wyeliminowania ograniczeń hamujących dalszy rozwój przedsiębiorstwa wynikających z czasochłonności ogólnego procesu tworzenia niezbędnych raportów.

Poszukując kompleksowego narzędzia, które przyczyni się do optymalizacji obszarów integrowania danych, budżetowania, planowania, raportowania, analiz oraz prognozowania, w 2020 firma postanowiła wdrożyć system Eureca.

Wraz z wprowadzeniem bardziej zaawansowanego narzędzia controllingowego, możliwe stało się zautomatyzowanie procesów budżetowania, analiz czy raportowania, prowadząc do zwiększenia ogólnej wartości controllingu w całej firmie. Dodatkowo wzmocnieniu uległa również świadomość realnego wpływu na koszty pośród kierowników, podnosząc ich zaangażowanie w bieżącą sytuację biznesową.

Funkcje controllingu – podsumowanie

Właściwie wdrożony controlling, wspierany dodatkowo przez nowoczesne narzędzia i systemy informatyczne, zwiększa efektywność działań całej firmy, umożliwiając precyzyjne określenie realnych celów biznesowych. Bez względu na specyfikę branży, w której na co dzień działają poszczególne przedsiębiorstwa, rozsądnie wykorzystany potencjał controllingu nawet w krótkim czasie jest w stanie przyspieszyć proces gromadzenia, przetwarzania, analizowania, a także interpretowania danych kluczowych przy dalszym rozwoju biznesu.