Procedura nadania NIP. Jakie są rodzaje identyfikatorów podatkowych?

Nadanie NIP - omówione zagadnienia:

Czym jest identyfikator podatkowy?

Ustawa z dnia 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników oraz płatników określa:

zasady ewidencji:
- podatników,
- płatników podatków,
- płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne;
zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej;
zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym.

Wyróżnia się dwa rodzaje identyfikatorów podatkowych, tj.:

numer PESEL – dotyczy on podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub osób nieprowadzących działalności gospodarczej;
NIP – dotyczy podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, tj.:

osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;
osób fizycznych prowadzących działalność nieewidencjonowaną;
osób prawnych;
jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;
podatników podatku VAT;
spółek cywilnych;
płatników podatków;
płatników składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

WAŻNE – NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych.

Do czego potrzebny jest NIP?

Numer identyfikacji podatkowej potrzebny jest w obrocie prawnym i gospodarczym i służy identyfikacji przedsiębiorcy w urzędowych rejestrach.

Przedsiębiorca, który zaś oferuje towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej, lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych zobowiązany jest do umieszczenia w ofercie danych takich jak nazwa firmy, numer identyfikacji podatkowej, siedzibę albo adres firmy.

Co więcej, podatnicy są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie:

organów administracji rządowej i samorządowej;
organów Krajowej Administracji Skarbowej;
przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli;
banków i spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych;
stron czynności cywilnoprawnych;
płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem:

przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy;
przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową;
przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie.

Otrzymałeś fakturę z błędnym numerem NIP i zastanawiasz się, czy masz prawo do odliczenia podatku VAT? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Nadanie NIP – zgłoszenie identyfikacyjne

Nadanie NIP następuje przez dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego. Podatnicy, z wyłączeniem podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na:

rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków;
formę opodatkowania;
liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej, oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych powinno zawierać:

nazwisko, imię (imiona);
imiona rodziców;
datę i miejsce urodzenia;
płeć;
nazwisko rodowe;
obywatelstwo lub obywatelstwa;
adres miejsca zamieszkania;
rodzaj;
serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL, jeżeli został nadany.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do KRS powinno zawierać dane:

objęte treścią wpisu w KRS, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

WAŻNE – podatnicy wpisani do KRS dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających, o której mowa powyżej, w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi powinno zawierać:

pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych;
w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;
w przypadku spółek cywilnych, osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące wspólników, w tym również identyfikator podatkowy poszczególnych wspólników;
w przypadku podatkowych grup kapitałowych – dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom;
w przypadku grup VAT w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług – dane dotyczące członków tej grupy.

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi, wykonującymi działalność gospodarczą powinno zawierać:

nazwisko, imię (imiona), imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL, jeżeli został nadany oraz nazwę (firmę);
adres stałego miejsca wykonywania działalności, o ile takie miejsce posiada, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, o ile takie miejsca posiada;
numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany, organ ewidencyjny;
wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT;
dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej;
przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

WAŻNE – w przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika lub kuratora sądowego do zgłoszenia dołącza się uwierzytelnioną, lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa, lub postanowienia sądu.

Podatnicy:

będący osobami fizycznymi, rozpoczynającymi działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do CEIDG składają zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne;
prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego w celu uzupełnienia danych, w szczególności wykazu rachunków.

Naczelnik urzędu skarbowego zobowiązany jest do przekazania informacji zwrotnej o NIP nadanym przedsiębiorcy rozpoczynającemu działalność gospodarczą niezwłocznie po nadaniu sądowi prowadzącemu rejestr przedsiębiorców albo organowi prowadzącemu ewidencję działalności gospodarczej.

WAŻNE – osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną która nie podlega wpisowi do CEIDG, o ile zarejestruje się jako podatnik VAT, to podlega obowiązkowi identyfikacji za pomocą numeru NIP. W odmiennym przypadku można posługiwać się numerem PESEL. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Termin dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego

Podatnicy podatku VAT lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków.

Z kolei osoby fizyczne są obowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego tylko w przypadku rejestrowania się jako podatnik podatku VAT.

Płatnicy składek ubezpieczeniowych niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

WAŻNE – zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego.

Potwierdzenie nadania NIP

Potwierdzenie nadania NIP:

jest wydawane przez naczelnika urzędu skarbowego;
jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.

Potwierdzeniem nadania NIP dla podmiotów wpisanych do KRS lub CEIDG jest ujawnienie tego numeru w KRS, lub CEIDG.

Odmowa nadania NIP

Do przypadków odmowy nadania NIP przez naczelnika urzędu skarbowego należy zaliczyć m.in.:

brak możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu;
stwierdzenie, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia;
uprzednie nadanie podmiotowi NIP.

Z kolei naczelnik urzędu skarbowego unieważnia z urzędu, w drodze decyzji, NIP nadany podmiotowi, w przypadku:

wielokrotnego nadania NIP, biorąc pod uwagę interes prawny i gospodarczy podmiotu;
nadania NIP na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych.

WAŻNE – nie można posługiwać się unieważnionym NIP, z kolei unieważniony NIP nie może zostać ponownie nadany.

Identyfikator podatkowy NIP – podsumowanie

Numer identyfikacji podatkowej (NIP), to ciąg cyfr służących do identyfikacji podatkowej podatników, który nadawany jest przez naczelnika urzędu skarbowego. Numer ten jest wykorzystywany przez przedsiębiorców w obrocie prawnym i gospodarczym. Nie zawsze jednak posiadanie NIP będzie konieczne, albowiem osoby, które nie są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT oraz osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie muszą ubiegać się o nadanie takiego identyfikatora podatkowego. Wystarczy, że będą posługiwać się swoim numerem PESEL.

A jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawiasz się, czy musisz posiadać konto firmowe, to przeczytaj ten artykuł.