Zarządzanie wiedzą w firmie z wykorzystaniem AI

Na czym polega zarządzanie wiedzą z AI?

Zarządzanie wiedzą w firmie to proces tworzenia, udostępniania, wykorzystywania i zarządzania danymi oraz informacjami w organizacji. Obejmuje:

• gromadzenie,
• organizowanie,
• przechowywanie i
• udostępnianie wiedzy.

Jak jednak zarządzać wiedzą w przedsiębiorstwie tak, aby wspierała ona podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów?

W tradycyjnym modelu zarządzania wiedzą, proces ten często okazywał się żmudny, czasochłonny i nieefektywny. Wystarczy wyobrazić sobie system zarządzania wiedzą oparty na papierowych zeszytach z notatkami, karteczkach z uwagami dotyczącymi sposobu wykonywania zadań, czy salach z równymi rzędami krzeseł i prelegentem przy tablicy.

Sztuczna inteligencja, rewolucjonizując zarządzanie wiedzą, nie tylko odciąża ludzi z wykonywania codziennych zadań, ale także zwiększa możliwości w zakresie uczenia się i spersonalizowanego organizowania informacji umożliwiając szybsze, bardziej precyzyjne i skalowalne zarządzanie wiedzą. Małe firmy i młodzi przedsiębiorcy, którzy często borykają się z ograniczonymi zasobami, mogą skorzystać z AI w zarządzaniu wiedzą, aby zwiększyć efektywność, umożliwić wzrost i poprawić nabywanie nowych umiejętności.

Jak AI przekształca gromadzenie wiedzy w firmie?

Proces gromadzenia wiedzy w firmie to kluczowy element zarządzania wiedzą, a AI odgrywa istotną rolę w jego usprawnieniu. Oto kilka przykładów, jak sztuczna inteligencja przekształca ten proces:

• tagowanie i kategoryzacja treści – AI może automatycznie kategoryzować i tagować nowe wpisy danych, zapewniając spójność, redukując duplikaty i eliminując ręczną pracę przy kategoryzacji danych. Algorytmy uczenia maszynowego są trenowane na wcześniej oznaczonych danych, co umożliwia im samodzielne tagowanie i klasyfikowanie nowych informacji,
• inteligentne wyszukiwanie – wyszukiwanie z wykorzystaniem AI łączy zdolność rozumienia semantycznego z tradycyjnymi algorytmami wyszukiwania. Interpretując kontekst zapytań użytkowników, dąży do tego, by wyniki wyszukiwania były zgodne z intencją, a nie tylko literalnym dopasowaniem słów kluczowych. To sprawia, że pracownicy mogą otrzymywać precyzyjne, kontekstowo odpowiednie dane, nawet jeśli ich zapytania są nieprecyzyjne.

Przykładem zastosowań AI w zarządzaniu wiedzą są chatboty zintegrowane z platformami takimi jak Stack Overflow for Teams, Microsoft Teams lub Slack. Umożliwiają one pracownikom zadawanie pytań społeczności, a udzielone odpowiedzi są następnie przechowywane w łatwo przeszukiwalnej bazie wiedzy. Takie podejście utrzymuje dzielenie się wiedzą w centrum przepływu pracy.

Proaktywne zarządzanie wiedzą

Zarządzanie wiedzą w firmie nie powinno ograniczać się tylko do organizowania i udostępniania istniejących informacji. AI umożliwia firmom aktywne poszerzanie zakresu dostępnej wiedzy, wykorzystując techniki takie jak uczenie nienadzorowane do odkrywania nowych, wartościowych informacji z nieustrukturyzowanych źródeł danych. Dzięki technikom AI, takim jak klasteryzacja i asocjacja, możliwe jest odkrywanie nowych wzorców i zależności w danych, co prowadzi do generowania nowej wiedzy.

Poprzez analizę interakcji użytkowników AI może rekomendować pracownikom informacje lub kursy, które poszerzą ich umiejętności w kierunku pożądanym przez firmę. Na przykład, korporacyjna platforma e-learningowa może sugerować kursy na podstawie historii ukończonych szkoleń przez pracownika oraz wyborów kolegów pełniących podobne role.

Oprócz udostępniania istniejących informacji AI może aktywnie poszukiwać nowej wiedzy z różnych źródeł, takich jak:

• dane ekonomiczne,
• raporty branżowe,
• media społecznościowe.

Wykorzystując techniki uczenia nienadzorowanego, takie jak grupowanie i asocjacja, AI potrafi wyłapywać wzorce i trendy z nieustrukturyzowanych zbiorów danych, dostarczając firmom nowych, cennych spostrzeżeń.

Źródło: DALL·E 3, prompt: Marta M. Kania (https://www.linkedin.com/in/martamatyldakania/)

Wirtualni asystenci i szkolenie na życzenie

Jedną z najbardziej zauważalnych zalet AI w zarządzaniu wiedzą jest możliwość prowadzenia rozmów z całą bazą firmowej wiedzy. Takie rozwiązanie ma już nawet swoją nazwę – Retrieval-Augmented Generation (RAG). Może to być wirtualny asystent, który odpowie trafnie na wszystkie pytania dotyczące projektów zrealizowanych przez firmę. Albo treści generowane na żądanie – na przykład prezentacja z awatarem opowiadającym o formule obsługi klienta w konkretnym dziale na podstawie zbioru dobrych praktyk zawartych w bazie wiedzy.

Wykorzystując przetwarzanie języka naturalnego (NLP), wirtualni asystenci potrafią zrozumieć polecenia użytkowników i wykonywać różnorodne zadania, takie jak podsumowywanie dokumentów, wyszukiwanie podobnych projektów czy porównywanie danych sprzedażowych różnych oddziałów firmy. Stanowią one intuicyjny interfejs, który umożliwia płynną rozmowę z bazą wiedzy firmy, zwiększając wydajność i zaangażowanie pracowników.

Treści generowane na żądanie to nie tylko streszczenia artykułów z bazy wiedzy, odpowiedzi na często zadawane pytania (FAQ), lecz również kreatywne treści generowane na podstawie istniejących materiałów organizacji. Na przykład, zespoły sprzedaży mogą tworzyć profile kluczowych konkurentów, generować scenariusze szkoleniowe lub zlecać podsumowania informacji o klientach w celu bardziej efektywnego przygotowania się do negocjacji.

Źródło: DALL·E 3, prompt: Marta M. Kania (https://www.linkedin.com/in/martamatyldakania/)

Podsumowanie

Zarządzanie wiedzą w firmie z wykorzystaniem AI to prawdziwa rewolucja, która zmienia sposób, w jaki organizacje gromadzą, organizują i wykorzystują informacje. Sztuczna inteligencja nie tylko usprawnia tradycyjne procesy, ale także otwiera całkowicie nowe możliwości, pozwalając firmom aktywnie odkrywać nową wiedzę, personalizować treści i angażować użytkowników w intuicyjny sposób.

Małe przedsiębiorstwa i początkujący przedsiębiorcy, którzy często zmagają się z ograniczonymi zasobami, mogą odnieść ogromne korzyści z wdrożenia AI w zarządzaniu wiedzą. Zwiększona wydajność, lepsza obsługa klienta, szybszy dostęp do informacji i możliwość skalowania to tylko niektóre z zalet, które pomagają im pozostać konkurencyjnymi i innowacyjnymi na rynku. Przyszłość zarządzania wiedzą w firmie należy do tych, którzy będą potrafili wykorzystać moc AI.