Sprzedaż pracownikowi firmowego samochodu – rozliczenie VAT i PIT

Każda firma najczęściej posiada samochód lub kilka, które wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej. W niektórych przedsiębiorstwach z uwagi na profil prowadzonej działalności gospodarczej tych samochodów może być całkiem sporo. Wcześniej czy później każdy tabor samochodowy jest wymieniany. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie jak rozliczyć w PIT i VAT sprzedaż pracownikowi firmowego samochodu.

Samochód firmowy, czyli jaki?

W prowadzonej działalności gospodarczej nie zawsze trzeba być właścicielem pojazdu, żeby można było z niego korzystać. Takim typowym przykładem jest chociażby zawarcie umowy leasingu, gdzie przedmiot leasingu jest własnością leasingodawcy. Dopiero po wykupie z leasingu przedsiębiorca staje się jego właścicielem i może go wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Pod pojęciem środków trwałych kryje się cały majątek firmy.

Sprzedaż samochodu firmowego a podatek VAT i PIT

Każdy zakup dokonywany w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą pozwala przedsiębiorcy, czynnemu podatnikowi VAT, na odliczenie podatku VAT naliczonego. A jeśli jest prowadzona PKPiR, to również zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Niesie to jednak swoje określone konsekwencje w momencie sprzedaży, w naszym przypadku samochodu firmowego na gruncie przepisów podatkowych zarówno w VAT, jak i w PIT.

Chyba już nikt nie ma wątpliwości, że sprzedaż samochodu firmowego będzie opodatkowana zarówno w VAT, jak i w PIT. Zobaczmy, czy coś zmienia, jeśli taki samochód kupi pracownik firmy.

Sprzedaż pracownikowi firmowego samochodu – rozliczenie VAT i PIT

Dla ustawodawcy bez znaczenia pozostaje fakt, kto będzie nabywał firmowy samochód. Może to być zarówno zupełnie nieznany podmiot, jak i pracownik firmy. Zasada opodatkowania w VAT i PIT się nie zmienia, taka sprzedaż jest opodatkowana. Jednak mogą się zrodzić pewne wątpliwości, jeśli pracownikowi zostanie udzielony rabat. Jedna z firm zwróciła się z wnioskiem do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w którym zadała pytanie odnośnie ustalenia podstawy opodatkowania w VAT przy sprzedaży samochodu pracownikowi i prawa do odliczenia podatku VAT od wyposażenia dodatkowego nowo zakupionego samochodu. Chodzi o interpretację nr 0112-KDIL3.4012.563.2023.4.NS z dnia 29.12.2023 r. Spółka posiada flotę samochodów służbowych, których użytkownikami są pracownicy zatrudnieni zarówno na umowę o pracę, jak i umowy cywilnoprawne. W spółce powstał regulamin użytkowania samochodów służbowych, który m.in. zakłada sprzedaż samochodu służbowego w pierwszej kolejności jego użytkownikowi. Samochód służbowy można wykupić z 20% rabatem. Przed sprzedażą nabywca często wnioskuje o zamontowanie dodatkowego wyposażenia w samochodzie, co spółka realizuje we własnym zakresie. W przedmiotowej sprawie zadane dwa pytania:

1. Czy w podstawie do opodatkowania w VAT znajdzie się kwota pomniejszona o udzielony rabat?
2. Czy od zakupu dodatkowego wyposażenia spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia 100% podatku VAT?

Co do pierwszego pytania Dyrektor KIS zgodził się, że w podstawie do opodatkowania znajdzie się kwota należna od nabywcy a więc z uwzględnieniem rabatu. Podkreślono, że firma ma prawo do swobodnego ustalania ceny w relacjach biznesowych. Wprowadzone rozwiązanie przez spółkę jest korzystne dla obu stron transakcji, skutkuje m.in. obniżeniem kosztów eksploatacji samochodów służbowych, ponieważ są one zaopiekowane przez użytkowników, którzy w przyszłości mogą je wykupić. Co do drugiego pytania Dyrektor nie zgodził się na pełne prawo do odliczenia podatku VAT. Od samochodów służbowych spółce przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT, ponieważ są wykorzystywane w sposób mieszany. Dodatkowe wyposażenie stanowi integralną część każdego z zakupionych samochodów a więc nie ma podstaw, żeby do wyposażenia stosować inne zasady odliczania VAT. Dyrektor KIS podkreślił, że w tej sytuacji fakt obciążania użytkowników kosztami tego ponadstandardowego wyposażenia pozostaje bez wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT, które wynosi 50%.

Sprzedaż samochodu firmowego a ewidencja na kasie fiskalnej

Pozostaje jeszcze jedna kwestia do wyjaśnienia, w jaki sposób taką sprzedaż należy udokumentować? W przypadku osób fizycznych najczęściej wystawiane są paragony fiskalne na kasie fiskalnej. Jednak jeśli firma nie posiada kasy, ponieważ nie musi, to czy z uwagi na tę okoliczność będzie musiała ją nabyć? Otóż jak się okazuje dostawa towarów zaliczanych u przedsiębiorcy do środków trwałych podlegających amortyzacji udokumentowana fakturą pozwala na skorzystanie ze zwolnienia ewidencji na kasie fiskalnej. Mowa jest o tym w Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących a konkretnie w załączniku do tego dokumentu pod poz. 47.

Podsumowanie

Przepisy nie zabraniają sprzedaży pracownikowi firmowego samochodu. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na udzielenie dodatkowego rabatu z tego tytułu, to takie poczynania również mieści się w granicach prawa. Organy podatkowe podkreślają, że relacje biznesowe mogą być kształtowane dowolnie przez przedsiębiorcę przy założeniu, że są spójne z prowadzoną polityką firmy. Sprzedaż majątku firmowego jest opodatkowana na takich samych zasadach, jak każda inna transakcja, musi być rozliczona zarówno po stronie PIT, jak i VAT, co do tego nie ma żadnych wątpliwości. Bezsporne pozostaje również ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT od wszelkiego rodzaju zakupów związanych z samochodami osobowymi, które są wykorzystywane w firmie w sposób mieszany, zawsze przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT od wszystkich wydatków.