Wynajem mieszkania za granicą – czy może być kosztem? Rozliczenie KPiR i VAT

Prowadzenie działalności gospodarczej najczęściej jest związane z określonym miejscem. Nie zawsze jest to możliwe w miejscu zamieszkania, dlatego wiele firm wynajmuje mieszkania czy lokale. Jest to dość powszechna praktyka i najczęściej nie ma wątpliwości, że takie wydatki znajdą się w kosztach działalności gospodarczej. Jednak nie dla każdego oczywista jest zasada i metoda rozliczania wynajmu mieszkania poza granicami kraju. W dzisiejszej publikacji zastanowimy się, czy wynajem mieszkania za granicą może być kosztem, jeśli tak to jak powinien być rozliczony w PKPIR i podatku VAT.

Działalność gospodarcza w wynajmowanym mieszkaniu

Nie ma przepisów, które zabraniałyby prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu. Najczęściej takie przypadki dotyczą sytuacji wynajmu na terenie Polski. Może to być zarówno wynajem na cele mieszkalne, ale można również wynajmować różnego rodzaju lokale użytkowe. Prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu powinno być przede wszystkim za wiedzą i zgodą właściciela mieszkania. Dodatkowo informacja o miejscu prowadzenia działalności powinna być również zaktualizowana w CEIDG. Nie ma również przeciwwskazań, żeby poniesiony wydatek znalazł się w kosztach uzyskania przychodów, o ile m.in.:

• będzie właściwie udokumentowany,
• w wynajmowanym mieszkaniu będzie prowadzona działalność gospodarcza,
• poniesiony wydatek musi mieć charakter definitywny, nie stanowią kosztów wpłacone zaliczki, które mogą być zwrócone.

Organy podatkowe nie kwestionują również kosztów związanych z wynajmem mieszkania w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania. Przykładowo w jednej z interpretacji podatkowych z dnia 27.02.2024 r. sygn. 0112-KDIL2-2.4011.161.2024.1.MW opisany został następujący stan faktyczny. Przedsiębiorca z uwagi na trudności pozyskania zleceń w miejscu zamieszkania zmuszony jest do ich poszukiwania poza tym miejscem. W tym celu wynajął mieszkanie w odległości ok. 170 km od aktualnego miejsca zamieszkania, ponieważ dojazdy były zbyt uciążliwe i kosztowne. Przedsiębiorca dokumentuje poniesiony koszt dowodem wewnętrznym, który sporządza się w oparciu o umowę najmu i potwierdzenia przelewów bankowych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe. Jednak w uzasadnieniu napisał jeszcze m.in., że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dowodów stwierdzających jedynie wysokość poniesionych wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Dodatkowo niezbędne jest posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której jest wynajmowane mieszkanie. Umożliwi to w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzi racjonalność poniesionych wydatków.

Wynajem mieszkania za granicą – czy może być kosztem?

W świetle powyższych ustaleń nie powinno być wątpliwości, że taka sama zasada będzie obowiązywała co do wydatków poniesionych na wynajem mieszkania za granicą. Również w takim przypadku będzie to mogło stanowić koszty dla firmy pod pewnymi warunkami. Z zapytaniem w takiej sprawie zwrócił się jeden z przedsiębiorców, o czym jest mowa w interpretacji podatkowej sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.697.2022.2.RK z dnia 13.10.2022 r. W tym przypadku przedsiębiorca uzyskał kontrakt w Czechach na rok w związku z powyższym niezbędna jest jego obecność na terenie Czech przez ten okres. Dyrektor KIS uznał, że wydatek na wynajem mieszkania może się znaleźć w kosztach uzyskania przychodów pod warunkiem, że będzie właściwie udokumentowany. Wydatek wyrażony w walucie obcej powinien zostać przeliczony na złotówki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, za który uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu. Warto w tym miejscu jeszcze się zastanowić, w jaki sposób powinien być rozliczany podatek VAT.

Wynajem mieszkania za granicą a podatek VAT

Na gruncie ustawy o podatku VAT miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce położenia nieruchomości. W praktyce oznacza to, że również wynajem mieszkania za granicą będzie podlegał pod tę zasadę. Czyli podmiotem zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT od wynajmu mieszkania będzie właściciel nieruchomości. Natomiast jeśli polski przedsiębiorca otrzyma fakturę, na której widnieje czeski VAT, to ma prawo do ubiegania się o zwrot podatku w ramach procedury VAT-REFUND. Taki wniosek składa się do naczelnika urzędu skarbowego zgodnie z miejscem zamieszkania przedsiębiorcy w Polsce.

Wynajem za granicą – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszaliśmy temat rozliczania wynajmu mieszkania za granicą pod kątem podatku dochodowego i VAT. Rozliczanie wynajmu mieszkań w prowadzonej działalności gospodarczej będzie możliwe, o ile przedsiębiorca taki wydatek w sposób prawidłowy udokumentuje, ale również musi wykazać związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie stosuje się odmiennych zasad rozliczania dla wynajmu krajowego i zagranicznego, w jednym i drugim przypadku będą to koszty działalności gospodarczej. Taki sposób postępowania potwierdzają również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. W dzisiejszej publikacji poruszyliśmy jeszcze wątek rozliczania podatku VAT. Podmiotem zobowiązanym do rozliczenia VAT będzie firma z Czech. Jeśli taki czeski VAT znajdzie się na otrzymanej fakturze, to polski przedsiębiorca będzie mógł go odzyskać jedynie poprzez złożenie wniosku do polskiego organu podatkowego VAT-REF.

Stan prawny na dzień: 04.07.2024 r.