Podnoszenie kwalifikacji pracownika a koszty uzyskania przychodu

Nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć, że żyjemy w czasach ciągłych zmian, najlepiej chyba rozumieją to przedsiębiorcy. To, co jeszcze kilka lat temu było normą, dzisiaj już straciło na aktualności. Dlatego tak ważne jest ciągłe podnoszenie kwalifikacji nie tylko swoich, ale również zatrudnianych pracowników. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem rozliczania wydatków na podnoszenie kwalifikacji pracowników w kosztach uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej

Najczęściej wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, znajdą się w kosztach uzyskania przychodów. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) mowa jest o tym, kiedy wydatek znajdzie się po stronie kosztów.

To są tak naprawdę cechy, które muszą być brane pod uwagę przy definiowaniu kosztów uzyskania przychodów. Na tej podstawie zastanowimy się, czy wydatki ponoszone na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników będą stanowiły dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów.

Koszty pracownicze w prowadzonej działalności gospodarczej

Z kosztami pracowniczymi najczęściej kojarzą się nam koszty wynagrodzeń, wraz z nagrodami, premiami czy rozliczaniem podróży służbowych pracowników. Dodatkowo każdy pracodawca ma obowiązki wynikające z przepisów BHP, czy przeprowadzanie okresowych badań i szkoleń pracowniczych. W niektórych okolicznościach pracodawca ma również obowiązek zapewnić pracownikowi posiłki i napoje. Wszystkie te wydatki będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Podnoszenie kwalifikacji pracownika a koszty uzyskania przychodu

W przepisach, czyli w ustawie o PIT, nie pisze się wprost na temat zaliczania wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Nie są one również wymienione w katalogu kosztów nieuznawanych podatkowo za koszty. Wydaje się, że koszty, które dotyczą pracowników, stanowią koszty uzyskania przychodów, ale nie wszystkie wydatki są na tyle oczywiste, stąd powstają wątpliwości u przedsiębiorców. Żeby je rozwiać, najlepiej będzie powołać się na niektóre rozstrzygnięcia podatkowe, w których poruszana była ta problematyka.

W jednej z interpretacji podatkowych nr 0114-KDIP2-2.4010.415.2023.4.ASK z dnia 12.10.2023 r. przedsiębiorca zadał pytanie, czy ma prawo zaliczyć do kosztów wydatki na wydarzenie edukacyjne, tj. szkolenia, kursy, studia, konferencje i inne, które przyczynią się do podniesienia kwalifikacji zawodowych pracowników. W ocenie spółki przedmiotowe wydarzenia edukacyjne ma na celu osiągnięcie przyszłych przychodów, jak również zachowanie źródła przychodów. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się z firmą i uznał, że takie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Pod pojęciem wydarzeń edukacyjnych należy rozumieć wydarzenia, które mają charakter edukacyjny i są związane z działalnością spółki. Przyczyniają się do podnoszenia kwalifikacji pracownika, zdobywania przez niego nowej wiedzy, otrzymania nowoczesnych kompetencji oraz doświadczenia w dziedzinie działalności firmy. Mogą to być przykładowo: seminaria, warsztaty, webinaria, wykłady, kursy, konferencje. Dyrektor KIS podkreślił, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewidują wyłączeń przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z kształceniem pracowników.

W innej interpretacji nr 0114-KDIP2-2.4010.523.2023.3.PK z dnia 14.12.2023 r. padło pytanie odnośnie zaliczenia do kosztów wydatków ponoszonych na poszerzanie i doskonalenie wiedzy specjalistycznej w branży informatycznej. Okres trwania kursu może być krótki, jedno czy dwudniowy, ale również kurs może trwać miesiąc, a nawet rok. W ramach podnoszenia kwalifikacji brane są również pod uwagę szkolenia nauki języków obcych i kompetencji miękkich. Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że takie wydatki będą kosztem, a w uzasadnieniu napisał m.in., uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W jeszcze innej interpretacji nr 0114-KDIP2-1.4010.622.2023.2.DK z dnia 03.01.2024 r. czytamy, że jest możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów usług cateringowych, zajęć sportowych oraz kosztów usług masażu. W kategorii zajęć sportowych znajduje się: joga, pole dance, stretching, tenis. Z uzasadnienia wynika, że spółka w ramach propagowania zdrowego stylu życia i dbałości o kulturę fizyczną osób w niej zatrudnionych, wdrożyła dla swoich pracowników szereg programów, mających na celu ich aktywizację fizyczną, obniżenie poziomu stresu, zachowanie dobrego stanu zdrowia – zarówno fizycznego jak i psychicznego, co zmniejszają ryzyko spadku kreatywności, produktywności, wydajności w pracy, a tym samym polepsza zdolność pracowników do świadczenia pracy.

W jeszcze innej interpretacji nr 0111-KDIB1-1.4010.319.2022.1.SH z dnia 05.08.2022 r. zadano pytanie czy w razie sfinansowania lotów w tunelu aerodynamicznym dla pracownika zatrudnionego obecnie przy wykonywaniu zdjęć i filmów podczas skoków spadochronowych koszt takich lotów będzie stanowił koszt uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy? Dyrektor KIS uznał, że taki wydatek może stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Jak czytamy w interpretacji, ponoszone przez spółkę koszty lotów w tunelu aerodynamicznym pozwalają na doskonalenie technik zapewniających bezpieczeństwo, to z kolei przekłada się na późniejsze bezpieczeństwo podczas skoków w praktyce, pozwalając na prawidłowe wykonywanie obowiązków pracowniczych w zakresie realizacji ww. usług fotograficznych i filmowych. Dyrektor KIS napisał m.in., że dzięki temu pracownik będzie mógł prawidłowo i bezpiecznie wykonywać powierzone obowiązki pracownicze w ramach prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszony został temat ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na podnoszenie kwalifikacji pracowników. Co do zasady, to przedsiębiorca musi wykazać związek poniesienia wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku kosztów pracowniczych najczęściej nie powinno być problemów z ich rozliczeniem, również tych związanych z podnoszeniem kwalifikacji. W artykule przywołano różne interpretacje podatkowe, w których charakter ponoszonych kosztów mógłby w niektórych przypadkach budzić wątpliwości, a organ podatkowy wsłuchując się w uzasadnienie celowości kosztu, przyznawał rację przedsiębiorcy. Jest to niewątpliwie optymistyczna informacja, dla tych wszystkich właścicieli firm, którzy rozumieją potrzebę ciągłego rozwoju.

Stan prawny na dzień: 19.07.2024 r.