11 rzeczy, o których musisz pamiętać po zarejestrowaniu firmy

Jak więc dopilnować pojawiające się w tym obszarze obowiązki? Przybliżamy zestawienie 11 rzeczy, o których należy pamiętać przy zakładaniu działalności gospodarczej.

Wybór optymalnej formy opodatkowania

Wybór optymalnej formy opodatkowania to zdecydowanie jedna z najważniejszych decyzji, którą musi podjąć początkujący przedsiębiorca. Do wyboru dostępne są trzy opcje – ryczałt, zasady ogólne lub podatek liniowy. Skupiając się na samych stawkach, na podatku liniowym jest to 19%, bez względu na osiągane dochody. Przy zasadach ogólnych stosuje się stawkę 12% do momentu uzyskania 120 000 zł przychodu. Po przekroczeniu tej kwoty pojawia się konieczność opodatkowania dochodów już wyższą stawką wynoszącą aż 32%.

Poznaj wskazówki eksperta zaprezentowane w naszym materiale wideo.

Zupełnie inaczej skonstruowany jest natomiast ryczałt, który stanowi podatek przychodowy. W efekcie to przychód staje się podstawą opodatkowania. Sama stawka podatku zależy od tego, jakie usługi lub towary są sprzedawane – wahając się od 2% nawet do 17%.

Formę opodatkowania można wybrać już na etapie zakładania działalności, podczas wypełniania wniosku o wpis do rejestru CEIDG. Jednak w sytuacji gdy występuje potrzeba dodatkowych konsultacji, chociażby ze swoim przyszłym księgowym, problemu nie stanowi również dokonanie tego wyboru w nieco późniejszym terminie. Należy jednak dopilnować, by zmieścić się w terminie do 20. dnia następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym.

Rejestracja do ZUS

Chociaż każdego przedsiębiorcę czeka rejestracja do ZUS, w pierwszym etapie działalności nie ma potrzeby zamartwiania się obciążeniami na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Łączy się to z faktem przysługującego prawa do skorzystania z różnego rodzaju ulg, do których można się zarejestrować albo na etapie zakładania działalności – w trakcie wypełniania wniosku do CEIDG przy rejestracji swojej firmy, albo też w późniejszym okresie. Należy jednak pamiętać, że musi się to zadziać w ciągu siedmiu dni od dokonania wpisu do CEIDG.

Wspomniane ulgi to przede wszystkim, w pierwszym okresie, ulga na start, czyli zwolnienie ze wszystkich obciążeń wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, z wyjątkiem składki zdrowotnej – tylko ją będzie trzeba opłacać przez pierwszych sześć pełnych miesięcy prowadzenia działalności.

W kolejnym okresie pojawi się możliwość skorzystania z tak zwanych składek preferencyjnych. Tutaj już występuje konieczność ubezpieczenia do wszystkich składek ZUS-owskich – emerytalnych, rentowych, wypadkowych, dobrowolnych chorobowych, a także opłacanej wcześniej składki zdrowotnej. Jednak podstawa do wyliczenia tej składki nadal pozostanie stosunkowo niska. Dla przykładu, na rok 2025, obciążenia względem ZUS przy składkach preferencyjnych to dodatkowo ok. 410-440 zł miesięcznie.

Dopiero po upływie okresu przysługiwania tych wszystkich ulg, de facto po dwóch i pół roku prowadzenia działalności, nastąpi konieczność zmierzenia się już z pełnym ZUS-em.

Rejestracja do VAT/VAT UE po nadaniu NIP

Po założeniu swojej działalności i nadaniu jej numeru NIP należy zastanowić się nad statusem podatnika VAT oraz podatnika VAT UE. Chociaż są to dwie zupełnie odrębne kwestie, to sama rejestracja realizowana jest na jednym formularzu VAT-R.

Skupiając się na krajowym podatku VAT, warto zwrócić uwagę na różnego rodzaju dostępne zwolnienia, które mogą uprościć rozliczenie. W przypadku prowadzenia działalności na niewielką skalę, do 200 000 zł rocznego przychodu, przysługuje zwolnienie podmiotowe. Skorzystanie z niego odsuwa w ogóle potrzebę rozważania podatku VAT jako sposobu na rozliczenie się ze swoim urzędem skarbowym.

Jednocześnie niektóre rodzaje działalności, ze względu na jej charakter, czyli rodzaj sprzedawanych usług albo też towarów, mogą liczyć na zwolnienie przedmiotowe – przykładowo usługi ubezpieczeniowe.

Przedsiębiorcy, którzy nie mogą skorzystać z powyższych zwolnień, mają obowiązek zarejestrować się do VAT-u już od dokonania pierwszej sprzedaży. Do tej grupy zalicza się między innymi usługi doradcze albo niektóre usługi niematerialne.

Równolegle rejestracja do VAT-UE jest konieczna do dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych – realizowanych w obrębie Unii Europejskiej. Dodatkowo, w przypadku nabywania usług, do VAT UE należy się zarejestrować także, gdy ma miejsce ich zakup spoza UE.

Takie działanie, oprócz umożliwienia odpowiedniego zaraportowania konkretnej sprzedaży do urzędu skarbowego, pozwala również na skorzystanie z preferencyjnych stawek podatku, które obowiązują przy dokonywaniu takiej transakcji. Profilaktyczna rejestracja do VAT-UE ułatwia więc tańszy dostęp do usług.

Wybór biura rachunkowego lub systemu księgowego

Wybierając biuro rachunkowe, takie jak IFIRMA, można liczyć na wsparcie specjalistów, którzy zajmą się wszelkimi koniecznymi formalnościami – rejestracja w ZUS, wysyłka deklaracji podatkowych oraz do ZUS, a także obsługa zatrudnianych pracowników. W efekcie, oddając znaczną część bieżących obowiązków z zakresu księgowości czy podatków, przedsiębiorca ma szansę na lepsze skupienie się na samym prowadzeniu firmy.

Wprowadzenie majątku prywatnego do działalności

Rozwiązanie to jest szczególnie pomocne, gdy przedsiębiorca pragnie zminimalizować kosztowne wydatki na nowy sprzęt. Wprowadzany do działalności prywatny majątek można wykorzystywać w ramach prowadzonej działalności, zyskując dodatkowo za sprawą amortyzacji korzystniejsze podatkowo rozliczenie.

Pełnomocnictwa i upoważnienia

Zarówno wybór wsparcia biura rachunkowego, jak i skorzystanie z pomocy osoby trzeciej w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej łączy się z koniecznością zwrócenia uwagi na aspekt pełnomocnictw i upoważnień uprawniających wskazane osoby do kontaktu z poszczególnymi instytucjami i występowania w sprawie właścicieli. Różnego rodzaju upoważnienia umożliwiają dodatkowo wysyłkę deklaracji do urzędu skarbowego lub ZUS-u, redukując potrzebę osobistego zajmowania się tym przez samych przedsiębiorców.

Ustalenie prawidłowych stawek podatku VAT i ryczałtu

Działania w tym obszarze należy podjąć jeszcze przed dokonaniem pierwszej sprzedaży towarów czy usług. Stosowanie zbyt niskich stawek VAT albo ryczałtu może nieść za sobą nieprzyjemne konsekwencje w postaci konieczności dopłaty podatku, często wraz z odsetkami.

Istotnym elementem przy weryfikacji stawki podatku jest wcześniejsze ustalenie kodu PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług).

Założenie konta bankowego

Konto bankowe to kolejny przydatny atrybut przy prowadzeniu działalności. Dla osób prowadzących biznes dostępne są dwa rodzaje kont – konto osobiste oraz konto firmowe. Przy czym nie ma obowiązku, by początkujący przedsiębiorca zakładał konto firmowe.

Czasami jednak okazuje się ono przydatne w kontaktach z niektórymi kontrahentami, ponieważ tylko konto firmowe może być wpisane na tak zwaną białą listę VAT, co znacznie upraszcza rozliczenia właśnie z tymi kontrahentami.

Samochód prywatny w jednoosobowej działalności gospodarczej

Osoby posiadające samochód osobowy, które zamierzają go wykorzystywać w ramach prowadzonej działalności, mają do wyboru dwie opcje. Pierwszą z nich stanowi wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych, czyli do majątku przedsiębiorstwa. Dzięki temu wartość takiego samochodu można ująć w rozliczeniach podatkowych, wskazując go jako koszt prowadzenia działalności. Dodatkowo przy amortyzacji pojawi się także korzystniejsze rozliczanie wydatków eksploatacyjnych, jak paliwo, serwis czy wymiana opon.

Jedynym minusem wprowadzenia samochodu do działalności jest konieczność wykazania przychodu w przypadku ewentualnej sprzedaży pojazdu. Problem ten rozwiązuje decyzja o wykorzystaniu auta jako samochodu prywatnego w ramach działalności gospodarczej.

Jednak taka opcja nie daje możliwości wykazywania przez odpisy amortyzacyjne wartości samochodu jako koszt. Mniej korzystne staje się wtedy także rozliczanie wydatków eksploatacyjnych.

Ostateczny wybór powinien więc być uzależniony od indywidualnych preferencji przedsiębiorcy oraz samej wartości posiadanego pojazdu.

Rozliczenie dofinansowania na rozpoczęcie działalności

W przypadku otrzymania środków z urzędu pracy należy pamiętać o prawidłowym rozliczeniu się z urzędem. Niezbędnym elementem staje się dokładne pilnowanie terminów zawartych w umowie podpisanej z urzędem, tak aby uniknąć konieczności zwrotu otrzymanych środków.

Założenie konta na PUE ZUS

Konto na PUE ZUS, czyli Platformie Usług Elektronicznych ZUS, jest obecnie obowiązkowe, dlatego też warto zadbać o dopełnienie tej formalności już wcześniej.

PUE ZUS to pożyteczne narzędzie umożliwiające załatwienie w ZUS-e spraw, których na przykład nie obsługuje nasz system księgowy – chociażby złożenie pełnomocnictwa. Dzięki PUE ZUS można również sprawdzić stan bieżących albo archiwalnych rozliczeń z ZUS.