Umowa na zastępstwo – kluczowe informacje 2025. Wzór umowy do pobrania!

×

Umowa na zastępstwo – najważniejsze informacje

Umowa na zastępstwo to nic innego jak umowa o pracę na czas określony. Od standardowej umowy na czas określony różni się tym, że służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy [por. art. 25(1) § 4 Kodeksu pracy].

Wśród cech charakterystycznych dla umowy na zastępstwo należy wyróżnić:

• czas trwania:
  • zawierana jest na czas określony, tj. jej czas trwania jest uzależniony od okresu nieobecności zastępowanego pracownika;
  • w umowie należy wskazać datę rozpoczęcia pracy i datę zakończenia pracy (czyli dzień, w którym umowa ulega rozwiązaniu z powodu upływu terminu, na jaki została zawarta, który jest zazwyczaj powiązany z dniem powrotu do pracy zastępowanego pracownika);
• cel:
  • zastąpienie pracownika, który nie może wykonywać pracy z jakiegoś uzasadnionego, usprawiedliwionego powodu;
  • zapewnienie ciągłości pracy na określonym stanowisku, w danym zakładzie pracy i sytuacji, tak aby nieobecność stałego pracownika nie wpłynęła na organizację pracy w danej firmie;
• okres wypowiedzenia:
  • uzależniony jest od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:
    • 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
    • 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
    • 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
• prawa i obowiązki pracownika:
  • pracownik ma takie same prawa i obowiązki jak w przypadku innych umów (umowy o pracę na czas określony i nieokreślony), przykładowo:
    • obowiązek wykonywania pracy sumiennie i starannie;
    • obowiązek wykonywania poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę;
    • obowiązek przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, przepisów BHP;
    • prawo do otrzymania wynagrodzenia za pracę;
    • prawo do urlopu;
    • prawo do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
• forma i treść:
  • umowa musi być zawarta w formie pisemnej i powinna zawierać następujące elementy:
    • określenie stron umowy;
    • rodzaj pracy;
    • miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
    • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
    • wymiar czasu pracy;
    • dzień rozpoczęcia pracy;
    • czas jej trwania ze wskazaniem dnia jej zakończenia;
    • wypowiedzenie.

  Przykład 1

  Maria Nowak pracuje w firmie XYZ na stanowisku głównej księgowej. W związku ze zbliżającym się porodem od dnia 1 stycznia 2025 r. przebywa na urlopie macierzyńskim, który ma trwać do 30 kwietnia 2025 r. Wobec tego pracodawca, aby zachować ciągłość pracy w firmie, podpisał umowę na zastępstwo z Justyną Kowalską, która stanowi, że stosunek pracy obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. do czasu powrotu Marii Nowak. Jako że urlop macierzyński Marii Nowak będzie trwać do końca kwietnia, to do tego dnia obowiązywać będzie umowa na zastępstwo. W przypadku gdy Maria Nowak przedłuży swoją nieobecność np. poprzez skorzystanie z urlopu rodzicielskiego albo wskutek choroby, to umowa na zastępstwo z Justyną Kowalską zostanie przedłużona o czas nieobecności Marii Nowak.

  Przykład zapisów w umowie na zastępstwo:

  • „Umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 30 kwietnia 2025 r.”.
  • „Umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje od dnia 1 lutego 2025 r. do dnia 3 kwietnia 2025 r. lub do wcześniejszego powrotu pracownika Marii Nowak do pracy, z możliwością odpowiedniego przedłużenia umowy w przypadku wydłużenia jej usprawiedliwionej nieobecności w pracy”.
  Więcej na temat:

  • urlopu macierzyńskiego w formie kompendium przeczytasz tutaj,
  • uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przeczytasz tutaj.

  Umowa na zastępstwo a ciąża

  Zgodnie z przepisem art. 177 § 3 Kodeksu pracy „Umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu”.

  Z powyższego przepisu można byłoby wyciągnąć wniosek, że umowa na zastępstwo (która jest rodzajem umowy o pracę na czas określony) ulega przedłużeniu do dnia porodu, jeśli jej rozwiązanie przypadałoby po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Jednakże kolejny przepis tegoż artykułu, tj. § 3(1) stanowi, że „Przepisu § 3 nie stosuje się do umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy”.

  Tym samym umowa na zastępstwo nie przedłuża się do dnia porodu, ponieważ wygasa co do zasady z dniem powrotu zastępowanego pracownika.

  Umowa na zastępstwo a okres wypowiedzenia

  Zgodnie z przepisem art. 30 Kodeksu pracy umowę o pracę (na czas nieokreślony czy określony, w tym na zastępstwo) można rozwiązać na podstawie:

  • porozumienia stron,
  • oświadczenia jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
  • oświadczenia jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),
  • z upływem czasu, na który była zawarta;

  Jeśli chodzi o wypowiedzenie umowy na zastępstwo, to należy zapamiętać, że:

  • okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony (w tym umowy na zastępstwo) jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:
    • 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
    • 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
    • 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata;
  • wypowiedzenie powinno zostać złożone na piśmie niezależnie od tego, czy składa je pracownik, czy pracodawca;
  • w okresie wypowiedzenia pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy, chyba że pracodawca zwolni go z obowiązku jej świadczenia;
  • może zostać rozwiązana bez zachowania okresu wypowiedzenia, o ile wystąpią ku temu uzasadnione okoliczności, np. ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, czy też jeśli zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe.

Więcej na temat wypowiedzenia umowy o pracę przeczytasz tutaj.

Umowa na zastępstwo – wady

Wśród wad umowy na zastępstwo można wyróżnić:

• brak stabilnego zatrudnienia (umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. do czasu powrotu zastępowanego pracownika);
• brak możliwości awansowania w danej firmie, bowiem umowa na zastępstwo nie daje perspektywy na rozwój kariery w strukturach danej firmy, a rola pracownika, który zastępuje pracownika nieobecnego skupia się wyłącznie na jego zastępstwie i wykonywaniu jego obowiązków, aby zachować ciągłość pracy w firmie;
• ryzyko przedwczesnego zakończenia stosunku pracy, gdy np. zastępowany pracownik wróci wcześniej z urlopu (ważne – jeśli zastępowany pracownik wróci szybciej z urlopu, a umowa na zastępstwo została zawarta na konkretny okres, np. od dnia 1 stycznia 2025 roku do dnia 1 kwietnia 20205 r., to umowa ta wygasa automatycznie, albowiem cel umowy przestaje wówczas istnieć);
• brak ochrony dla kobiet w ciąży związanej z przedłużeniem umowy na zastępstwo do dnia porodu.

Elementy umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo, jako że stanowi rodzaj umowy o pracę na czas określony, powinna zawierać wszystkie elementy wymagane dla umowy o pracę oraz dodatkowo określać cel, jakim jest zastąpienie innego pracownika.

Umowa na zastępstwo powinna w swej treści zawierać następujące elementy:

• określenie stron umowy,
• wskazanie rodzaju umowy (umowa na zastępstwo),
• określenie stanowiska i rodzaju pracy,
• opisanie zakresu obowiązków,
• wskazanie wymiaru i systemu czasu pracy,
• określenie data rozpoczęcia i zakończenia pracy (należy wpisać datę rozpoczęcia pracy oraz datę jej zakończenia, która odpowiada dacie powrotu zastępowanego pracownika),
• wynagrodzenie,
• wskazanie celu umowy (że umowa zawierana jest w celu zastępstwa konkretnego pracownika, wraz z podaniem przyczyny jego nieobecności),
rozwiązanie i okres wypowiedzenia umowy.

Najczęstsze pytania

1. Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitu umów?

   Nie, ponieważ umowa na zastępstwo nie podlega ograniczeniom dotyczącym liczby ani czasu trwania umów na czas określony, co wynika z przepisu art. 25(1)§ 4 pkt 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że umowy zawarte w celu zastąpienia pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności są wyłączone z przepisów limitujących umowy.

2. Czy umowa na zastępstwo wlicza się do emerytury?

   Tak, ponieważ umów na zastępstwo gwarantuje pracownikowi takie same prawa i przywileje jak w przypadku klasycznej umowy o pracę na czas określony albo nieokreślony. Oznacza to, że okres zatrudnienia na jej podstawie jest traktowany jako okres składkowy przy obliczaniu emerytury pracownika.

3. Umowa na zastępstwo – czy warto ją zawrzeć?

   Jest to kwestia bardzo indywidualna, ponieważ umowa ta nie daje stabilności finansowej czy stabilności w zatrudnieniu oraz umożliwia np. rozwój w danej firmie. Niemniej jeśli ktoś pozostaje bez pracy i otwiera się przed nim szansa na zawarcie umowy o zastępstwo, to warto skorzystać z tej opcji. Gdy pojawi się lepsza oferta pracy, to zawsze można taką umowę wypowiedzieć, natomiast jeśli stosunek pracy na tę umowę będzie kontynuowany, to taki pracownik ma zagwarantowane prawa pracownicze, takie jak prawo do wynagrodzenia, prawo do urlopu i okres składkowy, który wpływa na emeryturę. Co więcej, pracownik może w tym czasie również zdobyć doświadczenie, które przełoży się na jego rozwój kariery zawodowej.

4. Czy umowa na zastępstwo wlicza się do stażu pracy?

   Tak, umowa na zastępstwo wlicza się do stażu pracy, bowiem czas pracy przepracowany na podstawie umowy na zastępstwo jest traktowany tak samo jak okres pracy podczas pracy na podstawie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony.

5. Umowa na zastępstwo – jaki okres wypowiedzenia?

   Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wynosi 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, lub 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Podsumowanie

Umowa na zastępstwo ma na celu zastąpienie z usprawiedliwionego powodu nieobecnego pracownika innym pracownikiem do czasu powrotu zastępowanego pracownika. Pracownik na zastępstwie ma takie same prawa i obowiązki jak pracownik będący na umowie o pracę (na czas określony lub nieokreślony), jednak jego stabilność w firmie jest osłabiona z uwagi na fakt, iż stanowisko które tymczasowo piastuje w firmie, może być przez niego zajmowane do momentu powrotu zastępowanego pracownika.