Praca zdalna za granicą
Praca zdalna została uregulowana w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w rozdziale IIc. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy praca może być realizowana w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, które jest każdorazowo uzgadniane z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, szczególnie z wykorzystaniem narzędzi do bezpośredniej komunikacji na odległość [por. art. 67(18)].
Tym samym praca zdalna powinna obejmować następujące elementy:
- całkowite lub częściowe wykonywanie pracy zdalnej (np. hybrydowo, 50% pracy w domu i 50% pracy zdalnie);
- praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, jednak każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą;
- wykonywanie pracy z użyciem środków umożliwiających bezpośrednią komunikację na odległość.
Dodatkowo jeśli chodzi o zasady wykonywania pracy zdalnej, to powinno się je określić:
- w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (organizacjami związkowymi),
- regulaminie pracy zdalnej,
- porozumieniu z pracownikiem.
Odnosząc się jednak stricte do miejsca pracy zdalnej, to może to być zasadniczo każde wybrane przez pracownika miejsce, ale należy pamiętać, że musi zostać zaakceptowane przez pracodawcę. Z przepisów nie wynika również zakaz uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej w kilku różnych miejscach oraz krajach, co oznacza, że praca zdalna może być wykonywana w kilku różnych miejscach, np. w domu pracownika (w miejscu jego zamieszkania) i w innym miejscu, np. w innym mieście i w miejscu, gdzie nie zamieszkuje stale pracownik, a także w innym kraju, czyli poza granicami Polski. Zatem indywidualne porozumienie pracownika z pracodawcą jest podstawą, aby móc świadczyć pracę zdalną z zagranicy.
WAŻNE – przepisy prawa pracy nie nakładają żadnych ograniczeń dotyczących wykonywania pracy zdalnej jedynie na terytorium Polski, co oznacza, że praca zdalna może być realizowana także poza granicami kraju.
Jako że istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej za granicą przy jednoczesnym zamieszkiwaniu w Polsce, to należy jednak pamiętać kwestiach podatkowych i ubezpieczeniowych.
Praca zdalna za granicą a podatki
Praca zdalna wykonywana za granicą przy jednoczesnym zamieszkiwaniu na terenie Polki wiąże się z kwestiami podatkowymi, które mogą wydawać się skomplikowane, ale należy pamiętać o tym, że jeżeli pracownik jest rezydentem podatkowym Polski, to jego dochody z pracy zdalnej powinny być opodatkowane w Polsce, nawet jeśli fizycznie przebywa za granicą.
Na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych można ustalić, kogo można uznać za polskiego rezydenta. Tym samym rezydentem polskim jest osoba fizyczna, która mieszka na terytorium Polski, czyli:
- posiada na terytorium kraju polskiego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
- przebywa na terytorium Polskie dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
W przypadku gdy osoba fizyczna nie spełnia żadnego z powyższych warunków, uznawana jest za nierezydenta. Natomiast gdy spełnia chociaż jeden z powyższych warunków, jest uznawana za polskiego rezydenta podatkowego.
Dlatego też jeśli pracownik – osoba fizyczna – pracuje za granicą przez dłuższy czas, to istnieje ryzyko pojawienia się zagadnienia związanego z podwójnym opodatkowaniem, czyli opodatkowaniem dochodów jednocześnie w Polsce oraz w kraju, w którym świadczona jest praca zdalna.
Aby uniknąć takich sytuacji, Polska zawarła z wieloma krajami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przykładowo umowa została zawarta z Albanią, Francją, Maltą, Szwecją czy też Tajlandią. Wykaz umów znajdziesz pod tym linkiem.
Przeczytaj więcej na temat:
Praca zdalna za granicą a ZUS
Praca zdalna wykonywana za granicą wiąże się również z kwestią ubezpieczeń społecznych. Co do zasady osoba fizyczna wykonująca zdalnie pracę za granicą i spełniająca warunki do uznania jej za polskiego rezydenta podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, co oznacza, że należy za takiego pracownika opłacać składki ZUS w Polsce, o ile świadczy pracę na podstawie umowy o pracę.
WAŻNE – pracownik wykonujący pracę zdalną za granicą dla polskiego pracodawcy jest objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych.
Jednakże należy mieć na uwadze przepisy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 ww. rozporządzenia: „Osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega:
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim; lub
- jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania:
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniona przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę; lub
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców, jeżeli jest zatrudniona przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim; lub
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie jej zamieszkania, jeżeli jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim jej zamieszkania; lub
- ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub dwóch z tych pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania”.
Z powyższej regulacji wynika, że osoba, która wykonuje pracę zdalną w dwóch lub więcej państwach członkowskich UE, podlega ustawodawstwu ubezpieczeniowemu (w tym ZUS) jednego z tych państw, w zależności od miejsca zamieszkania oraz miejsca wykonywania pracy.
W szczególności:
- pracownik podlega ustawodawstwu państwa, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część swojej pracy w tym państwie;
- a przypadku braku znacznej części pracy w państwie zamieszkania:
- jeśli pracuje dla jednego przedsiębiorstwa lub pracodawcy, podlega ustawodawstwu państwa, w którym znajduje się siedziba tego przedsiębiorstwa;
- jeśli pracuje dla co najmniej dwóch pracodawców lub przedsiębiorstw, które mają siedziby w jednym państwie członkowskim, podlega ustawodawstwu tego państwa;
- jeśli pracuje dla dwóch lub więcej przedsiębiorstwach lub u pracodawców, których siedziby znajdują się w różnych państwach członkowskich, wtedy podlega ustawodawstwu państwa, w którym ma miejsce zamieszkania.
Zatem miejsce zamieszkania oraz miejsce wykonywania pracy decydują o tym, w jakim państwie członkowskim osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu.
Dalej należy przyjrzeć się przepisom porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej (z dniem 1 lipca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej).
W porozumieniu wskazano, że: „Porozumienie dotyczy pracowników, zwyczajowo pracujących w różnych państwach członkowskich, mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy”.
WAŻNE – porozumienie obejmuje pracowników, którzy mają pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim ( innym niż kraj ich zamieszkania pracownika) i wykonują część pracy w swoim kraju zamieszkania, korzystając z telepracy transgranicznej, która stanowi co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy.
Powyższe porozumienie reguluje zasady zatrudnienia pracowników wykonujących część swojej pracy w kraju zamieszkania, ale nadal pozostających pod wpływem prawa pracy innego państwa UE, gdzie mają swojego pracodawcę. Takie rozwiązanie dotyczy sytuacji, gdy praca zdalna w kraju zamieszkania nie stanowi większości czasu pracy, a jest jednym z elementów całkowitego wymiaru pracy. Jeśli zatem pracownik wykonuje pracę zdalną w innym kraju niż Polska, to nadal go obowiązują krajowe przepisy o ubezpieczeniu społecznym kraju pod warunkiem, że praca zdalna w kraju zamieszkania nie przekracza 50% całkowitego czasu pracy.
Przykład:
Tomek Nowak pracuje w polskiej firmie z siedzibą we Wrocławiu, często jednak przebywa na Malcie. Pracownik ten wykonuje 40% swojej pracy na Malcie, a resztę pracy wykonuje stacjonarnie w siedzibie firmy w Polsce. Jako że praca zdalna na Malcie stanowi mniej niż 50% całkowitego czasu pracy, to pracownika obowiązują polskie przepisy dotyczące ubezpieczenia społecznego.
WAŻNE – praca zdalna za granicą może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi i ubezpieczeniowymi, zatem warto wcześniej sprawdzić regulacje dotyczące opodatkowania i ubezpieczenia społecznego w obu krajach.
Okazjonalna praca zdalna za granicą
Okazjonalna praca zdalna za granicą oznacza sytuację, w której pracownik przebywa za granicą przykładowo w celach turystycznych lub opieki nad członkiem rodziny, i tym czasie wykonuje swoją pracę zdalnie, lecz o charakterze incydentalnym.
Przykład:
Tomek Nowak pracuje w polskie firmie z siedzibą we Wrocławiu i na co dzień świadczy pracę stacjonarnie z wrocławskiego biura. Jednak kilka razy do roku, aby zmienić otoczenie, wyjeżdża do Hiszpanii. Jako że cel jego wyjazdu nie nosi znamion urlopu, ponieważ Tomek Nowak ma zamiar wykonywać swoją pracę w sposób zdalny, może skorzystać z instytucji zawnioskowania o przyznanie X dnia okazjonalnej pracy zdalnej wykonywanej za granicą. Jako że praca ta ma charakter okazjonalny, incydentalny, to pracodawca nadal zobowiązany jest opłacać składki ZUS w Polsce.
Podsumowanie
Niewątpliwie pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z różnych miejsc, w tym również za granicą, o ile zgodę na to wyraził pracodawca pracownika. Jednakże należy pamiętać, że regularna, dłuższa praca zdalna w innym kraju może wiązać się z koniecznością dostosowania się do przepisów zarówno państwa, w którym się przebywa, jak i kraju pracodawcy. Dlatego przed podjęciem decyzji o pracy zdalnej za granicą rekomendujemy zawsze zapoznać się z regulacjami dotyczącej rezydencji podatkowej, aby uniknąć problemów związanych z podwójnym opodatkowaniem czy też kwestią ubezpieczeniową.
Adrianna Glapiak 
Automatyzacja czy augmentacja? Dwa podejścia do AI w firmie
Marta Matylda Kania
Zastrzeż pesel – jak rozpoznać, że dane zostały skradzione i jak się przed tym zabezpieczyć?
Dorota Łesak
Odpowiedzialność sprzedawcy za produkt niebezpieczny oraz szkody przez niego wyrządzone
Niższy VAT dla branży beauty – zmiany 2024
