Jak złożyć druki ZUS RIA i OSW?

Oświadczenie ZUS RIA – co to jest?

Jeżeli przedsiębiorcy zależy na  skróceniu czasu przeznaczonego na posiadanie dokumentów pracowniczych dla tych umów, które zostały zawarte od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku – najpierw muszą oni złożyć stosowne oświadczenie. Wskazuje ono zamiar przetransferowania raportów informacyjnych (ZUS OSW). W ramach tego formularza pracodawca wskazuje, że zwolni on raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkie ubezpieczone osoby w tym okresie.

Oznacza to, że ZUS RIA pozwoli zastąpić konieczność wystawiania przez pracodawców papierowych dokumentów, które były dodawane do wniosków dotyczących przyznania świadczeń.

ZUS OSW a ZUS RIA – do kiedy można je złożyć?

Formularze ZUS OSW wskazują możliwość skrócenia czasu przeznaczonego na przechowywanie akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Pracodawca może skorzystać z tego w wygodnym dla siebie terminie. Warto jednak zaznaczyć przy tym, że złożenie druku implikuje także konieczność złożenia druków ZUS RIA. Może to zrobić w ciągu roku w przypadku pracowników, którzy zostali wyrejestrowani przed złożeniem oświadczenia.

Pamiętaj, że pracodawca w każdej chwili może także anulować złożony wcześniej formularz ZUS OSW. Aby jednak to odwołanie było w pełni urzeczywistnione – przedtem nie wolno mu złożyć żadnej formy oświadczenia, w tym również raportu ZUS RIA.

W momencie wniesienia pierwszego raportu ZUS RIA pojawia się konieczność dopełnienia również  pozostałych formalności wobec tych zatrudnionych osób, których dotyczyłoby złożenie tego raportu.

Raport informacyjny ZUS RIA – wzór wypełnienia

Dokument jest do pobrania na stronie ZUS w formacie PDF.

Pierwsza część formularza wymaga standardowo uzupełnienia danych organizacyjnych – wskazujesz, czy dokument składasz po raz pierwszy czy może w ramach korekty.

Blok II wymaga podania danych identyfikacyjnych płatnika składek:

– NIP nadany przez Urząd Skarbowy,

– REGON,

– PESEL,

– numer i seria dowodu osobistego lub paszportu w ramach potwierdzenia tożsamości. 

W kolejnej, III części, wpisujesz dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej.

Jakich błędów wystrzegać się podczas wypełnienia druku?

Blok IV jest wypełniany wyłącznie wtedy, gdy zamierzasz złożyć raport ZUS RIA za osobę ubezpieczoną, która była pracownikiem. Bez znaczenia pozostaje wtedy to, czy była to umowa o pracę, czy np. wybór, mianowanie lub powołanie. Informacje, które są zawarte w tej części dokumentu dotyczą tylko takiego stosunku pracy albo służbowego, który powstał po 31 grudnia 1998 r.

W części IV w polu  02 należy wpisać trzyznakowy kod dotyczący wygaśnięcia stosunku pracy lub służbowego. Musisz mieć także na uwadze, że informacja w tej rubryce nie może być inna od danych, które przedstawia świadectwo pracy, albo inny dokument, który otrzymał pracownik w ramach rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub służbowego. Podobnie jest w przypadku pól 03 i 04.

V blok z kolei wymaga uzupełnienia jedynie wówczas, gdy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. dokonałeś wypłaty przychodu ubezpieczonemu w roku innym, niż kalendarzowy, w którym był on mu należny. Jest tu ważne z uwagi na to, że przychód stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia zarówno emerytalne jak i rentowe. Może to być na przykład nagroda roczna w postaci 13-stki.

Blok VI wskazuje kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż ten, w którym został on wypłacony, przy czym ten przychód stanowił też podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe za czas między 1.01.1999 a 31.12.2018 r. W sytuacji, gdy dokonujesz korekty danych dotyczących przychodu wpisanego w części VI – wtedy konieczne jest złożenie ZUS RIA ponownie, przy czym w bloku I w polu 01 należy wpisać “2”.

Blok VII należy wypełnić wtedy, gdy w podanym wcześniej przedziale czasowym dokonałeś wypłaty ubezpieczonemu przychodu obok wynagrodzenia za czas, w jakim był niezdolny do pracy, zasiłku,  chorobowego oraz macierzyńskiego i opiekuńczego. Podstawę stanowi fakt, aby w  tym czasie przychód nie stanowił podstawy wymiaru składek przeznaczonych na ubezpieczenie rentowe oraz emerytalne.

Kolejne części – VIII i IX, dotyczą pracowników, którzy we wskazanym uprzednio czasie pełnili rolę nauczyciela.

Blok X i XI jest z kolei dedykowany dla osób, które wykonywały pracę w szczególnym charakterze.

Standardowo druk RIA ZUS kończy oświadczenie płatnika składek.