Akta osobowe pracownika – najważniejsze informacje

Dokumentacja pracownicza ma być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność i gromadząc dokumentację postępować w zgodzie z zasadą minimalizacji danych RODO. Zasada minimalizacji nakazuje, aby administrator, czyli w tym przypadku – pracodawca, przetwarzał dane osobowe, które pozostają adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D oraz od 2023 roku E. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, dodatkowo każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

W tej części należy przechowywać m.in.:

• wypełniony kwestionariusz osobowy,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• skierowanie na badania oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa,
• dokumenty dotyczące zatrudnienia cudzoziemca takie jak: zezwolenia na pracę, wizy, dokumenty podróży, zezwolenia na pobyt czasowy i dokumenty pobytowe.

Można w niej przechowywać: podanie o przyjęcie do pracy, ewentualnie ankietę pracodawcy opracowaną dla potrzeb rekrutacji, oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Część B – nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia.

W tej części gromadzi się akta osobowe pracownika, takie jak:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
• potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami BHP, dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• świadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami macierzyńskimi,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego weekendowego systemu czasu pracy,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,
• dokumenty potwierdzające wprowadzenie w zakładzie pracy kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, w tym grupę lub grupy pracowników objęte kontrolą oraz sposób jej przeprowadzania (w tym rodzaj wykorzystywanego urządzenia oraz czas i częstotliwość jej przeprowadzania) oraz dowód poinformowania pracownika o tym, że może on podlegać takiej kontroli,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej: polecenie wykonywania pracy zdalnej z art. 6719 §3 Kodeksu pracy (dalej KP), uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej, cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej, odwołanie wykonywania pracy zdalnej, wnioski o pracę zdalną, porozumienie z pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej, wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, zasady rozliczania kosztów pracy zdalnej.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W części C należy przechowywać m.in.:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

W części D należy przechowywać m.in.:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu,
• kary upomnienia, kary nagany i kary pieniężne,
• inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

UWAGA! Karę uważa się za niebyłą i usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy

Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 KP),
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowywać należy w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. Zasada ta dotyczy również części E akt osobowych pracownika: dokumenty dotyczące danej kontroli trzeźwości przechowuje się w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Obowiązek przechowywania w porządku chronologicznym, numerowania oraz tworzenia wykazu dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części D lub E akt pracowniczych. Po usunięciu z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu lub informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika, usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Długość okresu przechowywania dokumentacji jest uzależniona od tego, kiedy doszło do zatrudnienia pracownika:

• akta pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 r. przechowywane są przez okres 10 lat,
• akta pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019 r. powinny być przechowywane przez okres aż 50 lat.

Okres przechowywania akt osobowych liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 może ulec skróceniu z 50 do 10 lat, jeśli pracodawca złożył w ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport ZUS RIA.

Uwaga!
Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia,
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Jakie dokumenty tylko do wglądu?

Pracodawca na potrzeby udzielenia określonych świadczeń np. urlopu czy ulg podatkowych niejednokrotnie wykazuje konieczność weryfikacji danych wskazanych przez pracownika/zleceniobiorcę. W tym miejscu może zrodzić się wątpliwość, czy zgodne z przepisami prawa jest pozyskiwanie kopii dokumentów takich jak dowód osobisty, paszport czy akt zgonu/urodzenia.

Stanowczo należy zaznaczyć, że wykonanie kopii i przechowywanie takich dokumentów, które co do zasady zawierają dużo szerszy zakres danych osobowych o pracowniku/zleceniobiorcy jest niezgodne z zasadami RODO i prowadzi do bezpodstawnego przetwarzania danych osobowych, które nie są niezbędne dla pracodawcy w okresie zatrudnienia. W związku z powyższym pracodawca w razie uzasadnionej konieczności może wyłącznie oczekiwać okazania tego rodzaju dokumentów do wglądu aby dokonać weryfikacji danych czy uprawnień pracownika/zleceniobiorcy.