Każdy przedsiębiorca zobowiązany będzie posiadać skrzynkę do e-doręczeń, służącą do korespondencji z organami publicznymi. Jest ona czymś innym niż obecnie funkcjonujący ePUAP.

Czym są e-Doręczenia

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Adres ten ma służyć do elektronicznej komunikacji z urzędami, zastępując korespondencję papierową oraz docelowo ePUAP.

e-Doręczenia to usługa, która ma umożliwić wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Od e-maila różnią się tym, że:

• ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru,
• zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy.

Każdy adres do e-Doręczeń będzie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Składać się będzie z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:

• AE – to skrót od adres elektroniczny,
• PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski),
• X – cyfry,
• Y – litery,
• Z – cyfry sumy kontrolnej.

Przykładowy adres do e-Doręczeń: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12.

Adres do e-Doręczeń firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

e-Doręczenia dla przedsiębiorców. Od kiedy?

Od 1 stycznia 2024 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obligatoryjnym elementem wniosku o wpis do CEIDG, czyli dla jednoosobowych działalności, natomiast posługiwanie się tak utworzonym adresem będzie obowiązkowe od 1 października 2026.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych

We wskazanych powyżej latach adres do e-Doręczeń będzie obowiązkowy, jednak nie ma przeszkód, aby już teraz z niego korzystać. Przedsiębiorcy, którzy już teraz założą adres i skrzynkę do e-Doręczeń będą otrzymywać na nią wiadomości i dokumenty od podmiotów publicznych, które także zaczną korzystać z e-Doręczeń.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby założyć adres do e-doręczeń należy złożyć wniosek o utworzenie adresu… do e-Doręczeń. Można go złożyć poprzez rządowy portal dla przedsiębiorców. Po wpisaniu odpowiednich danych firmy, dla której zakładany jest adres e-doręczeń można wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy. Kolejnym krokiem jest aktywowanie skrzynki wg instrukcji, która przyjdzie na adres e-mail wskazany we wniosku.

Założenie adresu do e-doręczeń wiąże się z wpisaniem go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Jeśli firma wybierze publicznego dostawcę e-doręczeń, nie musi wysyłać wniosku o wpis do BAE — nastąpi to automatycznie (po aktywacji adresu do e-doręczeń). Jeśli firma zaś będzie chciała korzystać z usługi e-doręczeń od niepublicznego dostawcy, będzie musiała złożyć osobny wniosek o wpis adresu do e-doręczeń do BAE.

Samo założenie adresu (wpis w CEIDG) nie włącza podmiotu do systemu e-Doręczeń. Adres trzeba będzie jeszcze aktywować, co będzie obowiązkowe od 1 października 2026. Oznacza to, że przedsiębiorca, który rejestruje firmę od 2024 roku obowiązkowo będzie musiał podać we wniosku o wpis do CEIDG adres do e-Doręczeń, natomiast na jego aktywację/uruchomienie będzie miał czas do roku 2026.

Jak aktywować adres do e-Doręczeń?

Żeby adres do e-Doręczeń danej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja.

Aby aktywować firmową skrzynkę do e-Doręczeń należy:

1. zalogować się na Konto Przedsiębiorcy,
2. wybrać opcję e-doręczenia,
3. wskazać skrzynkę, którą chcemy aktywować,
4. kliknąć “Przejdź do aktywacji”
5. podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
6. zaakceptować Regulamin
7. kliknąć Aktywuj skrzynkę.

Szczegółowe informacje jak to zrobić będą przesłane w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać przedsiębiorcy korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Przedsiębiorcą wpisany do CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w jego imieniu.

Pod tym linkiem zawarte są prawa i obowiązki posiadacza skrzynki do e-Doręczeń.

e-Doręczenia a ePUAP

Platforma ePUAP będzie stopniowo wygaszana. Ma zostać zastąpiona przez e-Doręczenia oraz nowy ekosystem e-usług w mObywatelu.

ePuap a e-doręczenia:

Nowy ekosystem:

Obowiązek posługiwania się e-doręczeniami wynika z:

• ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2023, poz. 285)
• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS).