×

Każdy przedsiębiorca zobowiązany będzie posiadać skrzynkę do e-doręczeń, służącą do korespondencji z organami publicznymi. Jest ona czymś innym niż obecnie funkcjonujący ePUAP.

W jaki sposób organy podatkowe doręczają pisma podatkowe?

Pisma doręczane są przez operatora pocztowego i za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przepisy dotyczące doręczeń zostały zapisane w ustawie Ordynacja podatkowa w Diale IV, Rozdziale 5 „Doręczenia”.

Wyróżniamy następujące doręczenia przez operatora pocztowego:

1. Właściwe
2. Zastępcze

W przypadku doręczeń właściwych, osoby fizyczne otrzymują pisma na:

• adres zamieszkania,
• adres doręczeń w kraju,
• w siedzibie organu podatkowego,
• w miejscu zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej,
• w przypadku trudności z doręczeniem w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata pisma.

W przypadku doręczeń zastępczych:

• w przypadku nieobecności adresata dorosłemu domownikowi za pokwitowaniem,
• w przypadku nieobecności lub odmowy przyjęcia pisma sąsiadowi, dozorcy lub zarządcy domu.

Doręczenie elektroniczne możliwe jest po spełnieniu określonych warunków:

1. Przepisy danej ustawy podatkowej przewidują możliwość doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przez portal podatkowy lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą.
2. Doręczanie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym oraz organom administracji publicznej następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego.
3. Doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:
   • złożenie podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy,
   • wyrażenie zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskazanie organowi podatkowemu adresu elektronicznego.

Czym są e-Doręczenia

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Adres ten ma służyć do elektronicznej komunikacji z urzędami, zastępując korespondencję papierową oraz docelowo ePUAP.

e-Doręczenia to usługa, która ma umożliwić wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Od e-maila różnią się tym, że:

• ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru,
• zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy.

Każdy adres do e-Doręczeń będzie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Składać się będzie z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:

• AE – to skrót od adres elektroniczny,
• PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski),
• X – cyfry,
• Y – litery,
• Z – cyfry sumy kontrolnej.

Przykładowy adres do e-Doręczeń: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12.

Adres do e-Doręczeń firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

e-Doręczenia dla przedsiębiorców. Od kiedy?

Od 1 stycznia 2025 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń będzie obligatoryjnym elementem wniosku o wpis do CEIDG, czyli dla jednoosobowych działalności, natomiast posługiwanie się tak utworzonym adresem będzie obowiązkowe od 1 października 2026.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych

We wskazanych powyżej latach adres do e-Doręczeń będzie obowiązkowy, jednak nie ma przeszkód, aby już teraz z niego korzystać. Przedsiębiorcy, którzy już teraz założą adres i skrzynkę do e-Doręczeń będą otrzymywać na nią wiadomości i dokumenty od podmiotów publicznych, które także zaczną korzystać z e-Doręczeń.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby założyć adres do e-doręczeń należy złożyć wniosek o utworzenie adresu… do e-Doręczeń. Można go złożyć poprzez rządowy portal dla przedsiębiorców. Po wpisaniu odpowiednich danych firmy, dla której zakładany jest adres e-doręczeń można wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy. Kolejnym krokiem jest aktywowanie skrzynki wg instrukcji, która przyjdzie na adres e-mail wskazany we wniosku.

Założenie adresu do e-doręczeń wiąże się z wpisaniem go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Jeśli firma wybierze publicznego dostawcę e-doręczeń, nie musi wysyłać wniosku o wpis do BAE — nastąpi to automatycznie (po aktywacji adresu do e-doręczeń). Jeśli firma zaś będzie chciała korzystać z usługi e-doręczeń od niepublicznego dostawcy, będzie musiała złożyć osobny wniosek o wpis adresu do e-doręczeń do BAE.

Samo założenie adresu (wpis w CEIDG) nie włącza podmiotu do systemu e-Doręczeń. Adres trzeba będzie jeszcze aktywować, co będzie obowiązkowe od 1 października 2026. Oznacza to, że przedsiębiorca, który rejestruje firmę od 2025 roku obowiązkowo będzie musiał podać we wniosku o wpis do CEIDG adres do e-Doręczeń, natomiast na jego aktywację/uruchomienie będzie miał czas do roku 2026.

Jak aktywować adres do e-Doręczeń?

Żeby adres do e-Doręczeń danej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja.

Aby aktywować firmową skrzynkę do e-Doręczeń należy:

1. zalogować się na Konto Przedsiębiorcy,
2. wybrać opcję e-doręczenia,
3. wskazać skrzynkę, którą chcemy aktywować,
4. kliknąć „Przejdź do aktywacji”
5. podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
6. zaakceptować Regulamin
7. kliknąć Aktywuj skrzynkę.

Szczegółowe informacje jak to zrobić będą przesłane w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać przedsiębiorcy korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Przedsiębiorcą wpisany do CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w jego imieniu.

Pod tym linkiem zawarte są prawa i obowiązki posiadacza skrzynki do e-Doręczeń.

e-Doręczenia a ePUAP

Platforma ePUAP będzie stopniowo wygaszana. Ma zostać zastąpiona przez e-Doręczenia oraz nowy ekosystem e-usług w mObywatelu.

ePuap a e-doręczenia:

Nowy ekosystem:

Obowiązek posługiwania się e-doręczeniami wynika z:

• ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2023, poz. 285)
• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS).

Dlaczego wprowadza się e-Doręczenia

Celem e-doręczeń jest:

• zapewnienie wszystkim – zarówno podmiotom publicznym, jak i niepublicznym, w szczególności osobom fizycznym – możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
• standaryzacja usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego – tak, aby w szczególności możliwa była skuteczna prawnie wymiana korespondencji między wszystkimi podmiotami korzystającymi z publicznej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
• odmiejscowienie procesu doręczenia przez umożliwienie wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca – brak konieczności informowania każdorazowo obecnych i potencjalnych korespondujących o zmianie fizycznego miejsca pobytu;
• skrócenie czasu potrzebnego na realizację procesów doręczenia;
• zapewnienie stronom doręczenia wzajemnej identyfikacji;
• zapewnienie stronom doręczenia skutecznych prawnie dowodów doręczenia w postaci dowodów wysłania oraz dowodów otrzymania korespondencji;
• zapewnienie rozliczalności oraz niezaprzeczalności doręczeń dzięki udziałowi trzeciej zaufanej strony – operatora wyznaczonego lub dostawcy usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
• pozostawienie osobom wykluczonym cyfrowo lub tym, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe, komfortu korzystania z aktualnie dostępnej przesyłki listowe.

Co zmiana przepisów oznacza dla mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców?

Według oceny Ministra Cyfryzacji, jako wnioskodawcy projektu, projekt ustawy wpływa pozytywnie na działalność mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców. Nowa formuła doręczeń zapewnia nieodpłatną komunikację z podmiotami publicznymi.

Doręczenia elektroniczne będą miały zasadniczą przewagę nad obecnie udostępnionymi skrzynkami na ePUAP – w ocenie Ministerstwa.

Adres do doręczeń elektronicznych ułatwi wymianę korespondencji z podmiotami publicznymi bez wychodzenia z domu. Cała korespondencja wraz z dowodami doręczenia będzie znajdowała się na jednym adresie do doręczeń elektronicznych, a nie tak jak jest to obecnie na różnych kontach w systemach informatycznych podmiotów publicznych.

Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy mogą w łatwy sposób przesyłać i odbierać pisma urzędowe, korespondując między innymi z: urzędami miast i gmin, starostwami, urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego czy ministerstwami.

Czy e-Doręczenia też dla osób prywatnych?

Jak już wiemy z powyższej części tekstu, e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. Dzięki nim można wysyłać i odbierać korespondencję od urzędów w Polsce – w dowolnym miejscu oraz czasie. e-Doręczenia to także wysyłanie pism do urzędów online. Wystarczy mieć internet. Nie trzeba czekać na listonosza czy iść na pocztę. 

System e-Doręczeń ma zastąpić korespondencję przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Obowiązek wysyłania i odbierania pism przez e-Doręczenia dotyczy większości urzędów i innych instytucji publicznych od 1 stycznia 2025 roku. Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli – osoby prywatne nie jest obowiązkowe. Można jednak korzystać z tego rozwiązania dobrowolnie.

Skrzynki do doręczeń elektronicznych dla obywateli założone:

• od 1 marca 2025 roku nie mają okresu ważności,
• po 1 marca 2022 roku staną się automatycznie bezterminowe,
• przed 1 marca 2022 roku wymagają przedłużenia:
  • 30 dni przed terminem pojawi się komunikat w panelu osobistej skrzynki do e-Doręczeń na edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl w zakładce Twoje skrzynki,
  • 14, 7 i 2 dni przed terminem pojawią się powiadomienia na wskazany adresy e-mail (można go sprawdzić w ustawieniach skrzynki e-Doręczeń). Brak przedłużenia ważności skrzynki, spowoduje, że przejdzie ona w tryb zamknięty ‒ będzie tylko do odczytu i nie będą na nią przychodzić nowe wiadomości.

Osoby fizyczne mogą zrezygnować z e-doręczeń.

Który urząd korzysta z e-Doręczeń?

Na stronie dedykowanej e-Doręczeniom, można sprawdzić, która instytucja publiczna już korzysta z tego rozwiązania.

Sprawdź, czy twój urząd korzysta z e-Doręczeń!

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?

Bezpłatna jest korespondencja:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi.

Podmioty publiczne będą płacić Poczcie Polskiej S.A za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Fikcja doręczenia

Dobrze pamiętać, że brak odczytania wiadomości nie będzie uznawany za nieotrzymanie pisma. Po upływie 14 dni od wpłynięcia na adres obywatela, firmy lub innego podmiotu niepublicznego korespondencji od podmiotu publicznego uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzy.

Jak osoby bez aktywnej skrzynki do e-Doręczeń mogą korespondować z urzędami?

Od stycznia 2025 roku korzystanie z elektronicznej korespondencji jest obowiązkowe dla wielu instytucji publicznych. Obywatele mają jednak możliwość wyboru, czy i kiedy założą skrzynkę do e-Doręczeń, a do tego czasu mogą nadal korzystać z tradycyjnych metod załatwiania spraw urzędowych.

Osoby prywatne, które nie założyły jeszcze skrzynki do doręczeń elektronicznych, mogą korzystać z dotychczasowych kanałów służących do korespondencji z instytucjami publicznymi: platforma ePUAP, list polecony lub wizyta w urzędzie.

Kiedy obywatel skontaktuje się z urzędem za pośrednictwem platformy ePUAP, może oczekiwać odpowiedzi w tym samym kanale. Ważne jest, aby pamiętać, że instytucje publiczne nie mogą inicjować kontaktu przez ePUAP – ten kanał służy wyłącznie do odpowiedzi na wiadomości od obywateli.

Od 1 stycznia 2025 r. instytucje publiczne, które chcą skontaktować się z osobą prywatną w sprawach wymagających potwierdzenia odbioru, będą musiały skorzystać z Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Usługa ta, realizowana w ramach e-Doręczeń, łączy komunikację cyfrową z tradycyjną: korespondencja elektroniczna jest drukowana i dostarczana przez wyznaczonego operatora, którym obecnie jest Poczta Polska. Dla obywatela obie te formy korespondencji, a więc PUH i list polecony będą wyglądały identycznie. Odbiorca otrzyma przesyłkę z potwierdzeniem odbioru od listonosza lub znajdzie awizo w swojej skrzynce pocztowej, informujące o korespondencji czekającej na poczcie.

Uwaga! Osoby prywatne, które założyły i aktywowały adres do e-Doręczeń muszą pamiętać o ważnej zasadzie. Jeśli skontaktują się z podmiotem publicznym za pośrednictwem platformy ePUAP, a odpowiedź wymaga potwierdzenia odbioru, zostanie ona przesłana przez e-Doręczenia.

Urzędnik ma obowiązek najpierw sprawdzić, czy dana osoba ma aktywną skrzynkę e-Doręczeń. Jeśli tak, odpowiedź na korespondencję z platformy ePUAP zostanie wysłana przez e-Doręczenia. Integracja ePUAP z e-Doręczeniami umożliwia obywatelom, którzy posiadają oba konta, prowadzenie korespondencji z podmiotami publicznymi za pomocą jednej skrzynki.