Czy można przedłużyć umowę z pracownikiem na zwolnieniu lekarskim?

Zgodnie z przepisami, umowę o pracę można podpisać z pracownikiem, który przebywa na zwolnieniu lekarskim. Jak wskazuje Kodeks Pracy (dalej k.p.), stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono, w dniu zawarcia umowy. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, jak zawrzeć umowę, aby nie naruszyć warunków zwolnienia lekarskiego pracownika i tym samym zaryzykować odebrania mu prawa do zasiłku chorobowego.

Czy można zawrzeć lub przedłużyć umowę o pracę będąc na zwolnieniu lekarskim?

Nie istnieją żadne przepisy, które zabraniałyby zawierania umowy o pracę w trakcie zwolnienia lekarskiego. W trakcie nieobecności można zawrzeć każdy rodzaj umowy:

• na okres próbny,
• na czas określony lub nieokreślony.

Pracownik przebywający na L4 nie może wykonywać żadnej pracy wynikającej z obowiązków zawartych w umowie, ale ma prawo nawiązywać stosunek pracy. Nawiązanie stosunku pracy to termin prawniczy, który oznacza zobowiązanie pracownika do wykonywania określonej pracy, a nie czynne świadczenie tej pracy.

Stosunek nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy. Jak wynika z orzecznictwa sądów, stosunek pracy zostaje nawiązany niezależnie od tego, czy pracownik faktycznie do pracy przystąpi – np. nie rozpocznie pracy z powodu choroby (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29.10.2007 r., sygn. akt II PK 56/07).

Jednocześnie, jeśli pracownik pobiera zasiłek chorobowy, to fakt zawarcia umowy w okresie otrzymywania zasiłku, nie wpływa w żaden sposób ani na zasiłek, ani na umowę.

W jaki sposób zawrzeć umowę z pracownikiem na L4?

Celowo w artykule używamy zwrotu “zawarcie umowy o pracę”, a nie “podpisanie umowy”, ponieważ fizyczne podpisanie dokumentu (a dokładniej: wizyta w firmie w celu podpisania umowy) przez pracownika na L4 może grozić utratą prawa do zasiłku. Pracownik, który wykonuje w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia (art. 17 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). A opuszczenie miejsca, w którym pracownik zobowiązał się przebywać przez okres trwania L4, może być uznane za wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z jego celem.

Pracownik, który otrzymał od lekarza zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy z kodem nr 1, bezwzględnie nie może stawić się w firmie, aby podpisać umowę. Z orzecznictwa sądów wynika, że L4 z kodem 1 upoważnia do opuszczania miejsca zamieszkania tylko w celu udania się na badania (rehabilitację) lub – w przypadku osób mieszkających samotnie – do apteki po lekarstwa lub do sklepu po najpotrzebniejsze zakupy.

Kod nr 2 informuje, że stan pacjenta pozwala na chodzenie (przemieszczanie się), ale nie można jednoznacznie powiedzieć, że jest to równoznaczne z prawem do przyjechania do zakładu pracy, aby podpisać dokumenty. Dużo zależy od dodatkowych zaleceń lekarza i indywidualnych okoliczności.

W związku z tym lepiej, aby pracownik nie ryzykował utraty prawa do pobierania zasiłku chorobowego i nie stawiał się w firmie w czasie L4. Jak zatem można zawrzeć umowę z pracownikiem na zwolnieniu chorobowym, aby była ważna?

Można to zrobić ustnie (np. przez telefon), ponieważ żaden przepis nie nakazuje, że umowa ma być pisemna. Art. 29 § 2 k.p. wskazuje, że umowa powinna mieć formę pisemną. Użyte jest słowo powinna mieć, a nie musi. Co więcej, w tym samym przepisie przeczytamy, że w przypadku niezachowania formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do zawartej umowy. Można także przesłać umowę kurierem, który dostarczy ją pracownikowi do rąk własnych w miejscu, gdzie przebywa podczas L4. Pracownik nie złamie wtedy zaleceń wynikających z warunków zwolnienia lekarskiego i nie zagrozi mu utrata prawa do zasiłku.

Przykład 1

Karolina miała umowę na czas określony, która kończyła się 30.09.2022 r. 20.09.2022 r. kobieta zachorowała i dostała od lekarza L4 ważne do 05.10.2022 r. 30 września telefonicznie skontaktował się z nią pracodawca i zaproponował zawarcie kolejnej umowy począwszy od 01.10.2022 r., na co się zgodziła. Karolina przyszła do pracy dopiero 06.10 (tj. po ustaniu L4) i przed przystąpieniem do obowiązków podpisała umowę z datą zawarcia umowy 01.10 i warunkami ustalonymi telefonicznie z pracodawcą.

Jak przedłużyć umowę z pracownikiem na zwolnieniu lekarskim? Podsumowanie

Nie ma przeciwwskazań do zawarcia umowy z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim. Problem może rodzić tylko sama forma zawarcia tej umowy, ponieważ przyzwyczajeni jesteśmy do podpisywania umów przez pracownika w siedzibie pracodawcy. A wizyta w firmie w trakcie przebywania na L4 jest często niemożliwa ze względu na ryzyko utraty prawa do zasiłku. Z tego względu warto wiedzieć, że tę formalność (zawarcie umowy) można przeprocesować:

• listownie (pracodawca przesyła kurierem pracownikowi do domu dwa egzemplarze umowy, a następnie kurier odbiera jeden egzemplarz i przekazuje do firmy),
• telefonicznie.

Przy tej drugiej opcji trzeba pamiętać, żeby podpisać umowę (z właściwymi datami) przed przystąpieniem pracownika do obowiązków z niej wynikających.