Reklamacja bez paragonu, kopia paragonu, faktura bez paragonu – czy są możliwe?

Obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Jest wiele przepisów, które regulują tematy związane z kasami fiskalnymi, jednak nie zawsze znajdziemy w nich odpowiedzi na wszystkie pytania. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się odpowiedzią na pytania, czy możliwa jest reklamacja towaru bez paragonu, czy otrzymamy kopię paragonu, a także czy będzie możliwość wystawienia faktury bez paragonu.

Kiedy są wystawiane paragony?

Przedsiębiorcy, którzy dokonują ewidencji na kasie fiskalnej mają obowiązek wystawiania paragonu do każdej sprzedaży, bez żądania ze strony nabywcy. Wydanie paragonu nie zależy od formy, w jakiej dokonywana jest płatność. W przypadku sprzedaży stacjonarnej przedsiębiorca nie może skorzystać ze zwolnienia z ewidencji na kasie, inaczej jest przy sprzedaży internetowej. Jeśli przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy, to jeśli spełnia wymagania ustawowe nie musi posiadać kasy fiskalnej.

Jeśli jednak sprzedajesz w internecie i masz kasę fiskalną, to paragon wystawiasz do każdej sprzedaży i może on mieć postać:

• papierową,
• elektroniczną.

Jeżeli paragon jest w formie elektronicznej, to przedsiębiorca musi ustalić z klientem, w jakiej formie prześle mu paragon. Można to zrobić przykładowo na wskazany przez klienta adres poczty mailowej. Może się tak jednak zdarzyć i się zdarza, że nabywca zgubi paragon. Zobaczmy więc jak w niektórych przypadkach powinien postępować przedsiębiorca.

Czy można dokonać reklamacji bez paragonu?

Jeżeli konsument będzie chciał zwrócić lub reklamować towar, to wymagane jest posiadanie paragonu fiskalnego, o ile był wystawiony. Co jednak jeżeli dojdzie do jego zagubienia? Niekiedy przedsiębiorcy odmawiają uwzględnienia reklamacji czy zwrotu w takich przypadkach, jednak jest to nieuprawnione działanie.

Takie podejście potwierdzają również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. W jednej z nich nr 0114-KDIP1-3.4012.161.2022.2.KP z dnia 02.06.2022 r. w ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej brak paragonu nie jest przeszkodą do uznania zwrotu towarów. Podstawą dokonania korekty mogą być inne dokumenty, nie tylko oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi to w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.

Czy można wystawić kopię paragonu?

Problematyczna staje się sytuacja, w której klient prosi o wystawienie kopii paragonu. W przepisach nie funkcjonuje takie określenie i nie ma żadnych wskazówek, w jaki sposób przedsiębiorca powinien zachować się w takiej sytuacji. Skoro nie ma konkretnego przepisu, to oznacza, że przedsiębiorca nie ma obowiązku wydawania kopii paragonu. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby na podstawie posiadanych kopii paragonów przekazać klientowi taki dokument. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest archiwizowanie wydanych paragonów w formie papierowej lub na elektronicznym nośniku danych w zależności od typu kasy fiskalnej. Decyzja czy wystawić kopię paragonu czy też nie leży po stronie przedsiębiorcy.

Czy można wystawić fakturę bez paragonu?

Kolejna problematyczna kwestia, z którą muszą się mierzyć przedsiębiorcy jest wystawianie faktur bez dostarczenia paragonu. Przepisy ustawy o podatku VAT mówią kiedy jest obowiązek wystawienia faktury dla konsumenta.

Co jednak, jeśli klient zgubił paragon? Przedsiębiorca ma słuszne obawy, w jaki sposób powinien postąpić, nie ma przepisów, które regulują tę kwestię. Praktyka pokazuje jednak, że nie powinno się odmawiać nabywcy wystawienia faktury, pomimo braku paragonu. W interpretacji nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN z dnia 12.01.2016 r. przedsiębiorca zapytał czy na podstawie informacji o dacie, godzinie oraz kwocie transakcji, możliwe jest sporządzenie faktur bez wystawiania kopii paragonu fiskalnego. Dyrektor KIS uznał, że możliwe jest wystawienie faktur do zagubionych paragonów na podstawie innych danych, o ile taka praktyka nie będzie stosowana powszechnie. Odrębna kwestia jest wystawianie faktur do paragonów z NIP przedsiębiorcy. W takim przypadku brak NIP na paragonie wyklucza możliwość wystawienia faktury. W przypadku firmy również może się okazać, że będzie potrzeba wystawienie faktury w sytuacji, gdy zostanie zgubiony paragon. Wątpliwości miała firma, która wystąpiła z wnioskiem o wydanie interpretacji, rozstrzygnięcie z dnia 14.04.2022 r. nr DOP 7.8101.48.2020.FMLM. W tym przypadku przedsiębiorca jest w posiadaniu paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną i na tej podstawie chce wystawiać faktury do paragonów, których nie przedkłada klient. Wnioskodawca na żądanie klienta wystawia fakturę zbiorczą do transakcji udokumentowanych uprzednio wystawionymi paragonami fiskalnymi, zawierającymi NIP tego klienta, ale nie są one przedkładane. Przy czym w przedmiotowej sprawie sprzedaż na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą odbywa się w ramach Programu firmy. Dyrektor KIS zgodził się, że może być wystawiona faktura zbiorcza do przeprowadzonych transakcji obejmująca jeden miesiąc. Przy czym podkreślił, że w przypadku przedsiębiorców, jeśli otrzymali paragon z NIP do kwoty 450 zł, to taka transakcja nie powinna być dokumentowana podwójnie – raz paragonem a raz fakturą zbiorczą. Paragon z NIP do kwoty 450 zł jest już fakturą uproszczoną.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszaliśmy temat zagubionych paragonów przez klientów. Przepisy nie przewidują szczególnych regulacji, które wskazywałyby sposób postępowania przez przedsiębiorcę. Chodzi o takie przypadki jak zwrot towaru, reklamacja czy wystawienie kopii paragonu lub faktury bez paragonu. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że brak paragonu nie może pozbawiać konsumenta prawa do zwrotu, reklamacji czy wystawienia faktury. Przedsiębiorca powinien uwzględnić inne dokumenty, potwierdzające przeprowadzenie transakcji. Zawsze istnieje również możliwość dotarcia do kopii paragonu fiskalnego, która będzie dostępna u przedsiębiorcy. Zgubienie, zniszczenie paragonu fiskalnego nie powinno stanowić przeszkody do respektowania praw konsumenta wynikających z odrębnych przepisów. Przedsiębiorcy powinni o tym pamiętać i brać pod uwagę stanowisko organów podatkowych w tej kwestii.