Osoby fizyczne, które rozważają podjęcie działalności gospodarczej mogą mieć wiele pytań, na które szukają odpowiedzi. Jak już zdecydują się na założenie firmy ważna jest wiedza jak dokonać jej rejestracji w CEIDG. Dlatego też przygotowaliśmy kompendium wiedzy na temat rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Zanim zarejestrujemy firmę w naszej głowie krążą setki myśli, pytań i wątpliwości. W takich przypadkach każda sugestia na pewno będzie pomocna, poniżej podzielimy się niektórymi z nich:

Najważniejsze zagadnienia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej zostały uregulowane w wielu ustawach. Tak samo jest w przypadku CEIDG, której został dedykowany specjalny akt prawa z najważniejszymi informacjami. Zobaczmy więc co należy do kompetencji CEIDG.

Co powinniśmy wiedzieć przed rejestracją firmy?

Zanim przejdziemy do rejestracji firmy przyszły przedsiębiorca powinien dokonać pewnych ustaleń, które będą niezbędne na etapie składani wniosku w CEIDG. Poniżej wymienimy syntetycznie przykładowe informacje, które należy zgromadzić przed rejestracją firmy.

Jak już dokonamy ustaleń, o których napisaliśmy powyżej można przystąpić do wypełniania wniosku.

Wypełnianie wniosku CEIDG krok po kroku

Wniosek do CEIDG można złożyć w formie papierowej w odpowiednim urzędzie gminy, ale coraz bardziej popularne jest składanie wniosku online. Pamiętajmy jednak, że złożenie wniosku przez Internet wymaga posiadania:

• Profilu Zaufanego lub
• podpisu kwalifikowanego.

Zobaczmy więc jak będzie przebiegało wypełnienie wniosku CEIDG.

Data złożenia wniosku jest to dzień, w którym wniosek jest składany lub przesyłany online, nie ma możliwości zmiany tej daty:

Rejestrując działalność gospodarczą w pkt 1 zaznaczamy “Wniosek o wpis do CEIDG”:

W pkt 2 zostały wymienione niezbędne dane, jakie przyszły przedsiębiorca musi posiadać. W przypadku osób fizycznych niezbędne jest podanie numeru PESEL. Jeśli przedsiębiorca nie posiada jeszcze numeru NIP i REGON, to zaznacza odpowiednio “Nie posiadam”, numery te zostaną mu nadane z urzędu:

W pkt 3 niezbędne jest podanie adresu zamieszkania:

W pkt 4 “Dane do kontaktu” takie jak: telefon, adres e-mail. Nie są to dane obowiązkowe, jednak znacznie ułatwiają kontakt z urzędami i dobrze jest je podać:

W pkt 5 “Dane firmy” podajemy nazwę firmy i nazwę skróconą, jeśli ktoś posiada. W tej części pojawia się również “Data rozpoczęcia działalności”. Wskazanie prawidłowej daty może być niekiedy dość kłopotliwe, co wyjaśniamy w odrębnym punkcie.

W pkt 6 pojawia się “Adres do doręczeń”, który będzie znaczący, ponieważ na ten adres będzie kierowana cała korespondencja z ZUS i urzędu skarbowego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jeżeli przedsiębiorca posiada stałe miejsce wykonywania działalności, to powinien je wpisać w pkt 7 wniosku CEIDG. Brak stałego miejsca wykonywania działalności może rodzić pewne niedogodności, o czym można przeczytać w podlinkowanej publikacji.

Jeśli przedsiębiorca posiada kilka stałych miejsc wykonywania działalności gospodarczej, takich jak filia, zakład, to powinien je podać w pkt 8 wniosku.

W pkt 8.2 przedsiębiorca musi określić kody PKD, przy czym musi wybrać jeden główny kod PKD.

Część 9 wniosku przeznaczona jest na informacje o podleganiu pod ubezpieczenia ZUS lub KRUS. W tej części pojawia się również “Data powstania obowiązku opłacania składek ZUS”. Zgodnie z informacją, która się tutaj pojawia jest to dzień, w którym rozpoczynasz działalność w nowej formie lub zmieniasz ubezpieczenie. Jeżeli do wniosku CEIDG są dołączane zgłoszenia do ZUS np.: ZZA, ZUA, ZCNA to należy zaznaczyć odpowiedni checkbox.

W pkt 14 przedsiębiorca wskazuje urząd skarbowy właściwy zgodnie z miejscem zamieszkania.

W pozycji 15 należy zaznaczyć wybraną formę opłacania podatku dochodowego, mamy do wyboru 3: na zasadach ogólnych – skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

W pkt 17 przedsiębiorca podaje informację na temat prowadzenia dokumentacji rachunkowej, czy będzie ją prowadził samodzielnie czy przez biuro rachunkowe. Jeśli będzie to robiło biuro rachunkowe należy podać nazwę i numer NIP tego biura.

Jeżeli adres przechowywania dokumentacji rachunkowej przedsiębiorcy będzie inny niż te, które zostały podane wcześniej, to należy to napisać w pkt 19 oświadczenia.

W pozycji 21 przedsiębiorca przekazuj informacje na temat rachunków firmowych i rachunku osobistego, który jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca będzie posiadał kilka firmowych rachunków bankowych wskazuję je w załączniku CEIDG-RB.

We wniosku CEIDG pojawia się również miejsce na informację o małżeńskiej wspólności majątkowej.

Osoba fizyczna może prowadzić działalność gospodarczą indywidualnie i/lub w formie spółki cywilnej. W pkt 25 należy zaznaczyć odpowiedni checkbox.

Jeśli przedsiębiorca jest wspólnikiem w spółkach cywilnych, to w pkt 25 podaje informacje na ten temat. Jeśli spółek jest kilka, to należy wypełnić załącznik CEIDG-SC.

Udzielenie pełnomocnictwa jednej lub kilku osobom wymaga podania informacji w pkt 26, gdzie należy wypełnić wymagane dane i podać zakres udzielonego pełnomocnictwa.

Jeżeli wniosek jest składany w formie papierowej należy wpisać miejscowość, datę i złożyć własnoręczny podpis.

Data rozpoczęcia działalności CEIDG

Nie ma przepisów, które by w sposób wystarczająco precyzyjny wyjaśniały jak należy interpretować datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jedynie w ustawie Prawo przedsiębiorców pojawia się zapis, że działalność gospodarczą można podjąć w dniu złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i to koniec informacji na ten temat. Z tego przepisu tak naprawdę nic nie wynika, jaka powinna być wskazana tutaj data. Można dodatkowo poszukiwać informacji w innych ustawach. I tak w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych pojawia się informacja, że przedsiębiorcy są objęci obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone. Żadne przepisy nie zabraniają, żeby jako data rozpoczęcia działalności pojawiła się data wsteczna lub przyszła, jednak jeśli te daty są zbyt odległe, to przedsiębiorca może być narażony na polemikę z ZUS czy fiskusem. Dlatego w takich nieoczywistych przypadkach należałoby się kontaktować z ZUS czy urzędem skarbowym. Przepisy pozwalają także na sprostowanie wpisu w CEIDG czy to z urzędu, czy na podstawie wniosku strony. W takich przypadkach wydawane jest postanowienie Ministra właściwego do spraw gospodarki. Taki przypadek został m.in. przedstawiony w Wyroku WSA w Warszawie sygn. akt VI SA/Wa 54/18 z dnia 09.05.2018 r. Oceny czy wpis powinien być sprostowany, czy też nie dokonuje się na podstawie posiadanych materiałów dowodowych w danej sprawie.

Złożenie wniosku CEIDG i co dalej?

Przedsiębiorca, który złożył wniosek powinien wiedzieć, że wpis w CEIDG powinien się pojawić najpóźniej następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku. Jeżeli dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej był dzień złożenia wniosku, to przedsiębiorca może już prowadzić działalność gospodarczą. Może się tak zdarzyć, że w momencie składania wniosku przedsiębiorca już prowadzi firmę, w takim przypadku na wniosku powinien podać datę, od której ta działalność jest prowadzona. Od momentu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej należy pamiętać także o obowiązku opłacania składek ZUS. Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT nie może zapomnieć o złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R do właściwego urzędu skarbowego. Jeżeli przedsiębiorca napotka trudności na etapie rejestracji w CEIDG może się zwrócić z zapytaniem do:

Planowane zmiany dokonywania wpisów w CEIDG

Pojawił się projekt ustawy zakładający szerokie zmiany w zakresie składania wniosków w CEIDG. Widoczna jest tendencja automatyzacji wszystkich procesów, jednak ze względu na ograniczenia techniczne niektórych grup przedsiębiorców wprowadzenie projektowanych zmian zostanie rozciągnięte w czasie. Zmiany obejmują m.in. odchodzenie od składania wniosków w formie papierowej. Zasadniczo zostanie zmieniony proces rejestracji spółki cywilnej. Ma dojść do integracji CEIDG z innymi systemami informatycznymi, które posiadają informacje na temat działalności gospodarczej. Szczegółowe informacje na temat projektowanych zmian dostępne są w podlinkowanej publikacji.

Wniosek do CEIDG – podsumowanie

Rejestracja działalności gospodarczej wymaga odpowiednie przygotowania, nie można rozpocząć tego procesu bez pewnych ustaleń, o których napisaliśmy w dzisiejszej publikacji. Na razie wnioski można składać osobiście, w formie papierowej, jak i elektronicznie przez stronę internetową CEIDG, na której znajdziemy również sporo dodatkowych informacji na temat działalności gospodarczej. Większość informacji, które należy podać we wniosku nie powinno sprawić problemów przyszłemu przedsiębiorcy. Wątpliwości mogą się zrodzić w sytuacjach nieoczywistych takich jak przykładowo data rozpoczęcia działalności gospodarczej, na co zwróciliśmy uwagę w artykule. Dopuszczalna jest zmiana wpisu, z tym że w takim przypadku musi być wydane postanowienie przez właściwego Ministra. Przyszłość CEIDG, o jakiej jest mowa w projekcie ustawy zmieniającej, przynosi automatyzację procesu rejestracji, przejście z formy papierowej jedynie na formę elektroniczną.