Jak wypełnić druk ZUS IWA?

ZUS IWA – co to jest?

ZUS IWA to informacja, którą przedsiębiorca powinien przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w celu ustalenia wysokości składki ubezpieczenia wypadkowego. Podaje się ją na specjalnym formularzu, składającym się z 6 części:

• danych organizacyjnych,
• danych identyfikacyjnych płatnika składek,
• danych o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego,
• zestawienia danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki,
• adresu do korespondencji płatnika składek,
• oświadczenia płatnika składek.

Na podstawie tych informacji ustalana jest składka wypadkowa, obowiązująca w następnym okresie rozliczeniowym, trwającym od 1 kwietnia do 31 marca.

Kto i do kiedy składa ZUS IWA?

Wypełnienie druku ZUS IWA nie jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Należy go złożyć, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• przez wszystkie miesiące zeszłego roku oraz minimum jeden dzień roku bieżącego opłacane były składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS za co najmniej jedną osobę,
• w poprzednim roku do ubezpieczenia wypadkowego zgłoszonych zostało średnio co najmniej 10 osób w miesiącu (z właścicielem włącznie),
• 31 grudnia poprzedniego roku przedsiębiorca był wpisany do rejestru REGON.

Formularza ZUS IWA nie trzeba wypełniać, jeżeli w poprzednim roku był chociaż jeden miesiąc, gdy żadna osoba, za którą są opłacane składki, nie podlegała temu ubezpieczeniu.

Druk ZUS IWA za dany rok kalendarzowy musi zostać złożony najpóźniej do 31 stycznia następnego roku. Należy go przekazać w takiej samej formie, jak pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe: elektronicznie lub papierowo. Formularz papierowy trzeba dostarczyć osobiście do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, która jest właściwa ze względu na adres siedziby płatnika składek lub listownie. W tym drugim przypadku na kopercie powinno się napisać “ZUS IWA”.

Jeśli ostatni dzień stycznia przypadałby w sobotę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas czas na złożenie druku przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. W 2023 roku jednak jest to wtorek – 31 stycznia.

ZUS IWA jak wypełnić krok po kroku

Formularz ZUS IWA składa się z dwóch stron i jego wypełnienie nie powinno zająć dużo czasu. Dla ułatwienia zadania przygotowaliśmy krótką instrukcję, jak należy to zrobić krok po kroku.

Krok 1 – dane organizacyjne

Na samym początku niezbędne jest podanie identyfikatora informacji. Jeżeli podawana jest ona pierwszy raz, to należy wpisać 01, natomiast w przypadku kolejnych konieczne jest podanie liczby z przedziału od 02 do 39. Trzeba też uzupełnić rok, za który składana jest deklaracja.

Następnie wpisuje się kod terytorialny jednostki terenowej, właściwy dla siedziby płatnika składek. Katalog aktualnych kodów można znaleźć na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Krok 2 – dane identyfikacyjne płatnika składek

W tym miejscu podaje się następujące dane:

• NIP
• REGON
• PESEL (jeżeli został nadany)
• rodzaj dokumentu tożsamości (1 – dowód osobisty, 2 – paszport)
• seria i numer dokumentu tożsamości
• nazwa skrócona
• nazwisko
• pierwsze imię
• data urodzenia (dzień/miesiąc/rok)

Krok 3 – dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego

W tej części niezbędne jest podanie liczby osób, które zostały zgłoszone do ubezpieczenia wypadkowego. Ustala się ją w następujący sposób: sumę wszystkich ubezpieczonych podlegających pod ubezpieczenie wypadkowe ZUS w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego, dzieli się przez liczbę miesięcy, w których płatnik składek był w tym okresie zgłoszony minimum przez jeden dzień. Otrzymany w ten sposób wynik należy zaokrąglić w górę, jeżeli końcówka wynosi 0,5 lub więcej albo w dół, jeżeli jest ona mniejsza niż 0,5.

Dla lepszego zobrazowania posłużmy się następującym przykładem:

Liczba osób w poszczególnych miesiącach zgłoszonych przez płatnika składek do ubezpieczenia wypadkowego:

Styczeń – 13

Luty – 12

Marzec – 11

Kwiecień – 11

Maj – 15

Czerwiec – 15

Lipiec – 16

Sierpień – 14

Wrzesień – 13

Październik – 12

Listopad – 11

Grudzień – 18

Powyższe liczby sumujemy i wychodzi nam, że w danym roku kalendarzowym zgłoszonych było łącznie 161 osób. Liczbę tą dzielimy przez 12 miesięcy i otrzymujemy 13,41. W tym przypadku wynik zaokrąglamy w dół do pełnych jedności i do formularza wpisujemy 13.

Krok 4 – zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki4

W tym miejscu w pierwszej kolejności należy wpisać rodzaj prowadzonej działalności wg PKD. Następnie podaje się liczbę osób:

• poszkodowanych w wypadkach przy pracy w ciągu roku, za który składana jest informacja
• poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich w ciągu roku, za który składana jest informacja
• zatrudnionych w warunkach zagrożenia wg stanu na dzień 31 grudnia, dla roku, za który składana jest informacja

Krok 5 – adres do korespondencji płatnika składek

W tej części trzeba podać następujące dane:

• kod pocztowy
• miejscowość
• ulicę
• numer domu
• numer lokalu
• numer telefonu do teletransmisji
• skrytkę pocztową
• numer telefonu
• symbol państwa i zagraniczny kod pocztowy (w przypadku, gdy adres jest inny niż polski)
• adres poczty elektronicznej

Krok 6 – oświadczenie

Na samym końcu pozostaje wpisanie daty wypełnienia formularza oraz oświadczenie, że wszystkie dane w nim zawarte są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym. Niezbędne jest również złożenie podpisu.