Prezenty okolicznościowe dla pracowników a VAT

W niniejszym artykule szczegółowo omówimy tę kwestię.

Nieodpłatne przekazanie towarów – uwagi ogólne

W pierwszej kolejności wskazać należy, że przez dostawę towarów podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na gruncie przepisów ustawy o VAT należy rozumieć przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

W myśl przepisu art. 7 ust. 2 ustawy o VAT nieodpłatnie przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Co więcej przez taką dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2. wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

WAŻNE – z powyższej regulacji wynika, że obowiązek opodatkowania powstaje nie tylko w razie odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia przekazywanego towaru, ale także jego wytworzenia (odliczenie przy nabyciu surowców do produkcji) albo importu.

Jak słusznie wskazuje się w literaturze przedmiotu Celem tego przepisu jest zagwarantowanie, że przekazanie czy szerzej – wykorzystanie – przez podatnika towarów stanowiących majątek związany z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą będzie podlegało opodatkowaniu, tak aby uniknąć nieopodatkowanego wykorzystania towarów, których przeznaczeniem było wykorzystanie dla celów związanych z działalnością gospodarczą.

WAŻNE – samo nieodpłatne wydanie prezentu przez pracodawcę pracownikowi nie podlega opodatkowaniu, w przypadku gdy taka aktywność nie ma bowiem związku z działalnością opodatkowaną.

Więcej na temat nieodpłatnego przekazania towarów przeczytasz tutaj.

Przekazanie towarów na cele osobiste pracownika

Analizowany powyżej przepis art. 7 ust. 2 ustawy o VAT dotyczy wyłącznie przekazania oraz zużycia towarów na rzecz wymienionych osób fizycznych, pozostających w określonych związkach z podatnikiem.

Co więcej, przepisy ustawy o VAT nie definiują potrzeb osobistych, niemniej jednak można przyjąć, iż potrzebami osobistymi są takie potrzeby, które nie są w żaden sposób związane z pracą i innym stosunkiem wymienionym w omawianym przepisie łączącym przekazującego i osobę otrzymującą towar lub usługę – w niniejszym analizowanym przypadku dotyczy to pracodawca i pracownika.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31 marca 2022 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB wskazano, że potrzebami „osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tą osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją. Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a więc potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, itp.

Tym samym realizacja wszelkich potrzeb, która nie jest związana z materią pracowniczą stanowi realizację potrzeb osobistych.

Prezenty o małej wartości a przepisy ustawy o VAT

Wyjątkiem od powyższej zasady jest przekazywanie prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika, o czym mowa w przepisie art. 7 ust. 3 ustawy o VAT.

Z kolei ustęp 4 omawianej regulacji stanowi, że przez prezenty o małej wartości, o których mowa w ust. 3, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1. łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.

WAŻNE – co do zasady wydawanie prezentów (o małej wartości) nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

A jeśli dokonałeś nieodpłatnego przekazania telefonu, to w tym artykule dowiesz się czy masz obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej.

Podsumowanie

Co do zasady, zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, dostawa towarów (czyli przeniesienie prawa do rozporządzania nimi jak właściciel) jest opodatkowana, opodatkowane jest także nieodpłatne przeniesienie towarów, co wynika wprost z przepisu art. 7 ust. 2 – lecz tylko w przypadku, gdy przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy ich zakupie. Tym samym podkreślić należy, że wszelkie wydatki ponoszone przez pracodawcę w związku z nabyciem prezentów (towarów) dla pracowników nie są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej, gdy służyć będą do zaspokojenia potrzeb osobistych pracowników.