Sprawozdania dla GUS. Obowiązek udostępniania informacji

Główny Urząd Statystyczny będzie wysyłać coraz częstsze wezwania. Ustawa o udostępnieniu danych to kolejna tegoroczna nowość dla przedsiębiorców. Właścicieli firm czeka dodatkowa praca. Wypełnianie wniosków dla GUS stało się obowiązkowe i związane jest z nimi podanie szczegółowych danych. Wiedza na ten temat może uchronić przed ewentualnością popełnienia błędu. Kto zapłaci karę za niezłożenie sprawozdania dla GUS? Czy, zgodnie z założeniami ustawy, wpłynie to na transparentność działań firm?

Dlaczego GUS wprowadził nowe zasady?

Zadanie, którego podjął się Główny Urząd Statystyczny, w teorii ma przysłużyć się zwiększeniu transparentności przedsiębiorstw. Zbieranie danych przez GUS – zgodnie z art. 30, ust. 1, pkt 3 ust. z dnia 29 czerwca 1995 – zobowiązuje każdego przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą do nieodpłatnego złożenia danych dotyczących funkcjonowania firmy.

Jedynym sposobem na owocną współpracę jest skrupulatna sprawozdawczość. GUS obrabia i analizuje dane, a wyłącznym źródłem pochodzenia statystyk jest rzetelny sposób ich przekazania przez podmioty gospodarcze.

Ogólne zasady składania sprawozdań do GUS

Główny Urząd Statystyczny wysyła bezpośrednie wezwania. Niegdyś odbywało się to w tradycyjny sposób listowny, obecnie drogą elektroniczną. Dostarczone formularze są obszerne i determinują potrzebę dokonania dogłębnej analizy. Wśród nich znajdują się m.in. sprawozdania Z-06 (roczne sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy) oraz Z-10 (sprawozdanie o warunkach pracy). Najwygodniejszą metodą jest zatrudnienie osoby, do której obowiązków należeć będzie przede wszystkim wgłębienie się w zero-jedynkowy świat statystyk.

Wzór sprawozdań dla GUS-u podlega ścisłym normom. Każde przedsiębiorstwo obowiązują identyczne przepisy, niezależnie od jego wielkości, ilości zatrudnionych osób oraz profilu działalności. Wynika to z powstałego w 2007 roku Programu badań statystycznych statystyki publicznej.

Jak COVID-19 wpłynął na sposób przekazywania informacji?

Nawet ścisły lockdown nie wpłynął w żaden sposób na przymus dostarczania informacji przez właścicieli przedsiębiorstw. Wszystkie dane muszą być przekazane elektronicznie przy jednoczesnym ograniczeniu możliwości przesłania formularza w formie listownej. To jedyna znacząca różnica. Odchodzi się od poczty tradycyjnej, tak więc nowe obowiązki nie wprowadzają niepotrzebnego zamieszania.

Utrudnione jest natomiast drobiazgowe przygotowanie zestawu pełnej liczby informacji. Praca zdalna odbiła się nie tylko na produktywności pracowników, ale także na odpowiedniej dyscyplinie w kwestii gromadzenia danych potrzebnych GUS-owi.

Niemniej, sytuacja epidemiologiczna przyczyniła się do tego, że Urząd potrzebuje zwiększonej liczby informacji. Wynika to stąd, że nadzwyczajne warunki muszą być uwzględnione w badaniach i porównane do statystyk z lat poprzednich.

Do czego GUS używa wyników swoich badań?

Wczytując się w oficjalną stronę GUS, można wyłuskać kilka kluczowych informacji o tym, w jaki sposób wykorzystywane są dane uzyskiwane od firm:

• podniesienie dokładności statystyki publicznej;
• usprawnienie procesów dostarczania danych;
• niwelowanie obciążeń respondentów;
• zaspokojenie potrzeb użytkowników otrzymanych informacji;
• aktualizowanie wykazów;
• kontrola jakości wyników badań;
• szacowanie przyszłych wyników oraz porównywanie ich z poprzednimi

Według treści, które udostępnia sam GUS, wynika, że wdrażanie procesów ma przysłużyć się redukcji obciążeń administracyjnych. Ponadto, ma się to przysłużyć zmniejszeniu obowiązków respondentów.

Niestety stanowisko GUS-u nie do końca pokrywa się z rzeczywistością. Obowiązków przybywa, a groźba kary powoduje, że przedsiębiorcy, mimochodem, zaczynają szukać ułatwień oraz dróg na skróty.

Ile firma ma czasu na złożenie sprawozdania dla GUS?

Wreszcie podstawowa kwestia – jak długo można zwlekać ze złożeniem sprawozdania statystycznego?

Czas na dostarczenie formularza jest ściśle monitorowany przez GUS. Firmy dostają indywidualne zawiadomienia o ramach czasowych, które je obowiązują. Wyraźnie zaznaczone są daty “od” i “do”.

Realizacja obowiązków jest przetwarzana w czasie rzeczywistym. Osoba zajmująca się wprowadzaniem danych oraz wypełnianiem formularza jest na bieżąco informowana o akceptacji lub odrzuceniu podanych przez siebie wytycznych.

Etapy wprowadzania danych prezentują się następująco:

• nierozpoczęte – oznacza nie otwarcie formularza;
• wypełnianie – sprawozdanie jest w trakcie kompletowania;
• zatwierdzone – wszystkie dane zostały wprowadzone;
• weryfikowane – Urząd Statystyczny weryfikuje prawidłowość wprowadzonych danych.

Nieterminowość lub – co gorsza – uchylenie się od obowiązku udzielenia informacji w spisie powszechnym podlega odpowiednim sankcjom. Trzeba liczyć się z karą finansową (od 200 do 5000 zł) w przypadku opóźnienia.

Co grozi za podanie GUS fałszywych danych?

Za podanie fałszywych danych grozi nawet pozbawienie wolności do 2 lat. Tak samo wygląda to w przypadku złożenia sprawozdań dla GUS po terminie. Proces o złożenie niekompletnych lub fałszywych danych firmy jest kilkuetapowy. Przewinienie rozpatruje się pod kątem intencji, zachowania oraz stopnia nagięcia panujących zasad.

Jaki wpływ mają przepisy na transparentność przedsiębiorstw?

Zgromadzone dane służą zrewidowaniu rzetelności firm. GUS szczegółowo pochyla się nad dokładnością i wiarygodnością danych, chcąc w ten sposób wyeliminować najczęściej popełniane błędy sprawozdawców.

Dzięki zwiększeniu jawności spółek Urząd Statystyczny ma zwiększone pole manewru w kwestii karania nieprawidłowości i prześwietlania przedsiębiorców. Założenia są więc w swej naturze potrzebne. Patrząc jednak z perspektywy właścicieli, obarczeni są dodatkowymi obowiązkami, na których realizację – najprościej rzecz ujmując – nie zawsze mają czas. Może to skutkować zamieszaniem administracyjnym.