Zastanawiasz się, czym jest biała lista podatników? W dzisiejszym artykule otrzymasz wszystkie najważniejsze informacje na ten temat.
W ostatnich latach dochodzi do dynamicznych zmian przepisów podatkowych. Piszemy o tym regularnie na łamach naszego bloga. Dość często powracamy do wcześniej omawianych tematów, ponieważ pojawiają się nowe informacje, które warto znać. Niekiedy zbieramy wszystkie informacje na jakiś temat w jednym miejscu dla pełniejszego obrazu. Tak też jest w przypadku naszej dzisiejszej publikacji, w której kompleksowo omówimy białą listę podatników VAT, będzie to kompendium wiedzy 2025.
Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, ma co do zasady prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów. Jednak, żeby organ podatkowy nie zakwestionował tego prawa, to dostawca towarów czy usług musi być również czynnym podatnikiem VAT. Od wielu lat mamy możliwość sprawdzenia statusu podatnika w VAT w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów (MF):
Zrzut z Portalu PodatkowegoJednak jest to bardzo ogólna informacja, dlatego MF w 2019 roku przygotowało dla przedsiębiorców narzędzie do sprawdzania kontrahentów, które określane jest mianem białej listy podatników. W ustawie o podatku VAT informacje na temat zasad funkcjonowania białej listy zostały zamieszczone w części “Rejestracja” (art.96b ustawy o VAT). Na Wykazie znajdziemy wykaz przedsiębiorców, którzy:
W przypadku białej listy można się więc dowiedzieć dużo więcej na temat kontrahenta, z którym współpracujemy. To jednak nie wszystkie informacje, które znajdują się na białej liście.
Poza tymi danymi, o których napisaliśmy powyżej, na białej liście pojawia się dużo więcej informacji.
Informacje dostępne na wykazie podatników VAT (biała lista): |
Imię, nazwisko, nazwa firmy |
Numery: NIP, REGON, w przypadku osób prawnych numer nadany w Krajowym Rejestrze Sądowym |
Adresy: stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych, adres siedziby w przypadku pozostałych osób |
Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP |
Imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery NIP |
Imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer NIP |
Daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT, oraz podstawa prawna |
Numery firmowych rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą:
|
Dane grupy VAT |
Na wykazie podatników VAT widoczne będą informacje według stanu bieżącego, ale po zmianie daty można się dowiedzieć, jak wyglądała historia danego przedsiębiorcy na przestrzeni lat prowadzenia firmy. Przykładowo:
|
Wyszukiwarka pozwala na wydrukowanie potwierdzenia informacji na temat danego przedsiębiorcy na wskazany dzień, co może mieć znaczenie w przypadku składania wyjaśnień w organie podatkowym. Stanowi również dowód o dochowaniu należytej staranności przez przedsiębiorcę. Zamiast drukowania można zapisać numer wyszukiwania na stronie WWW lub wartość pola “requestid” jeśli weryfikacja jest przez API i przechowywać w postaci elektronicznej |
Obowiązek zapłaty na rachunek bankowy znajdujący się na białej liście dotyczy transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), jednak nie dotyczy to wszystkich transakcji.
Obowiązek zapłaty na rachunek znajdujący się na białej liście powstaje wówczas, gdy:
Obydwa warunki muszą być spełnione łącznie |
Ważne!
Przedsiębiorcy, którzy są płatnikami VAT i dokonują dostaw towarów i świadczą usługi z załącznika nr 15 do ustawy VAT oraz przedsiębiorcy nabywający te towary muszą posiadać rachunek firmowy. Ustawodawca w przepisach (art. 108e ustawy VAT) nie wspomina o limicie, a to oznacza, że przedsiębiorcy sprzedający i kupujący towary i usługi z załącznika nr 15 muszą posiadać rachunek bankowy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą |
Jeśli zapłata zostanie dokonana na rachunek, którego nie ma na białej liście, przedsiębiorca poniesie konsekwencje w postaci:
|
Rachunek bankowy na białej liście powinien być sprawdzany na dzień zlecenia przelewu |
Numery rachunków bankowych widoczne na wykazie są aktualizowane raz dziennie w dni robocze |
W praktyce przedsiębiorcy weryfikują rachunki na białej liście. Przedsiębiorca widniejący na Wykazie jest bardziej wiarygodny w ramach współpracy pomiędzy kontrahentami B2B |
Jeśli już dojdzie do zapłaty na rachunek, którego nie ma wykazie, przedsiębiorca ma możliwość uniknięcia negatywnych konsekwencji z tym związanych dzięki złożeniu zawiadomienia ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy towaru/usługi w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
Za dzień zlecenia przelewu należy rozumieć dzień, w którym przedsiębiorca złożył dyspozycję płatności w banku lub w SKOK, a nie dzień obciążenia rachunku
Zobaczmy na przykładzie, w jakie sposób należy to interpretować.
Pan Damian złożył w swoim banku dyspozycję zapłaty za fakturę dnia 20 września z terminem zapłaty 25 września. Na dzień 20 września rachunek bankowy odbiorcy znajdował się na białej liście, ale 25 września już nie było go na wykazie. Jednak pan Damian nie poniesie w takim przypadku negatywnych konsekwencji.
Pan Rafał złożył dyspozycję zapłaty za fakturę 5 sierpnia z terminem 15 sierpnia. Na dzień 5 sierpnia na wykazie nie było rachunku sprzedawcy, ale 15 sierpnia już był odnotowany. W tym jednak przypadku pan Rafał poniesie negatywne konsekwencje w PIT i VAT.,/p>
Pani Ilona dokonała zapłaty za fakturę na kwotę 20.000 zł dnia 16 grudnia, nie dokonała jednak weryfikacji numeru rachunku bankowego na białej liście. 20 grudnia w ramach kontroli sprawdziła, że zapłata poszła na numer rachunku, którego nie ma na wykazie. Od razu tego samego dnia złożyła zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego zgodnie z miejscem zamieszkania za pomocą funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego.
Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, że na białej liście podatników nie znajdziemy wszystkich rachunków bankowych. Te, które są dostępne na białej liście, są pobierane automatycznie z bazy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Mogą to być jedynie rachunki bankowe założone na firmę. Co do zasady przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, nie mają obowiązku posiadania rachunku firmowego, chyba że będą musieli dokonać zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Jednak brak takiego rachunku w przypadku czynnego podatnika VAT znacznie by utrudniał jego współpracę z kontrahentami, a także by to rzutowało na wizerunek firmy i jej wiarygodność. W takim przypadku wydaje się niecelowe a wręcz szkodliwe nieposiadanie rachunku na białej liście.
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, może w każdej chwili dokonać aktualizacji danych zgłoszonych w CEIDG, składając wniosek CEIDG-1. Na takiej aktualizacji zgłaszane są również numery rachunków bankowych wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej.
Na białej liście podatników znajdują się następujące rachunki bankowe: |
Rachunki firmowe polskich przedsiębiorców
Będą to rachunki bankowe i imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (SKOK) założone na firmę |
Rachunki podmiotów zagranicznych
Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca zarejestrował się do podatku VAT w Polsce i dokonuje transakcji opodatkowanych w VAT, to obowiązują go również polski przepisy, a to oznacza, że jego rachunek bankowy powinien widnieć na Wykazie. Będzie to dotyczyło przypadków, w których zagraniczny podmiot na wystawianych dokumentach sprzedaży będzie zamieszczał polski numer NIP. W przypadku innych transakcji, jeśli na fakturach sprzedaży znajdzie się jego zagraniczny numer identyfikacyjny, polskie przepisy nie będą miały zastosowania |
Na stronie Ministerstwa Finansów zamieszczone zostały informacje na temat białej listy, które mogą okazać się pomocne.
Jak często są aktualizowane dane na Wykazie? | Wykaz jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy w godz. 22.00-00:00 |
Dlaczego aktualizowane rachunki bankowe widoczne są dopiero po kilku dniach? | Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3. dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego |
Co jeśli na Wykazie znajdują się niekompletne dane? | Jeśli przedsiębiorca sprawdzi i zauważy, że zakres informacji o jego firmie jest niekompletny, może zgłosić błędy do:
|
Czy płatności za pomocą np. karty debetowej, czy kredytowej lub szybkie płatności internetowe trafiają na rachunek faktycznego odbiorcy płatności zawarty w wykazie? | Skoro nie jest to przelew, ale zlecenie płatnicze, czyli oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy, to zapłacenie kartą lub szybki przelew nie będzie skutkować poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych przez przedsiębiorcę |
Co w sytuacji kiedy weryfikacja kontrahenta okazała się negatywna a kontrahent jest w trakcie weryfikacji | Negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być również zachowana w celach dowodowych. Należy wystąpić o potwierdzenie do naczelnika urzędu skarbowego, że podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym lub przedstawić zawiadomienie o zleceniu płatności na rachunek nieujawniony na dzień dokonywania zlecenia |
Co jeśli na Wykazie nie ma kontrahenta, z którym zawierana jest transakcja? | Można wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony |
W jaki sposób udowodnić, że weryfikacja została przeprowadzona? | Weryfikacji dokonujemy przez stronę internetową lub API. Po każdym poprawnym zapytaniu otrzymamy identyfikator zapytania. Na stronie WWW jest on umieszczony na samym końcu strony wynikowej, zaś przez API zwracamy jest jako pole „requestId”, powinniśmy zachować wartość tego pola, numer ten może być przechowywany w formie elektronicznej, bez drukowania |
Dlaczego warto weryfikować kontrahentów? | Weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez przedsiębiorców, którzy sami nie popełnili oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu |
Czy korzystanie z Wykazu jest obowiązkowe? | Korzystanie z Wykazu nie jest obowiązkowe, ale jeśli zapłata nastąpi na rachunek inny niż na białej liście, może to mieć negatywne konsekwencje dla przedsiębiorcy, np. wyłączenie z kosztów podatkowych czy odpowiedzialność solidarna ze sprzedawcą |
Napisaliśmy, że na białej liście podatników znajdą się tylko rachunki firmowe. Jest pewna kategoria rachunków bankowych, których nie znajdziemy na wykazie i teraz je opiszemy.
Na białej liście nie znajdziemy następujących rachunków: |
Rachunki ROR
Na białej liście podatników nie są zamieszczane rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe tzw. rachunki ROR tzw. konta osobiste, które banki prowadzą dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jak czytamy w objaśnieniach podatkowych na temat białej listy rachunki ROR są wyłączone z raportowania w ramach STIR. Powoduje to brak możliwości potwierdzenia tych rachunków za pomocą systemu STIR |
Rachunki wirtualne
Pod pojęciem rachunków wirtualnych kryją się indywidualne rachunki przygotowane m.in. przez dostawców mediów, operatorów sieci komórkowych. Są to tzw. rachunki techniczne powiązane z rachunkiem głównym, którym jest zamieszczony w wykazie. Wpłata na rachunek wirtualny nie rodzi dla przedsiębiorcy negatywnych konsekwencji, jest traktowana jak wpłaty na rachunek rozliczeniowy. Pomimo iż rachunków wirtualnych nie ma na Wykazie, to podatnik może po tym rachunku wyszukać przedsiębiorcę na białej liście, pojawi się informacja: “Wyszukiwany numer rachunku jest zgodny ze stosowanym wzorcem i pasuje do jednego z rachunków wyświetlonych na wykazie” |
Rachunki lokat terminowych |
Rachunki powiernicze |
Rachunków VAT, jest to rachunek przypisany do rachunku głównego, który jest widoczny na białej liście |
Polscy przedsiębiorcy, którzy przeprowadzają różnego rodzaju transakcje zagraniczne, mogą się zastanawiać, czy w takich przypadkach mają obowiązek zapłaty na rachunek znajdujący się na białej liście? Poniżej wyjaśnienie, do jakich transakcji nie musimy dokonywać zapłaty na rachunek znajdujący się na wykazie.
Przedsiębiorcy, którzy dokonujący płatności za faktury z tytułu:
nie są zobowiązani do badania, czy rachunek, na który dokonywana jest płatność za fakturę jest zamieszczony na białej liście. Nie ma znaczenia nawet taka sytuacja, w której taki zagraniczny sprzedawca posiada ewentualnie rachunek w polskim banku z uwagi na fakt zarejestrowania dla innych celów, czy innych transakcji
Przy czym przedsiębiorcy muszą pamiętać, że obowiązuje ich ogólna zasada zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego w przypadku transakcji, których kwota brutto przekracza 15.000 zł.
Przedsiębiorcy mogą również dokonywać zapłaty na tzw. rachunki cesyjne banków i SKOK-ów. Takich rachunków nie zobaczymy na białej liście, jednak MF w wydanych objaśnieniach podatkowych odniosło się do tej kwestii. Można przeczytać, że te rachunki, choć mają numer rozliczeniowy w formacie NRB, nie stanowią rachunków rozliczeniowych w rozumieniu ustawy – Prawo bankowe i w związku z tym nie podlegają zamieszczeniu w wykazie. Ta zasada dotyczy również rachunków własnych banków i SKOK-ów, które są wykorzystywane do dokonywania rozliczeń własnych, związanych ze sprzedażą towarów i usług m.in. usług finansowych.
W stosunku do przedsiębiorców dokonujących płatności na rachunki gospodarki własnej i tzw. rachunki cesyjne banków i SKOK-ów, których nie ma na wykazie, nie będą stosowane sankcje w podatkach dochodowych PIT i CIT oraz odpowiedzialność solidarna w VAT
W przypadku powstania szkody, w szczególności dotyczy to wypadków drogowych, odszkodowania wypłacane przez firmę ubezpieczeniową trafiają na rachunki bankowe warsztatów samochodowych. Powstaje więc pytanie, czy firma ubezpieczeniowa powinna sprawdzać rachunki bankowe na białej liście? W objaśnieniach MF czytamy, że z uwagi na szczególny charakter przeprowadzanej transakcji ubezpieczyciel nie ma obowiązku sprawdzania rachunku z wykazem. Jest to wypłata odszkodowania, a nie zapłata za fakturę.
Forma płatności Pay-By-Link (PBL) pozwala na szybkie przekazanie płatności za transakcje przeprowadzane online, przyspiesza to realizację zamówienia. Nabywca, który wybierze ten sposób zapłaty na etapie składania zamówienia, otrzymuje link, który przekierowuje go na stronę płatności operatora. Zapłata za towar/usługę jest dokonywana na rachunek operatora, którego nie ma na wykazie. Żeby rozwiać wszelkiego rodzaju wątpliwości, MF wyraźnie podkreślił, że zapłata dokonywana w tej formie nie rodzi negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorcy ani na gruncie podatku dochodowego, ani na gruncie podatku VAT.
Kolejny temat omawiany w kontekście zapłaty na białą listę dotyczy potrącania wierzytelności. Jest to taki przypadek, gdy dwie strony są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami. Każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości, oznaczone tylko co do gatunku. Żeby mogło dojść do takiego potrącenia, obie wierzytelności muszą być wymagalne, co oznacza, że mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.
Ważne! |
Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. Jeżeli po stronie przedsiębiorcy pozostaje jeszcze kwota do zapłaty, to powinna być wpłacona na rachunek zamieszczony w wykazie przy założeniu, że całkowita wartość transakcji przekracza 15.000 zł brutto a faktura jest wystawiona przez czynnego podatnika VAT |
Przykład
Przedsiębiorca A posiada zobowiązanie wobec przedsiębiorcy B na kwotę 16.000 zł. Natomiast przedsiębiorca B ma zobowiązanie wobec A na kwotę 14.000 zł. W takim przypadku przedsiębiorca A musi dopłacić kwotę 2.000 zł na rachunek, który znajduje się na białej liście. |
W obrocie gospodarczym popularną formą regulowania zobowiązań są płatności ratalne lub zaliczkowe. Dlatego należy wyraźnie podkreślić, że obowiązek zapłaty na rachunek bankowy znajdujący się na wykazie dotyczy całej kwoty transakcji, a nie poszczególnych płatności, o czym przedsiębiorcy zapominają. Zobaczmy na przykładzie, jak to należy rozumieć.
Przedsiębiorca zakupił na raty maszynę, której całkowita wartość wynosi 30.000 zł. Zakup został rozłożony na 10 rat, a to oznacza, że każda rata jest na kwotę 3.000 zł. Pomimo że pojedyncza transakcja jest na kwotę poniżej 15.000 zł, to całkowita wartość transakcji przekracza 15.000 zł, a to oznacza, że zapłata wszystkich 10 rat musi być dokonana na rachunek widniejący na białej liście.
Liczne sankcje nałożone na przedsiębiorców w związku z obowiązkiem zapłaty na rachunki znajdujące się na białej liście rodzą często wiele pytań. Jednym z pytań, które się często przewija, jest pytanie o prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku zapłaty na rachunek spoza wykazu. W tym miejscu należy sprawdzić w ustawie o podatku VAT, które z przesłanek negatywnych wykluczają prawo do odliczenia. Nie znajdziemy tam przypadku zapłaty na rachunek spoza białej listy, a to oznacza, że przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego od faktury, którą zapłacił na rachunek, którego nie ma na białej liście.
W dzisiejszej publikacji został omówiony temat białej listy podatników w VAT. Przepisy o białej liście podatników zaczęły obowiązywać od 2019 roku, natomiast sankcje w podatku dochodowym zostały wprowadzone od 2020 roku. Z przepisów nie wynika obowiązek sprawdzania rachunków na białej liście, jednak nie zmienia to faktu, że zapłata na inny rachunek za transakcje powyżej 15.000 zł brutto rodzi konsekwencje w PIT i VAT. Nie ma przy tym znaczenia, że zapłata jest dokonywana w systemie ratalnym, czy zaliczkowym a pojedyncze płatności są poniżej 15.000 zł.
Konsekwencje z tytułu zapłaty na rachunki spoza wykazu są bardzo dotkliwe dla nabywcy towarów i/lub usług. Bardziej czujni powinni być przedsiębiorcy, którzy dopiero zaczynają prowadzenie działalności gospodarczej lub rozpoczęli działalność po dłuższej przerwie. W przypadku tych ostatnich powinni przede wszystkim sprawdzić, czy zostali przywróceni do rejestru VAT, jako czynni podatnicy. Ta informacja jest istotna przede wszystkim ze względu na ich kontrahentów, którzy mogliby mieć problem z odliczeniem VAT naliczonego. Natomiast wszyscy przedsiębiorcy powinni wypracować nawyk weryfikacji na Wykazie, żeby nie ponosić konsekwencji w postaci wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów czy solidarnej odpowiedzialności ze sprzedawcą.
Wiele problematycznych kwestii związanych z białą listą zostało wyjaśnione w objaśnieniach podatkowych, na których bazowaliśmy, pisząc tę publikację.
Jeśli już dojdzie do zapłaty na rachunek spoza białej listy, ważna jest szybka reakcja, chodzi o złożenie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy w ciągu 7 dni. Przepisy tego nie przewidują, ale mówi się również o cofnięciu płatności i ponownej zapłaty już na rachunek na białej liście. Taki tryb postępowania nie został nigdzie w przepisach zabroniony.
W publikacji zamieszczono wszystkie najważniejsze informacje na temat białej listy podatników w VAT. Każdy przedsiębiorca powinien się z nimi zapoznać a przede wszystkim pamiętać o tych zasadach w bieżącej działalności, co uchroni go przed niepotrzebnymi konsekwencjami finansowymi.
Stan prawny na dzień: 31.12.2024 r.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.